Elektronik Faturalar: Elektronik fatura nedir ve nasıl çalışır?

Elektronik Fatura Nedir ve Nasıl İşler?

Muhasebe dünyası gelişmeye devam ediyor ve ister ürün ister hizmet olsun, satın alırken veya satarken önemli bir araç olan faturalar da dahil olmak üzere birçok belge otomatikleştirildi ve dijitalleştirildi.

Bu belge, bir şirketteki muhasebe süreçlerini kolaylaştırmak ve müşterilere danıştıkları şey hakkında doğru bilgi sağlamak, neyin ödendiğini ve satın alınan şeyin tüm özelliklerini ayrıntılı olarak genişletebilmek için yavaş yavaş farklı ülkelerde ve pazar sektörlerinde elektronik olarak popüler hale geliyor. taksit sayısı (eğer seçilirse), işlemin zamanı, kısacası.

Şüphesiz, elektronik faturalar büyüyecek, yani giderek daha fazla şirket bunları muhasebe dinamiklerine dahil edecek, bu nedenle bunlara aşina olmak önemlidir. İster bir şirketiniz olsun, ister serbest meslek sahibi olun, hatta düzenli bir müşteri olsanız bile, bu belge hakkındaki bilgilerinizi genişletmek kesinlikle işe yarayacaktır. 

Elektronik fatura nedir?

Zaten biliyor olabilirsiniz fatura nedir Peki ya elektronik fatura?

Bilmeniz gereken ilk şey, bir elektroni̇k fatura fiziksel bir fatura (kağıt üzerinde) ile tamamen aynı amaca hizmet eden bir muhasebe belgesidir, yani elektronik formatta düzenlenmesi farkıyla aynı yasal etkilere sahiptir (internet üzerinden bilgisayarınıza veya cep telefonunuza, e-posta veya whats uygulaması ile gelir). Faturanın bir ürün veya hizmetin teslimini haklı çıkarmaya hizmet ettiğini, bu nedenle önemli olduğunu ve her satın alma işleminde talep edilmesi gerektiğini unutmayın.

Dikkate alınması gereken bir diğer husus da, faturanın herhangi bir formatta alıcının onayına tabi olmasıdır, zira faturanın nasıl alınacağına (fiziksel olarak mı yoksa elektronik olarak mı talep edileceğine) nihai olarak alıcı karar vermektedir.

Elektronik faturalama ne zaman zorunludur?

Elektronik faturalama gerekliliği her ülkenin mevzuatına bağlıdır; örneğin İspanya'da bazı şirket ve operasyon türleri için zorunludur. Buna ek olarak, Kamu İdaresine fatura kesen tüm şirketler 1 Ocak 2021 itibariyle bunu yapmak zorundadır.

Bir bilgi olarak (bir noktada danışmak istemeniz durumunda), bu faturalar, aşağıdaki gibi faturalama yükümlülüklerini kontrol eden 30 Kasım tarihli 1619/2012 sayılı Kraliyet Kararnamesi ile düzenlenmektedir:

• Fatura düzenleme yükümlülüğü, belirtildiği üzere, her zaman alıcıya verilmelidir.
• Mevcut fatura türleri,
• Faturanın içeriği açık ve net olmalıdır.
• Fatura gereksinimleri
• Zaman sınırları ve saklama süresi (ne kadar süreceği, yani bir hak talebinde bulunmak için ne kadar süre aktif veya yürürlükte olacağı)
• Bir diğer yükümlülük de faturanın mükerrer, düzeltici veya düzeltme faturası olup olmadığının belirtilmesidir.

Elektronik Fatura Türleri

Biri yapılandırılmış formatta, diğeri yapılandırılmamış formatta olmak üzere iki ana elektronik fatura türü vardır. Her iki elektronik belge de internet üzerinden dijital olarak iletilebilir. Aralarındaki fark, birinin otomatikleştirilebilmesi (yapılandırılmış), diğerinin ise otomatikleştirilememesidir.

Faturaların otomasyonunun onları tüm süreç boyunca yönetmekle, yani düzenlendikleri andan ödemelerin mutabakatı yapılana kadar takip etmekle ilgili olduğunu unutmayın. Bu, şirketlerin idari görevlerinde zaman kazandırır ve ayrıca tahsilatların, ödemelerin ve neyin elde edildiğinin bilinmesi söz konusu olduğunda daha fazla netlik sağlar.

Herhangi bir şüpheniz mi var? Aşağıdaki açıklama ile kesinlikle çok daha net anlayacaksınız:

• Yapılandırılmış formatta faturalar: Bu tür faturalar bir faturalama sistemi tarafından otomatik olarak oluşturulabilir ve tüm verileriyle birlikte ödeme ve muhasebe sistemleri tarafından otomatik bir şekilde işlenebilir. Bu faturalara erişerek hem müşteriyi hem de şirketi ilgilendiren farklı verileri öğrenebilirsiniz, çünkü belirli bölümlere tıklayarak bilgileri genişletebilirsiniz.
• Yapılandırılmamış formatta faturalar: Bunlar temelde bir görüntüdür, yani bilgisayar sistemlerine girilmeleri için manuel müdahale yoluyla işlenmeleri gerekir. Buna taranmış kağıt faturalar ve PDF dosyaları da dahildir. Kendi başlarına, orada belirtilenden daha fazla bilgiye erişime izin vermezler, ancak bu genişletilemez, yani daha ileri gitmek mümkün değildir, çünkü fiziksel bir faturanın fotoğrafına bakmak gibidir. 

İlgili makale: Fatura ve Fatura Arasındaki Fark.

