Hvad er elektroniske fakturaer, og hvordan fungerer de?
Regnskabsverdenen fortsætter med at udvikle sig, og meget dokumentation er blevet automatiseret og digitaliseret, herunder fakturaer, som er et vigtigt værktøj, når man køber eller sælger, hvad enten det er produkter eller tjenester.
Lidt efter lidt bliver dette dokument populært elektronisk i forskellige lande og markedssektorer, dette for at lette regnskabsprocesserne i en virksomhed og for at give kunderne nøjagtige oplysninger om, hvad de konsulterer, idet de er i stand til at udvide i detaljer, hvad der betales, og alle egenskaber ved det, der købes, som antal rater (hvis det er valgt), tidspunkt for transaktionen, kort sagt.
Uden tvivl, elektroniske fakturaer vil vokse, det vil sige, at flere og flere virksomheder vil indarbejde dem i deres regnskabsdynamik, så det er vigtigt at blive fortrolig med dem. Uanset om du har en virksomhed eller er selvstændig, eller om du er en almindelig kunde, vil det helt sikkert være nyttigt at udvide din viden om dette dokument.
Hvad er en elektronisk faktura?
Du ved det måske allerede Hvad er en faktura? er, men hvad med en elektronisk faktura?
Det første, du skal vide, er, at en elektronisk faktura er et regnskabsdokument, der tjener præcis samme formål som en fysisk faktura (på papir), det vil sige, at den har samme retsvirkninger, med den forskel, at den udstedes i elektronisk format (den ankommer via internettet enten til din computer eller mobiltelefon, enten via e-mail eller whats app). Husk, at fakturaen tjener til at retfærdiggøre leveringen af et produkt eller en tjeneste, og derfor er den vigtig og bør rekvireres ved hvert køb.
Et andet aspekt, der skal tages i betragtning, er, at fakturaen i alle dens formater er underlagt modtagerens samtykke, da det er modtageren, der i sidste ende beslutter, hvordan den skal modtages (om den skal rekvireres fysisk eller elektronisk).
Hvornår er elektronisk fakturering obligatorisk?
Kravet om elektronisk fakturering afhænger af reglerne i de enkelte lande; i Spanien er det f.eks. obligatorisk for visse typer virksomheder og operationer. Desuden skal alle virksomheder, der fakturerer den offentlige administration, gøre det fra 1. januar 2021.
Som en oplysning (hvis du på et tidspunkt ønsker at konsultere den) reguleres disse fakturaer af kongeligt dekret 1619/2012 af 30. november, som styrer faktureringsforpligtelserne, såsom:
- Forpligtelsen til at udstede en faktura skal som nævnt altid gives til en køber.
- De eksisterende typer af fakturaer,
- Fakturaens indhold, som skal være klart og tydeligt.
- Krav til fakturaer
- Tidsbegrænsninger og opbevaring (hvor længe den varer, dvs. hvor længe den er aktiv eller i kraft for at gøre et krav gældende)
- En anden forpligtelse er at angive, om fakturaen er en duplikatfaktura, en samlefaktura eller en berigtigelsesfaktura.
Typer af elektroniske fakturaer
Der er to hovedtyper af elektroniske fakturaer, den ene i struktureret format og den anden i ustruktureret format. Begge elektroniske dokumenter kan overføres digitalt via internettet. Forskellen er, at den ene kan automatiseres (struktureret), mens den anden ikke kan.
Husk, at automatisering af fakturaer handler om at håndtere dem gennem hele processen, dvs. at holde styr på dem, fra de udstedes, til betalingerne er afstemt. Det sparer tid i virksomhedernes administrative opgaver og giver også større klarhed, når det drejer sig om at kende opkrævninger, betalinger og hvad der er købt.
Er du i tvivl? Med den følgende forklaring vil du helt sikkert få det meget klarere:
- Fakturaer i struktureret format: Denne type fakturaer kan genereres automatisk af et faktureringssystem og kan behandles med alle sine data på en automatiseret måde af betalings- og regnskabssystemer. Ved at få adgang til disse fakturaer kan man få kendskab til forskellige data af interesse for både kunden og virksomheden, da man kan udvide oplysningerne ved at klikke på bestemte afsnit.
- Fakturaer i ustruktureret format: Disse er grundlæggende et billede, dvs. de skal behandles for at blive indtastet i computersystemerne ved hjælp af manuel indgriben. Dette omfatter scannede papirfakturaer og PDF-filer. I sig selv giver de ikke adgang til flere oplysninger end dem, der er angivet der, men det kan ikke udvides, dvs. det er ikke muligt at gå videre, fordi det er som at se på et foto af en fysisk faktura.
