Kas yra elektroninės sąskaitos faktūros ir kaip jos veikia?
Apskaitos pasaulis toliau vystosi, daug dokumentų, įskaitant sąskaitas faktūras, kurios yra pagrindinė priemonė perkant ar parduodant produktus ar paslaugas, buvo automatizuoti ir suskaitmeninti.
Šis dokumentas po truputį populiarėja elektroniniu būdu įvairiose šalyse ir rinkos sektoriuose, siekiant palengvinti apskaitos procesus įmonėje ir suteikti klientams tikslią informaciją apie tai, su kuo jie konsultuojasi, kad būtų galima išsamiai paaiškinti, už ką mokama, ir visas perkamo daikto savybes, pavyzdžiui, įmokų skaičių (jei pasirinkta), sandorio laiką, trumpai tariant.
Neabejotinai, elektroninės sąskaitos faktūros daugės, t. y. vis daugiau įmonių jas įtrauks į savo apskaitos dinamiką, todėl svarbu su jomis susipažinti. Nesvarbu, ar turite įmonę, ar dirbate savarankiškai, ar net esate nuolatinis klientas, žinių apie šį dokumentą praplėtimas tikrai pravers.
Kas yra elektroninė sąskaita faktūra?
Galbūt jau žinote kas yra sąskaita faktūra yra, o kaip dėl elektroninės sąskaitos faktūros?
Pirmiausia turėtumėte žinoti, kad elektroninė sąskaita faktūra tai apskaitos dokumentas, kurio paskirtis lygiai tokia pati kaip fizinės sąskaitos faktūros (popieriuje), t. y. jis turi tokias pačias teisines pasekmes, tik su tuo skirtumu, kad jis išrašomas elektroniniu formatu (gaunamas internetu į kompiuterį arba mobilųjį telefoną, el. paštu arba programėle). Nepamirškite, kad sąskaita faktūra pagrindžia produkto ar paslaugos pristatymą, todėl ji yra svarbi ir jos reikėtų prašyti kiekvieno pirkimo metu.
Kitas aspektas, į kurį reikia atsižvelgti, yra tai, kad bet kokio formato sąskaita faktūra turi būti gavėjo sutikimas, nes būtent gavėjas galiausiai nusprendžia, kaip ją gauti (fiziškai ar elektroniniu būdu).
Kada privaloma išrašyti elektronines sąskaitas faktūras?
Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo reikalavimas priklauso nuo kiekvienos šalies teisės aktų; pavyzdžiui, Ispanijoje tai privaloma kai kurių tipų įmonėms ir operacijoms. Be to, nuo 2021 m. sausio 1 d. visos įmonės, išrašančios sąskaitas faktūras viešojo administravimo institucijoms, privalo tai daryti.
Jei kada nors norėsite susipažinti su šia informacija, šios sąskaitos faktūros reglamentuojamos lapkričio 30 d. Karališkuoju dekretu Nr. 1619/2012, kuriuo kontroliuojami sąskaitų faktūrų išrašymo įsipareigojimai, pvz:
- Pareiga išrašyti sąskaitą faktūrą, kaip minėta, visada turi būti suteikta pirkėjui.
- Esami sąskaitų faktūrų tipai,
- Sąskaitos faktūros turinys, kuris turi būti aiškus ir nedviprasmiškas.
- Sąskaitų faktūrų reikalavimai
- terminai ir išlaikymas (kiek laiko jis galioja, t. y. kiek laiko jis yra aktyvus arba galioja, kad būtų galima pareikšti pretenziją)
- Kita pareiga - nurodyti, ar sąskaita faktūra yra dublikatas, pakartotinė ar taisomoji sąskaita faktūra.
Elektroninių sąskaitų faktūrų tipai
Yra du pagrindiniai elektroninių sąskaitų faktūrų tipai: viena iš jų - struktūrizuoto formato, kita - nestruktūrizuoto formato. Abu elektroniniai dokumentai gali būti perduodami skaitmeniniu būdu, internetu. Skirtumas tas, kad vieną jų galima automatizuoti (struktūrizuotą), o kito - ne.
Atminkite, kad sąskaitų faktūrų automatizavimas susijęs su jų valdymu viso proceso metu, t. y. jų sekimu nuo jų išrašymo iki mokėjimų suderinimo. Taip sutaupoma laiko, skirto įmonių administracinėms užduotims atlikti, taip pat užtikrinamas didesnis aiškumas, kai reikia žinoti, kas surenkama, mokama ir kas buvo įsigyta.
Ar turite kokių nors abejonių? Su šiuo paaiškinimu jums tikrai bus daug aiškiau:
- sąskaitos faktūros struktūrizuotu formatu: Šio tipo sąskaitas faktūras gali automatiškai generuoti sąskaitų faktūrų išrašymo sistema, o mokėjimo ir apskaitos sistemos gali automatizuotai apdoroti visus jų duomenis. Naudodamiesi šiomis sąskaitomis faktūromis galite sužinoti įvairius klientą ir įmonę dominančius duomenis, nes informaciją galite išplėsti spustelėję tam tikrus skirsnius.
- nestruktūruoto formato sąskaitos faktūros: Iš esmės tai yra vaizdas, t. y. juos reikia apdoroti, kad būtų galima įvesti į kompiuterines sistemas rankiniu būdu. Tai apima skenuotas popierines sąskaitas faktūras ir PDF rinkmenas. Patys savaime jie nesuteikia galimybės gauti daugiau informacijos, nei juose nurodyta, tačiau jos negalima išplėsti, t. y. negalima eiti toliau, nes tai panašu į fizinės sąskaitos faktūros nuotrauką.
