Elektronische Rechnungen: Was sind elektronische Rechnungen und wie funktionieren sie?

Was sind elektronische Rechnungen und wie funktionieren sie?

Die Welt der Buchhaltung entwickelt sich ständig weiter, und viele Dokumente wurden automatisiert und digitalisiert, darunter auch Rechnungen, die ein wichtiges Instrument beim Kauf oder Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen sind.

Nach und nach wird dieses Dokument in verschiedenen Ländern und Marktsektoren auf elektronischem Wege immer beliebter, um die Buchhaltungsprozesse in einem Unternehmen zu erleichtern und den Kunden genaue Informationen über das, was sie konsultieren, zu geben, wobei sie in der Lage sind, im Detail zu erweitern, was bezahlt wird und alle Merkmale dessen, was gekauft wird, wie die Anzahl der Raten (wenn so gewählt), der Zeitpunkt der Transaktion, kurz gesagt.

Zweifelsohne, elektronische Rechnungen wird wachsen, d. h. immer mehr Unternehmen werden sie in ihre Buchhaltungsdynamik einbeziehen, daher ist es wichtig, sich mit ihnen vertraut zu machen. Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen haben oder selbständig sind, oder ob Sie ein regelmäßiger Kunde sind, wird es sicher nützlich sein, Ihr Wissen über dieses Dokument zu erweitern. 

Was ist eine elektronische Rechnung?

Sie kennen vielleicht schon Was ist eine Rechnung? ist, aber was ist mit einer elektronischen Rechnung?

Als erstes sollten Sie wissen, dass ein elektronische Rechnung ist ein Buchhaltungsdokument, das genau demselben Zweck dient wie eine physische Rechnung (auf Papier), d. h. es hat dieselben rechtlichen Auswirkungen, mit dem Unterschied, dass es in elektronischer Form ausgestellt wird (es kommt über das Internet entweder auf Ihren Computer oder Ihr Handy, entweder per E-Mail oder per WhatsApp). Denken Sie daran, dass die Rechnung dazu dient, die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung zu belegen, weshalb sie wichtig ist und bei jedem Kauf angefordert werden sollte.

Ein weiterer Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist, dass die Rechnung in jedem ihrer Formate der Zustimmung des Empfängers unterliegt, da dieser letztlich entscheidet, wie er sie erhalten will (ob er sie physisch oder elektronisch anfordert).

Wann ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch?

Das Erfordernis der elektronischen Rechnungsstellung hängt von den Vorschriften der einzelnen Länder ab; in Spanien beispielsweise ist sie für bestimmte Arten von Unternehmen und Tätigkeiten obligatorisch. Darüber hinaus müssen alle Unternehmen, die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stellen, dies ab dem 1. Januar 2021 tun.

Zur Information (für den Fall, dass Sie es irgendwann einmal nachlesen möchten): Diese Rechnungen werden durch den Königlichen Erlass 1619/2012 vom 30. November geregelt, der die Rechnungsstellungspflichten regelt, wie z. B:

• Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung muss, wie erwähnt, immer dem Käufer auferlegt werden.
• Die vorhandenen Arten von Rechnungen,
• Der Inhalt der Rechnung, der klar und deutlich sein muss.
• Anforderungen an die Rechnung
• Fristen und Verweildauer (wie lange sie andauert, d. h. wie lange sie aktiv oder in Kraft ist, um einen Anspruch geltend zu machen)
• Außerdem muss angegeben werden, ob es sich bei der Rechnung um ein Duplikat, eine zusammenfassende oder eine berichtigende Rechnung handelt.

Arten von elektronischen Rechnungen

Es gibt zwei Haupttypen von elektronischen Rechnungen, eine in strukturiertem und eine in unstrukturiertem Format. Beide elektronischen Dokumente können digital über das Internet übermittelt werden. Der Unterschied besteht darin, dass das eine automatisiert werden kann (strukturiert) und das andere nicht.

Denken Sie daran, dass es bei der Automatisierung von Rechnungen darum geht, sie während des gesamten Prozesses zu verwalten, d. h. sie von der Ausstellung bis zur Abstimmung der Zahlungen im Auge zu behalten. Das spart Zeit bei den Verwaltungsaufgaben der Unternehmen und sorgt für mehr Klarheit, wenn es darum geht, Einzüge, Zahlungen und Erwerbe zu kennen.

Haben Sie noch Zweifel? Mit der folgenden Erklärung werden Sie es sicher viel klarer haben:

• Rechnungen in strukturiertem Format: Diese Art von Rechnungen kann automatisch von einem Fakturierungssystem erstellt und mit all ihren Daten automatisch von Zahlungs- und Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. Durch den Zugriff auf diese Rechnungen können Sie verschiedene Daten erfahren, die sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen von Interesse sind, da Sie die Informationen durch Anklicken bestimmter Abschnitte erweitern können.
• Rechnungen in unstrukturiertem Format: Bei diesen Rechnungen handelt es sich im Grunde um ein Bild, d. h. sie müssen manuell bearbeitet werden, damit sie in die Computersysteme eingegeben werden können. Dazu gehören gescannte Papierrechnungen und PDF-Dateien. Sie erlauben an sich keinen Zugriff auf mehr Informationen als das, was dort angegeben ist, aber das kann nicht erweitert werden, d.h. es ist nicht möglich, weiter zu gehen, weil es so ist, als würde man ein Foto einer physischen Rechnung betrachten. 

