O que são facturas electrónicas e como funcionam?
O mundo da contabilidade continua a evoluir e muita documentação foi automatizada e digitalizada, incluindo as facturas, que são uma ferramenta fundamental na compra ou venda, quer de produtos quer de serviços.
Pouco a pouco este documento está a popularizar-se eletronicamente em diferentes países e sectores de mercado, isto para facilitar os processos contabilísticos numa empresa e para fornecer aos clientes informações precisas sobre o que consultam, podendo expandir detalhadamente o que está a ser pago e todas as caraterísticas do que está a ser comprado como número de prestações (se assim for escolhido), tempo da transação, em suma.
Sem dúvida, facturas electrónicas vão crescer, ou seja, cada vez mais empresas vão incorporá-los na sua dinâmica contabilística, pelo que é importante familiarizar-se com eles. Quer tenha uma empresa ou seja trabalhador independente, ou mesmo se for um cliente habitual, alargar os seus conhecimentos sobre este documento será certamente útil.
O que é uma fatura eletrónica?
Talvez já saiba o que é uma fatura é, mas o que dizer de uma fatura eletrónica?
A primeira coisa que deve saber é que um fatura eletrónica é um documento contabilístico que serve exatamente para o mesmo fim que uma fatura física (em papel), ou seja, tem os mesmos efeitos legais, com a diferença que é emitida em formato eletrónico (chega via internet ao seu computador ou telemóvel, seja por email ou whats app). Lembre-se que a nota fiscal serve para justificar a entrega de um produto ou serviço, por isso ela é importante e deve ser solicitada a cada compra.
Outro aspeto a ter em conta é que a fatura, em qualquer dos seus formatos, está sujeita ao consentimento do destinatário, uma vez que é este que decide, em última instância, a forma de a receber (se a solicita física ou eletronicamente).
Quando é que a faturação eletrónica é obrigatória?
A obrigatoriedade da faturação eletrónica depende da regulamentação de cada país; em Espanha, por exemplo, é obrigatória para alguns tipos de empresas e operações. Além disso, todas as empresas que facturam à Administração Pública devem fazê-lo a partir de 1 de janeiro de 2021.
A título informativo (caso pretenda consultá-lo), essas facturas são reguladas pelo Real Decreto 1619/2012, de 30 de novembro, que controla as obrigações de faturação, tais como
- A obrigação de emitir uma fatura, como referido, deve ser sempre atribuída a um comprador.
- Os tipos de facturas existentes,
- O conteúdo da fatura, que deve ser claro e explícito.
- Requisitos de faturação
- Prazos e retenção (quanto tempo dura, ou seja, quanto tempo está ativo ou em vigor para fazer uma reclamação)
- Outra obrigação consiste em especificar se a fatura é uma fatura duplicada, recapitulativa ou rectificativa.
Tipos de facturas electrónicas
Existem dois tipos principais de facturas electrónicas, uma em formato estruturado e outra em formato não estruturado. Ambos os documentos electrónicos podem ser transmitidos digitalmente, através da Internet. A diferença é que um pode ser automatizado (estruturado) e o outro não.
Recorde-se que a automatização das facturas tem a ver com a gestão das mesmas ao longo de todo o processo, ou seja, o seu acompanhamento desde a sua emissão até à conciliação dos pagamentos. Isso economiza tempo nas tarefas administrativas das empresas e também proporciona maior clareza na hora de conhecer cobranças, pagamentos e o que foi adquirido.
Tem dúvidas? Com a explicação que se segue, ficará certamente muito mais esclarecido:
- Facturas em formato estruturado: Este tipo de facturas pode ser gerado automaticamente por um sistema de faturação e pode ser processado com todos os seus dados de forma automatizada, por sistemas de pagamento e de contabilidade. Ao aceder a estas facturas, é possível conhecer diferentes dados de interesse tanto para o cliente como para a empresa, uma vez que é possível expandir a informação clicando em determinadas secções.
- Facturas em formato não estruturado: São basicamente uma imagem, ou seja, devem ser processadas para serem introduzidas nos sistemas informáticos, através de intervenção manual. É o caso das facturas em papel digitalizadas e dos ficheiros PDF. Por si só, não permitem aceder a mais informação do que a que lá está indicada, mas esta não pode ser expandida, ou seja, não é possível ir mais longe porque é como olhar para uma fotografia de uma fatura física.
Artigo relacionado: Diferença entre fatura e nota de débito.
