Kas ir elektroniskie rēķini un kā tie darbojas?
Grāmatvedības pasaule turpina attīstīties, un liela daļa dokumentācijas ir automatizēta un digitalizēta, tostarp rēķini, kas ir galvenais rīks, pērkot vai pārdodot produktus vai pakalpojumus.
Pamazām šis dokuments kļūst populārs elektroniski dažādās valstīs un tirgus nozarēs, lai atvieglotu grāmatvedības procesus uzņēmumā un sniegtu klientiem precīzu informāciju par to, ar ko viņi konsultējas, spējot detalizēti izvērst to, kas tiek maksāts, un visas iepērkamās preces īpašības, piemēram, maksājumu skaitu (ja tāds ir izvēlēts), darījuma laiku, īsumā.
Neapšaubāmi, elektroniskie rēķini pieaugs, tas ir, arvien vairāk uzņēmumu tos iekļaus savā grāmatvedības dinamikā, tāpēc ir svarīgi ar tiem iepazīties. Neatkarīgi no tā, vai jums ir uzņēmums vai esat pašnodarbināta persona, vai pat esat pastāvīgs klients, zināšanu paplašināšana par šo dokumentu noteikti noderēs.
Kas ir elektroniskais rēķins?
Iespējams, jūs jau zināt kas ir rēķins ir, bet kā ir ar elektronisko rēķinu?
Vispirms jums jāzina, ka elektroniskais rēķins ir grāmatvedības dokuments, kas kalpo tieši tādam pašam mērķim kā fizisks rēķins (papīra formātā), proti, tam ir tādas pašas juridiskās sekas, tikai ar to atšķirību, ka tas tiek izsniegts elektroniskā formātā (tas tiek nosūtīts caur internetu uz jūsu datoru vai mobilo tālruni, pa e-pastu vai lietotni). Paturiet prātā, ka rēķins kalpo, lai pamatotu preces vai pakalpojuma piegādi, tāpēc tas ir svarīgs un jāpieprasa pie katra pirkuma.
Vēl viens aspekts, kas jāņem vērā, ir tas, ka rēķins jebkurā no tā formātiem ir atkarīgs no saņēmēja piekrišanas, jo tieši saņēmējs ir tas, kurš pieņem galīgo lēmumu par tā saņemšanas veidu (vai pieprasīt to fiziski vai elektroniski).
Kad elektronisko rēķinu izrakstīšana ir obligāta?
Prasība par elektronisko rēķinu izrakstīšanu ir atkarīga no katras valsts noteikumiem; piemēram, Spānijā tā ir obligāta dažu veidu uzņēmumiem un darbībām. Turklāt no 2021. gada 1. janvāra visiem uzņēmumiem, kas izraksta rēķinus valsts pārvaldei, tas jādara obligāti.
Informācijai (ja kādā brīdī vēlaties to izlasīt) - šos rēķinus reglamentē 30. novembra Karaļa dekrēts 1619/2012, kas nosaka rēķinu izrakstīšanas pienākumus, piemēram:
- Kā jau minēts, pienākums izsniegt rēķinu vienmēr ir jāuzliek pircējam.
- Esošie rēķinu veidi,
- Rēķina saturam, kam jābūt skaidram un nepārprotamam.
- Rēķina prasības
- Termiņi un saglabāšana (cik ilgi tas ir spēkā, t. i., cik ilgi tas ir aktīvs vai spēkā, lai varētu iesniegt prasību).
- Vēl viens pienākums ir norādīt, vai rēķins ir dublikāts, rekapitulējošs vai koriģējošs rēķins.
Elektronisko rēķinu veidi
Pastāv divi galvenie elektronisko rēķinu veidi - viens ir strukturētā formātā, otrs - nestrukturētā formātā. Abus elektroniskos dokumentus var pārsūtīt digitāli, izmantojot internetu. Atšķirība ir tāda, ka vienu var automatizēt (strukturētu), bet otru - ne.
Atcerieties, ka rēķinu automatizācija ir saistīta ar rēķinu pārvaldību visa procesa laikā, t. i., to uzskaiti no to izrakstīšanas brīža līdz maksājumu saskaņošanai. Tas ļauj ietaupīt laiku uzņēmumu administratīvajiem uzdevumiem, kā arī nodrošina lielāku skaidrību, kad jāzina par iekasēšanu, maksājumiem un to, kas ir iegādāts.
Vai jums ir kādas šaubas? Tālāk sniegtais skaidrojums jums noteikti būs daudz skaidrāks:
- Rēķini strukturētā formātā: Šāda veida rēķinus var automātiski ģenerēt rēķinu sagatavošanas sistēma, un maksājumu un grāmatvedības sistēmas tos var apstrādāt ar visiem datiem automatizētā veidā. Piekļūstot šiem rēķiniem, var uzzināt dažādus klientam un uzņēmumam interesējošus datus, jo informāciju var paplašināt, noklikšķinot uz konkrētām sadaļām.
- Rēķini nestrukturētā formātā: Tie būtībā ir attēli, t. i., tie ir jāapstrādā, lai tos ievadītu datorsistēmās, izmantojot manuālu iejaukšanos. Tas ietver skenētus papīra rēķinus un PDF failus. Paši par sevi tie neļauj piekļūt plašākai informācijai par tur norādīto, bet to nevar paplašināt, t. i., nav iespējams iet tālāk, jo tas ir kā skatīties uz fiziska rēķina fotoattēlu.
Saistīts raksts: Atšķirība starp rēķinu un rēķinu.