Ähnlicher Artikel: Unterschied zwischen Rechnung und Rechnung.

Vorteile einer elektronischen Rechnung

Wie Sie sehen können, kann die Systematisierung einer der Vorteile der Verwendung von elektronische Rechnungsstellung, Es gibt jedoch noch weitere Vorteile, die es zu kennen gilt, darunter die wichtigsten:

• Bietet größere Genauigkeit: Sie reduziert menschliche Fehler, da sie, wie bereits erwähnt, mit Hilfe von SoftwareDadurch wird verhindert, dass eine Person sie manipulieren kann, um die Informationen zu speichern. Das spart auch Zeit.
• Verkürzung der Bearbeitungszyklenwie die Sammlung.
• Durch elektronische Rechnungsstellung Sie müssen keine Druckkosten bezahlen oder Versand Kostenda alles online abgewickelt wird.
• Optimieren Sie den Speicherplatz, alles wird per Computer erledigt, so dass Sie auf der Festplatte oder in der Cloud speichern können.
• Hilft bei der besserer KundenserviceUnterstützung und Follow-up.
• Eliminiert den Papierverbrauchist umweltfreundlich.
• Minimiert das Risiko von Betrug.
• Verbesserte Verwaltung der IT-Systemeund andere.

Benachteiligungen

Trotz der offensichtlichen Vorteile gibt es jedoch auch Nachteile, die bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung berücksichtigt werden sollten:

• Mangel an GewohnheitEinige Leute sind noch nicht an diese Art von Rechnungen gewöhnt, so dass sie eine physische Rechnung verlangen und der elektronischen Rechnung keinen großen Wert beimessen (es wäre also doppelte Arbeit).
• Es muss gemacht werden mehr beliebt bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die es nicht gewohnt sind, diese Art von Rechnungen auszustellen.
• Es gibt noch automatisch Ablehnung zahlreiche Belege aufgrund von System- oder Softwarefehlern bei der Übermittlung von Rechnungen (obwohl sich dies allmählich verbessert).
• Erfordert Anfangsinvestitionen: Es ist notwendig, in die Technologie zu investieren, um sie nutzen zu können, da ein Software- oder Technologieanbieter benötigt wird, aber nach dieser Investition kommt die Geldeinsparung.
• Es kann nicht sein Dies ist nur durch die Ausstellung von Gutschriften über den Gesamtbetrag der Rechnung möglich, weshalb ein Software- oder Technologieanbieter wichtig ist, mit dem sich diese Probleme leichter lösen lassen. 

Was passiert, wenn ich keine elektronische Rechnung habe?

Sie müssen berücksichtigen, dass die Unternehmen (in zunehmendem Maße) die Verpflichtung zur Einführung der elektronischen Rechnung umsetzen müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen (je nach Land), wobei im Falle Spaniens, wenn diese Rechnungen nicht umgesetzt werden, Strafen von bis zu 10.000 Euro verhängt werden können. (Prüfen Sie in jedem Fall die Gesetze des Landes, in dem Sie tätig sind).

Wer ist nicht zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Dennoch sollten Sie bedenken, dass Freiberufler nicht verpflichtet sind, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen, sondern nur, wenn sie dies wünschen. Dies wird zumindest im Jahr 2023 der Fall sein, so dass dies der perfekte Zeitpunkt ist, um sich über diese neue Art der Einreichung oder des Zugangs zu diesem Dokument zu informieren.

Was kann ich tun, wenn ich unbezahlte elektronische Rechnungen von Kunden habe?

Wenn Sie unbezahlte elektronische Rechnungen von Ihren Kunden haben, gibt es einige Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen sollten:

-Erinnern Sie Ihre Kunden an ausstehende Rechnungen und fordern Sie sie auf, diese so schnell wie möglich zu bezahlen. Sie können ihnen per E-Mail oder Telefon eine Mahnung schicken.

-Angebot eines Zahlungsplans für Kunden mit ausstehenden Rechnungen. Dies kann eine gute Option sein, wenn der Kunde in finanziellen Schwierigkeiten steckt.

-Erwägen Sie die Beauftragung eines Inkassobüros oder Anwalts, der Ihnen bei der Eintreibung ausstehender Rechnungen hilft. Wenn Sie überfällige Zahlungen von Rechnungen, Oddcoll ist ein internationales Inkassounternehmen Agentur, die eine erfolgreiche Zahlung garantiert. Kontaktieren Sie jetzt! Wir ermutigen zum Lesen Zahlungserinnerungs-E-Mail und Wie man unbezahlte Rechnungen eintreibt. 

-Wenn der Kunde nicht zahlt, können Sie rechtliche Schritte in Erwägung ziehen. Dazu könnte die Einreichung einer Klage gegen Sie gehören.

Schlussfolgerung

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung von Dokumenten, da sie die Nachverfolgung des Kaufs erleichtert. Außerdem ist es für den Käufer bequemer, seine Forderungen online zu speichern und zu stellen, und für das Unternehmen ist es bequemer, sie zu bearbeiten. 

Unabhängig davon, ob Sie ein großes Unternehmen, ein kleines Unternehmen oder ein Freiberufler sind, ist es an der Zeit, sich mit dieser Dokumentation vertraut zu machen, denn sie wird eher früher als später in jeder Branche als Kauf- und Verkaufsinstrument erforderlich sein.