Relateret artikel: Forskellen mellem faktura og regning.
Fordele ved en elektronisk faktura
Som du kan se, kan systematisering være en af fordelene ved at bruge elektronisk fakturering, Men der er andre fordele, som er værd at kende til, og de vigtigste af disse er:
- Giver større nøjagtighed: det reducerer menneskelige fejl, da de som nævnt kan automatiseres ved hjælp af softwarehvilket forhindrer en person i at manipulere dem for at gemme oplysningerne. Det sparer også tid.
- Kortere behandlingscyklussersom f.eks. indsamling.
- Ved at bruge elektronisk fakturering du behøver ikke at betale for at printe eller forsendelse omkostningerda alt foregår online.
- Optimer lagerpladsen, alt foregår via computer, så du kan gemme på disk eller i skyen.
- Hjælper med at give bedre kundeservice, støtte og opfølgning.
- Eliminerer papirforbruger miljøvenlig.
- Minimerer risikoen for svindel.
- Forbedret styring af IT-systemerblandt andre.
Ulemper
Men selv om fordelene er synlige, er der andre aspekter, som er ulemper, og som er værd at tage i betragtning, når man skifter til elektronisk fakturering:
- Mangel på vaneNogle mennesker er stadig ikke vant til denne type fakturaer, så de beder om en fysisk faktura og tillægger ikke den elektroniske nogen særlig værdi (så det ville være dobbeltarbejde).
- Det skal gøres mere populær blandt små og mellemstore virksomheder (SMV'er), som ikke er vant til at udstede denne type fakturaer.
- Der er stadig automatisk afvisning af mange bilag på grund af system- eller softwarefejl i forbindelse med afsendelse af fakturaer (selvom dette gradvist forbedres).
- Kræver en indledende investering: Det er nødvendigt at investere i teknologi for at kunne bruge den, da der er brug for en software- eller teknologileverandør, men efter den investering kommer besparelserne.
- Det kan ikke være annulleret, er det kun muligt ved at udstede kreditnotaer for det samlede fakturabeløb, og derfor er det vigtigt med en software- eller teknologileverandør, som gør det lettere at løse disse problemer.
Hvad sker der, hvis jeg ikke har en elektronisk faktura?
Du skal tage højde for, at virksomheder (i højere grad) i stigende grad skal implementere forpligtelsen til at implementere den elektroniske faktura for at overholde lovkrav (afhængigt af landet), men i Spaniens tilfælde kan der pålægges bøder på op til 10.000 euro, hvis disse fakturaer ikke implementeres. (Under alle omstændigheder skal du tjekke lovgivningen på det sted, hvor du arbejder).
Hvem er ikke forpligtet til at fakturere elektronisk?
På trods af ovenstående skal du huske, at individuelle fagfolk eller freelancere ikke er forpligtet til at indsende deres fakturaer elektronisk, kun hvis de ønsker det, eller det vil i hvert fald være tilfældet i 2023, så det er det perfekte tidspunkt at lære om denne nye måde at indsende eller få adgang til dette dokument på.
Hvad kan jeg gøre, hvis jeg har ubetalte elektroniske fakturaer fra kunder?
Hvis du har ubetalte elektroniske fakturaer fra dine kunder, er der et par muligheder, du måske bør overveje:
-Mind kunderne om udestående fakturaer, og bed dem om at betale dem så hurtigt som muligt. Du kan sende dem en påmindelse via e-mail eller telefon.
-Tilbyd en betalingsplan til kunder med udestående fakturaer. Det kan være en god mulighed, hvis kunden har økonomiske problemer.
-Overvej at hyre et inkassobureau eller en advokat til at hjælpe dig med at inddrive udestående fakturaer. Hvis du har Forfaldne betalinger fra fakturaer, Oddcoll er en international inkassator bureau, der garanterer succesfuld betaling. Kontakt os nu! Vi opfordrer til at læse E-mail med påmindelse om betaling og Sådan inddriver du ubetalte fakturaer.
-Hvis kunden ikke betaler, kan du overveje at tage retslige skridt. Det kan omfatte en retssag mod dig.
Konklusion
Elektronisk fakturering er endnu et skridt i retning af digitalisering af dokumenter, da det letter købssporingsprocessen, og desuden er det mere bekvemt for køberen at gemme og fremsætte krav online, og for virksomheden er det mere bekvemt at tage sig af det.
Så uanset om du er en stor virksomhed, en lille virksomhed eller en selvstændig erhvervsdrivende, er det på tide at lære lidt om denne dokumentation, for før eller siden vil den blive et krav som et købs- og salgsværktøj i enhver branche.