Elektronik Faturanın Avantajları

Gördüğünüz gibi, sistematik hale getirme, aşağıdakileri kullanmanın avantajlarından biri olabilir elektronik faturalama, Bununla birlikte, bilinmeye değer başka avantajlar da vardır, bunlar arasında en önemlileri şunlardır:

• Daha fazla doğruluk sağlar: insan hatasını azaltır, çünkü belirtildiği gibi, bunlar aşağıdakiler aracılığıyla otomatikleştirilebilir yazılımBu da bir kişinin bilgileri depolamak için onları manipüle etmesini önler. Bu aynı zamanda zaman kazandırır.
• İşlem döngülerini kısaltıntoplama gibi.
• Elektronik faturalama kullanarak baskı için ödeme yapmak zorunda değilsiniz veya nakliye maliyetlerçünkü her şey çevrimiçi yapılıyor.
• Depolama alanını optimize edin, her şey bilgisayar tarafından yapılır, böylece diske veya buluta kaydedebilirsiniz.
• Sağlamaya yardımcı olur daha iyi müşteri hizmetleridestek ve takip.
• Kağıt tüketimini ortadan kaldırırçevre dostudur.
• Dolandırıcılık riskini en aza indirir.
• BT sistemlerinin yönetiminin iyileştirilmesidiğerlerinin yanı sıra.

Dezavantajlar

Ancak, avantajlar görünür olsa da, dezavantaj olan ve elektronik faturalamaya geçerken dikkate almaya değer başka hususlar da vardır:

• Alışkanlık eksikliği: Bazı insanlar hala bu tür faturalara alışkın değiller, bu yüzden fiziksel bir fatura istiyorlar ve elektronik olana fazla değer vermiyorlar (bu yüzden çifte iş olacak).
• Yapılması gerekiyor daha fazla popüler Bu tür fatura düzenlemeye alışık olmayan küçük ve orta ölçekli şirketler (KOBİ'ler) arasında.
• Hala var otomatik ret Faturaların gönderilmesindeki sistem veya yazılım hataları nedeniyle çok sayıda makbuzun gönderilememesi (bu durum giderek iyileşmektedir).
• İlk yatırım gerektirir: Bir yazılım veya teknoloji sağlayıcısına ihtiyaç duyulduğundan, teknolojiyi kullanabilmek için teknolojiye yatırım yapmak gerekir, ancak bu yatırımın ardından para tasarrufu gelir.
• Bu olamaz İptal edildiğinde, bu yalnızca faturanın toplam tutarı için alacak senetleri düzenleyerek mümkündür, bu nedenle bu sorunları çözmenin daha kolay olduğu bir yazılım veya teknoloji sağlayıcısının önemi vardır. 

Elektronik faturam yoksa ne olur?

Şirketlerin (büyük ölçüde) yasal gerekliliklere (ülkeye bağlı olarak) uymak için elektronik fatura uygulama yükümlülüğünü giderek daha fazla uygulaması gerektiğini, ancak İspanya örneğinde, bu faturaların uygulanmaması durumunda 10.000 Euro'ya kadar cezaların uygulanabileceğini dikkate almalısınız. (Her durumda, faaliyet gösterdiğiniz yerin yasalarına göre kontrol edin).

Kimler elektronik fatura kesmekle yükümlü değildir?

Yukarıdakilere rağmen, bireysel profesyonellerin veya serbest çalışanların faturalarını elektronik olarak göndermek zorunda olmadıklarını, yalnızca bunu yapmak isterlerse veya en azından 2023'te durumun böyle olacağını, bu nedenle bu belgeyi göndermenin veya bu belgeye erişmenin bu yeni yolunu öğrenmenin tam zamanı olduğunu unutmayın.

Müşterilerden gelen ödenmemiş elektronik faturalarım varsa ne yapabilirim?

Müşterilerinizden gelen ödenmemiş elektronik faturalarınız varsa, göz önünde bulundurmak isteyebileceğiniz birkaç seçenek vardır:

-Müşterilere ödenmemiş faturaları hatırlatın ve mümkün olan en kısa sürede ödemelerini isteyin. Onlara e-posta veya telefon yoluyla bir hatırlatma gönderebilirsiniz.

-Ödenmemiş faturaları olan müşterilere bir ödeme planı sunun. Müşteri finansal zorluklar yaşıyorsa bu iyi bir seçenek olabilir.

-Ödenmemiş faturaları geri almanıza yardımcı olması için bir tahsilat ajansı veya avukat tutmayı düşünün. Eğer varsa gecikmiş ödemeler faturalardan, Oddcoll bir uluslararası borç tahsildarı başarılı ödemeyi garanti eden ajans. Şimdi iletişime geçin! Okumanızı tavsiye ederiz Ödeme Hatırlatma E-postası ve Ödenmemiş Faturalar Nasıl Tahsil Edilir?. 

-Müşteri ödeme yapmazsa, yasal işlem başlatmayı düşünebilirsiniz. Bu, size karşı bir dava açılmasını da içerebilir.

Sonuç

Elektronik faturalama, satın alma takip sürecini kolaylaştırdığı için belgelerin dijitalleştirilmesine yönelik bir adımdır, ayrıca alıcı için herhangi bir talebi çevrimiçi olarak saklamak ve yapmak daha uygundur ve şirket için buna katılmak daha uygundur. 

Dolayısıyla ister büyük bir şirket, ister küçük bir şirket ya da serbest meslek sahibi bir profesyonel olun, bu dokümantasyon hakkında biraz bilgi edinmenin zamanı geldi çünkü er ya da geç her sektörde bir alım satım aracı olarak bir gereklilik haline gelecektir.