Vantagens de uma fatura eletrónica
Como se pode ver, a sistematização pode ser uma das vantagens da utilização de faturação eletrónica, No entanto, há outras vantagens que vale a pena conhecer, entre as quais as mais importantes são
- Proporciona maior precisão: reduz os erros humanos, uma vez que, como já foi referido, podem ser automatizados por meio de softwareO que impede que uma pessoa os manipule para armazenar a informação. Isto também permite poupar tempo.
- Reduzir os ciclos de processamento, como a recolha.
- Utilizando a faturação eletrónica não tem de pagar a impressão ou envio custos, uma vez que tudo é feito em linha.
- Otimizar o espaço de armazenamento, tudo é feito por computador, pelo que pode guardar no disco ou na nuvem.
- Ajuda a fornecer melhor serviço ao clienteapoio e acompanhamento.
- Elimina o consumo de papelé amigo do ambiente.
- Minimiza o risco de fraude.
- Melhoria da gestão dos sistemas informáticos, entre outros.
Desvantagens
No entanto, embora as vantagens sejam visíveis, existem outros aspectos que constituem desvantagens e que vale a pena ter em conta na passagem para a faturação eletrónica:
- Falta de hábito: algumas pessoas ainda não estão habituadas a este tipo de fatura, pelo que pedem uma fatura física e não dão muito valor à fatura eletrónica (o que seria um trabalho duplo).
- Tem de ser feito mais popular entre as pequenas e médias empresas (PME), que não estão habituadas a emitir este tipo de fatura.
- Ainda há automático rejeição de muitos cupões devido a falhas de sistema ou de software no envio das facturas (embora esta situação esteja a melhorar gradualmente).
- Requer um investimento inicial: É necessário investir em tecnologia para a poder utilizar, uma vez que é necessário um fornecedor de software ou de tecnologia, no entanto, após esse investimento vem a poupança de dinheiro.
- Não pode ser cancelada, tal só é possível através da emissão de notas de crédito pelo montante total da fatura, daí a importância de um software ou fornecedor de tecnologia com o qual seja mais fácil resolver estes problemas.
O que acontece se não tiver uma fatura eletrónica?
Deve ter em conta que as empresas (em maior medida) devem implementar cada vez mais a obrigação de implementar a fatura eletrónica para cumprir os requisitos legais (dependendo do país), no entanto, no caso de Espanha, se estas facturas não forem implementadas, podem ser impostas penalidades de até 10.000 euros. (Em qualquer caso, verifique de acordo com a legislação do local onde exerce a sua atividade).
Quem não é obrigado a faturar eletronicamente?
Apesar do exposto, não se esqueça que os profissionais individuais ou freelancers não são obrigados a apresentar as suas facturas por via eletrónica, apenas se o desejarem fazer, ou pelo menos assim será durante 2023, pelo que é a altura ideal para conhecer esta nova forma de apresentar ou aceder a este documento.
O que posso fazer se tiver facturas electrónicas de clientes não pagas?
Se tiver facturas electrónicas não pagas pelos seus clientes, existem algumas opções que pode querer considerar:
Lembre os clientes das facturas pendentes e peça-lhes que as paguem o mais rapidamente possível. Pode enviar-lhes um lembrete por correio eletrónico ou por telefone.
-Oferecer um plano de pagamento aos clientes com facturas pendentes. Esta pode ser uma boa opção se o cliente estiver a ter dificuldades financeiras.
-Considere a possibilidade de contratar uma agência de cobranças ou um advogado para o ajudar a recuperar facturas pendentes. Se tiver pagamentos em atraso das facturas, Oddcoll é um cobrador de dívidas internacional agência que garante o sucesso do pagamento. Contactar agora! Incentivamos a leitura E-mail de lembrete de pagamento e Como cobrar facturas não pagas.
-Se o cliente não pagar, pode considerar a possibilidade de intentar uma ação judicial. Esta ação pode incluir a instauração de um processo judicial contra si.
Conclusão
A faturação eletrónica é mais um passo para a digitalização dos documentos, uma vez que facilita o processo de acompanhamento das compras, além de ser mais cómodo para o comprador armazenar e fazer qualquer reclamação online, e para a empresa é mais cómodo atendê-la.
Por isso, quer seja uma grande empresa, uma pequena empresa ou um profissional independente, está na altura de aprender um pouco sobre esta documentação porque, mais cedo ou mais tarde, ela tornar-se-á um requisito como ferramenta de compra e venda em qualquer sector.
