什么是电子发票及其功能？
会计世界不断发展，许多文件已实现自动化和数字化，其中包括发票，它是买卖产品或服务的重要工具。
这种电子文件逐渐在不同国家和市场部门流行起来，目的是方便公司的会计流程，并为客户提供有关他们所咨询内容的准确信息，能够详细说明所支付的费用以及所购买内容的所有特征，如分期付款次数（如果选择分期付款）、交易时间等。
毫无疑问、 电子发票 这就是说，越来越多的公司将把它们纳入其会计动态中，因此熟悉它们非常重要。无论您是公司职员还是自营职业者，甚至是您的老客户，扩大您对该文件的了解肯定会派上用场。
什么是电子发票？
您可能已经知道 什么是发票 但电子发票呢？
首先要知道的是 电子发票 是一种会计文件，其作用与实体发票（纸质）完全相同，也就是说，具有相同的法律效力，不同之处在于它是以电子格式开具的（通过互联网发送到您的电脑或手机上，或通过电子邮件或什么应用程序发送）。请记住，发票的作用是证明产品或服务交付的合理性，这就是为什么发票很重要，每次购物都应索要发票的原因。
另一个需要考虑的问题是，任何形式的发票都要征得收件人的同意，因为最终决定如何接收发票的是收件人（是索取实物发票还是电子发票）。
何时必须开具电子发票？
电子发票的要求取决于每个国家的法规；例如，在西班牙，某些类型的公司和业务必须使用电子发票。此外，从 2021 年 1 月 1 日起，所有向公共行政部门开发票的公司都必须这样做。
作为一项信息（以防万一），这些发票受 2012 年 11 月 30 日颁布的第 1619/2012 号皇家法令管辖，该法令规定了开具发票的义务，例如：
- 如前所述，开具发票的义务必须始终赋予买方。
- 现有发票类型、
- 发票内容，必须清晰明确。
- 发票要求
- 时间限制和保留（持续多长时间，即在多长时间内有效或可提出申请）
- 另一项义务是说明发票是重复发票、累积发票还是更正发票。
电子发票类型
电子发票主要有两种，一种是结构化格式，另一种是非结构化格式。这两种电子文件都可以通过互联网进行数字传输。区别在于，一种可以自动化（结构化），另一种则不能。
请记住，发票自动化与发票的全程管理有关，即从发票开具到付款核对的整个过程都要对发票进行跟踪。这不仅节省了公司的行政工作时间，还能更清晰地了解收款、付款和已获得的信息。
您还有疑问吗？通过下面的解释，您一定会更加清楚：
- 结构化格式的发票： 这类发票可由开票系统自动生成，并可由付款和会计系统自动处理其所有数据。通过访问这些发票，您可以了解客户和公司感兴趣的不同数据，因为您可以通过点击某些部分来扩展信息。
- 非结构化格式的发票： 这些基本上都是图像，即必须通过人工干预的方式进行处理才能输入计算机系统。这包括扫描的纸质发票和 PDF 文件。就其本身而言，除了上面显示的信息外，无法获取更多信息，但这些信息无法扩展，也就是说，不可能更进一步，因为这就像是在看一张实体发票的照片。
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电子发票的优势
正如你所看到的，系统化可能是使用 电子发票、 不过，还有其他一些优点值得了解，其中最重要的是
- 提供更高的精确度减少了人为错误，因为如前所述，可以通过以下方式实现自动化 软件这样就可以防止有人操纵它们来存储信息。这也节省了时间。
- 缩短处理周期如收集。
- 通过使用电子发票 无需支付印刷费 或海运 费用因为一切都是在线完成的。
- 优化存储空间，一切都由电脑完成，因此可以保存在磁盘或云端。
- 帮助提供 更好的客户服务支持和跟进。
- 消除纸张消耗环保。
- 最大限度地降低欺诈风险.
- 改进信息技术系统的管理等等。
缺点
不过，虽然优势显而易见，但也有其他方面的劣势，值得在改用电子发票时加以考虑：
- 缺乏习惯发票：有些人仍然不习惯使用这种发票，因此他们要求提供实物发票，而不太重视电子发票（因此这将是双重工作）。
- 它需要 更多 流行 中小型企业（SMEs）不习惯开具这种发票。
- 还有 自动 拒绝 由于发送发票的系统或软件故障，许多凭单被退回（尽管这种情况正在逐步改 善）。
- 需要初始投资： 投资技术是必要的，因为需要软件或技术提供商。
- 不能 因此，软件或技术供应商就显得尤为重要，因为有了它们，就能更容易地解决这些问题。
如果没有电子发票怎么办？
您必须考虑到，公司（在更大程度上）必须越来越多地履行执行电子发票的义务，以遵守法律要求（取决于国家），但是，在西班牙，如果不执行这些发票，可能会被处以高达 10,000 欧元的罚款。(无论如何，请根据您经营所在地的法律进行检查）。
谁没有义务开具电子发票？
尽管如此，请记住，个人专业人员或自由职业者并没有义务以电子方式提交发票，只有在他们愿意的情况下才会这样做，至少在 2023 年期间会是这样，所以现在是了解这种提交或获取该文件的新方式的最佳时机。
如果我有客户未支付的电子发票，我该怎么办？
如果您有客户未支付的电子发票，您可以考虑以下几种选择：
-提醒客户尚未支付的发票，并要求他们尽快支付。您可以通过电子邮件或电话向他们发送提醒。
-向未付发票的客户提供付款计划。如果客户有财务困难，这可能是一个不错的选择。
-考虑聘请收账公司或律师帮助您收回未付发票。如果您有 逾期付款 发票、 Oddcoll 是一个 国际追债人 保证成功付款的机构。现在就联系我们！我们鼓励您阅读 付款提醒电子邮件 和 如何收取未付发票.
-如果客户不付款，您可以考虑采取法律行动。这可能包括对你提起诉讼。
结论
电子发票是实现文件数字化的又一步骤，因为它方便了购买跟踪过程，此外，买方在网上存储和提出任何索赔都更加方便，而对于公司来说，出席会议也更加方便。
因此，无论您是大公司、小公司还是自营职业者，现在都应该了解一下这种文档，因为它迟早会成为任何行业的买卖工具。