Susijęs straipsnis: Skirtumas tarp sąskaitos faktūros ir sąskaitos faktūros.
Elektroninės sąskaitos faktūros privalumai
Kaip matote, sisteminimas gali būti vienas iš privalumų naudojant elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas, Tačiau yra ir kitų privalumų, kuriuos verta žinoti, o svarbiausi iš jų yra šie:
- užtikrina didesnį tikslumą: tai sumažina žmogiškųjų klaidų skaičių, nes, kaip minėta, jas galima automatizuoti naudojant programinė įranga, todėl asmuo negali jais manipuliuoti, kad išsaugotų informaciją. Tai taip pat taupo laiką.
- Sutrumpinti apdorojimo ciklus, pvz., surinkimo.
- Naudojant elektronines sąskaitas faktūras nereikia mokėti už spausdinimą arba gabenimas išlaidos, nes viskas atliekama internetu.
- Optimizuokite saugojimo vietą, viskas atliekama kompiuteriu, todėl galite išsaugoti diske arba debesyje.
- Padeda užtikrinti geresnis klientų aptarnavimas, parama ir tolesni veiksmai.
- Nereikia naudoti popieriaus., yra ekologiškas.
- Sumažina sukčiavimo riziką.
- Geresnis IT sistemų valdymas, be kita ko.
Trūkumai
Tačiau, nors privalumai akivaizdūs, yra ir kitų trūkumų, į kuriuos verta atsižvelgti pereinant prie elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo:
- Įpročio stoka: kai kurie žmonės vis dar nėra įpratę prie tokio tipo sąskaitų faktūrų, todėl prašo pateikti fizinę sąskaitą faktūrą ir nesuteikia didelės reikšmės elektroninei sąskaitai faktūrai (taigi tai būtų dvigubas darbas).
- Jis turi būti pagamintas daugiau populiarus tarp mažųjų ir vidutinių įmonių (MVĮ), kurios nėra įpratusios išrašyti tokio tipo sąskaitų faktūrų.
- Vis dar yra automatinis atmetimas daugelio kvitų dėl sistemos ar programinės įrangos gedimų siunčiant sąskaitas faktūras (nors tai palaipsniui gerėja).
- Reikalingos pradinės investicijos: Norint naudotis technologijomis, reikia investuoti į jas, nes reikia programinės įrangos arba technologijų tiekėjo, tačiau po šių investicijų galima sutaupyti pinigų.
- Jis negali būti atšaukta, tai įmanoma tik išrašant kreditines sąskaitas faktūras visai sąskaitos sumai, todėl svarbu turėti programinės įrangos arba technologijų teikėją, su kuriuo būtų lengviau išspręsti šias problemas.
Kas atsitinka, jei neturiu elektroninės sąskaitos faktūros?
Turite atsižvelgti į tai, kad įmonės (didesniu mastu) vis dažniau turi įgyvendinti prievolę įdiegti elektronines sąskaitas faktūras, kad atitiktų teisinius reikalavimus (priklausomai nuo šalies), tačiau Ispanijos atveju, jei šios sąskaitos faktūros neįdiegiamos, gali būti taikomos iki 10 000 eurų baudos. (Bet kuriuo atveju patikrinkite pagal tos vietos, kurioje vykdote veiklą, įstatymus).
Kas neprivalo išrašyti sąskaitų faktūrų elektroniniu būdu?
Nepaisant to, kas išdėstyta pirmiau, nepamirškite, kad individualūs specialistai ar laisvai samdomi specialistai neprivalo teikti sąskaitų elektroniniu būdu, tik jei jie to pageidauja, arba bent jau taip bus 2023 m., todėl tai puikus metas sužinoti apie šį naują dokumento pateikimo ar prieigos prie jo būdą.
Ką daryti, jei turiu neapmokėtų klientų elektroninių sąskaitų faktūrų?
Jei turite neapmokėtų klientų elektroninių sąskaitų faktūrų, galite apsvarstyti kelias galimybes:
-Priminkite klientams apie neapmokėtas sąskaitas faktūras ir paprašykite jų kuo greičiau jas apmokėti. Priminimą galite jiems išsiųsti el. paštu arba telefonu.
-Siūlyti mokėjimo planą klientams, kurių sąskaitos faktūros neapmokėtos. Tai gali būti gera išeitis, jei klientas turi finansinių sunkumų.
-Svarstykite galimybę pasamdyti išieškojimo agentūrą arba advokatą, kuris padėtų susigrąžinti neapmokėtas sąskaitas. Jei turite pradelsti mokėjimai iš sąskaitų faktūrų, Oddcoll yra tarptautinis skolų išieškotojas agentūra, kuri garantuoja sėkmingą mokėjimą. Susisiekite dabar! Kviečiame skaityti Mokėjimo priminimo el. laiškas ir Kaip surinkti neapmokėtas sąskaitas faktūras.
-Jei klientas nesumoka, galite apsvarstyti galimybę imtis teisinių veiksmų. Tai gali apimti ieškinio pateikimą prieš jus.
Išvada
Elektroninė sąskaita faktūra yra dar vienas žingsnis dokumentų skaitmeninimo link, nes ji palengvina pirkimo stebėjimo procesą, be to, pirkėjui patogiau saugoti ir pateikti bet kokią pretenziją internetu, o įmonei patogiau ją aptarnauti.
Nesvarbu, ar esate didelė, ar maža įmonė, ar savarankiškai dirbantis specialistas, laikas šiek tiek sužinoti apie šiuos dokumentus, nes anksčiau ar vėliau jie taps privaloma pirkimo ir pardavimo priemone bet kurioje pramonės šakoje.