Elektroniskā rēķina priekšrocības
Kā redzat, sistematizācija var būt viena no priekšrocībām, izmantojot elektronisko rēķinu izrakstīšanu, Tomēr ir arī citas priekšrocības, par kurām ir vērts zināt, un starp tām svarīgākās ir:
- Nodrošina lielāku precizitāti: tas samazina cilvēka kļūdu skaitu, jo, kā jau minēts, tos var automatizēt ar programmatūra, kas neļauj personai manipulēt ar tiem, lai saglabātu informāciju. Tas arī ietaupa laiku.
- Apstrādes ciklu saīsināšana, piemēram, savākšana.
- Izmantojot elektronisko rēķinu izrakstīšanu jums nav jāmaksā par drukāšanu vai nosūtīšana izmaksas, jo viss notiek tiešsaistē.
- Optimizējiet glabāšanas vietu, viss tiek veikts datorā, tāpēc varat saglabāt uz diska vai mākonī.
- Palīdz nodrošināt labāka klientu apkalpošana, atbalsts un turpmākie pasākumi.
- Novērš papīra patēriņu, ir videi draudzīgs.
- Samazina krāpšanas risku.
- Uzlabota IT sistēmu pārvaldībacita starpā.
Trūkumi
Tomēr, lai gan priekšrocības ir acīmredzamas, ir arī citi aspekti, kas ir trūkumi un kurus ir vērts ņemt vērā, pārejot uz elektronisko rēķinu sagatavošanu:
- Pieraduma trūkums: daži cilvēki joprojām nav pieraduši pie šāda rēķina veida, tāpēc viņi pieprasa fizisku rēķinu un nepiešķir lielu nozīmi elektroniskajam rēķinam (tātad tas būtu dubults darbs).
- Tas ir jāizstrādā vairāk populārs mazo un vidējo uzņēmumu (MVU) vidū, kuri nav pieraduši izrakstīt šāda veida rēķinus.
- Joprojām ir automātiskais atteikums daudzu kvīšu nosūtīšanas sistēmas vai programmatūras kļūdu dēļ (lai gan tas pakāpeniski uzlabojas).
- Nepieciešams sākotnējais ieguldījums: Lai to varētu izmantot, ir jāiegulda līdzekļi tehnoloģijās, jo ir nepieciešams programmatūras vai tehnoloģiju nodrošinātājs, tomēr pēc ieguldījumiem nāk naudas ietaupījumi.
- Tas nevar būt atcelts, tas ir iespējams, tikai izsniedzot kredītrēķinu par kopējo rēķina summu, tāpēc ir svarīgi, lai programmatūras vai tehnoloģiju nodrošinātājs, ar kuru palīdzību šīs problēmas ir vieglāk atrisināt.
Kas notiek, ja man nav elektroniskā rēķina?
Jums jāņem vērā, ka uzņēmumiem (lielākā mērā) arvien biežāk ir jāīsteno pienākums ieviest elektronisko rēķinu, lai izpildītu juridiskās prasības (atkarībā no valsts), tomēr Spānijas gadījumā, ja šie rēķini netiek ieviesti, var tikt piemēroti sodi līdz pat 10 000 eiro. (Jebkurā gadījumā pārbaudiet, kādi ir tās valsts tiesību akti, kurā veicat savu darbību).
Kam nav pienākuma izrakstīt rēķinu elektroniski?
Neskatoties uz iepriekš minēto, paturiet prātā, ka individuāliem profesionāļiem vai ārštata darbiniekiem nav pienākuma iesniegt rēķinus elektroniski, tikai tad, ja viņi to vēlas, vai vismaz tā tas būs 2023. gadā, tāpēc ir īstais laiks iepazīties ar šo jauno veidu, kā iesniegt vai piekļūt šim dokumentam.
Ko darīt, ja man ir neapmaksāti klientu elektroniskie rēķini?
Ja jums ir neapmaksāti klientu elektroniskie rēķini, varat apsvērt vairākas iespējas:
-Atgādiniet klientiem par nesamaksātajiem rēķiniem un aiciniet tos apmaksāt pēc iespējas ātrāk. Jūs varat nosūtīt viņiem atgādinājumu pa e-pastu vai tālruni.
-Klientiem ar nenomaksātiem rēķiniem piedāvājiet maksājumu plānu. Tā var būt laba iespēja, ja klientam ir finansiālas grūtības.
-Apsveriet iespēju nolīgt piedziņas aģentūru vai advokātu, lai palīdzētu jums atgūt nesamaksātos rēķinus. Ja jums ir kavētie maksājumi no rēķiniem, Oddcoll ir starptautiskais parādu piedzinējs aģentūra, kas garantē veiksmīgu maksājumu. Sazinieties tagad! Mēs aicinām lasīt Maksājuma atgādinājuma e-pasta vēstule un Kā iekasēt neapmaksātos rēķinus.
-Ja klients nemaksā, varat apsvērt iespēju uzsākt tiesvedību. Tas varētu ietvert arī prasības celšanu pret jums.
Secinājums
Elektroniskais rēķins ir vēl viens solis dokumentu digitalizācijas virzienā, jo tas atvieglo pirkuma izsekošanas procesu, turklāt pircējam ir ērtāk uzglabāt un iesniegt pretenzijas tiešsaistē, bet uzņēmumam ir ērtāk to apmeklēt.
Neatkarīgi no tā, vai esat liels uzņēmums, mazs uzņēmums vai pašnodarbināts profesionālis, ir pienācis laiks nedaudz uzzināt par šo dokumentāciju, jo drīzāk agrāk nekā vēlāk tā kļūs par pirkšanas un pārdošanas instrumentu jebkurā nozarē.
