Τι είναι τα ηλεκτρονικά τιμολόγια και πώς λειτουργούν;
Ο κόσμος της λογιστικής συνεχίζει να εξελίσσεται και πολλά έγγραφα έχουν αυτοματοποιηθεί και ψηφιοποιηθεί, συμπεριλαμβανομένων των τιμολογίων, τα οποία αποτελούν βασικό εργαλείο κατά την αγορά ή την πώληση, είτε πρόκειται για προϊόντα είτε για υπηρεσίες.
Σιγά-σιγά αυτό το έγγραφο γίνεται δημοφιλές ηλεκτρονικά σε διάφορες χώρες και τομείς της αγοράς, αυτό προκειμένου να διευκολυνθούν οι λογιστικές διαδικασίες σε μια εταιρεία και να παρέχονται στους πελάτες ακριβείς πληροφορίες σχετικά με αυτό που συμβουλεύονται, έχοντας τη δυνατότητα να επεκτείνουν λεπτομερώς τι πληρώνεται και όλα τα χαρακτηριστικά αυτού που αγοράζεται, όπως ο αριθμός των δόσεων (εάν έχει επιλεγεί), ο χρόνος της συναλλαγής, εν συντομία.
Αναμφίβολα, ηλεκτρονικά τιμολόγια θα αυξηθούν, δηλαδή όλο και περισσότερες εταιρείες θα τις ενσωματώνουν στη λογιστική τους δυναμική, οπότε είναι σημαντικό να εξοικειωθείτε με αυτές. Είτε έχετε εταιρεία είτε είστε αυτοαπασχολούμενοι, είτε ακόμη και αν είστε τακτικός πελάτης, η διεύρυνση των γνώσεών σας σχετικά με το έγγραφο αυτό θα σας φανεί σίγουρα χρήσιμη.
Τι είναι το ηλεκτρονικό τιμολόγιο;
Μπορεί να γνωρίζετε ήδη τι είναι το τιμολόγιο είναι, αλλά τι γίνεται με ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο;
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι ένα λογιστικό έγγραφο που εξυπηρετεί ακριβώς τον ίδιο σκοπό με ένα φυσικό τιμολόγιο (σε χαρτί), δηλαδή έχει τις ίδιες νομικές συνέπειες, με τη διαφορά ότι εκδίδεται σε ηλεκτρονική μορφή (φτάνει μέσω διαδικτύου είτε στον υπολογιστή σας είτε στο κινητό σας τηλέφωνο, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω whats app). Λάβετε υπόψη ότι το τιμολόγιο χρησιμεύει για να δικαιολογήσει την παράδοση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, γι' αυτό είναι σημαντικό και πρέπει να ζητείται με κάθε αγορά.
Μια άλλη πτυχή που πρέπει να ληφθεί υπόψη είναι ότι το τιμολόγιο σε οποιαδήποτε μορφή του υπόκειται στη συγκατάθεση του παραλήπτη, δεδομένου ότι ο παραλήπτης είναι αυτός που αποφασίζει τελικά πώς θα το παραλάβει (αν θα το ζητήσει φυσικά ή ηλεκτρονικά).
Πότε είναι υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση;
Η απαίτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης εξαρτάται από τους κανονισμούς κάθε χώρας- στην Ισπανία, για παράδειγμα, είναι υποχρεωτική για ορισμένους τύπους εταιρειών και επιχειρήσεων. Επιπλέον, όλες οι εταιρείες που τιμολογούν τη Δημόσια Διοίκηση πρέπει να το κάνουν από την 1η Ιανουαρίου 2021.
Πληροφοριακά (σε περίπτωση που κάποια στιγμή θελήσετε να το συμβουλευτείτε), τα εν λόγω τιμολόγια διέπονται από το βασιλικό διάταγμα 1619/2012 της 30ής Νοεμβρίου, το οποίο ελέγχει τις υποχρεώσεις τιμολόγησης, όπως:
- Η υποχρέωση έκδοσης τιμολογίου, όπως αναφέρθηκε, πρέπει πάντα να ανατίθεται στον αγοραστή.
- Οι υπάρχοντες τύποι τιμολογίων,
- Το περιεχόμενο του τιμολογίου, το οποίο πρέπει να είναι σαφές και ρητό.
- Απαιτήσεις τιμολογίου
- Χρονικά όρια και διατήρηση (πόσο διαρκεί, δηλ. πόσο καιρό είναι ενεργό ή σε ισχύ για την υποβολή απαίτησης)
- Μια άλλη υποχρέωση είναι να διευκρινίζεται αν το τιμολόγιο είναι διπλότυπο, ανακεφαλαιωτικό ή διορθωτικό.
Τύποι ηλεκτρονικών τιμολογίων
Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι ηλεκτρονικών τιμολογίων, ο ένας σε δομημένη μορφή και ο άλλος σε μη δομημένη μορφή. Και τα δύο ηλεκτρονικά έγγραφα μπορούν να διαβιβαστούν ψηφιακά, μέσω του Διαδικτύου. Η διαφορά είναι ότι το ένα μπορεί να αυτοματοποιηθεί (δομημένο) και το άλλο όχι.
Να θυμάστε ότι η αυτοματοποίηση των τιμολογίων έχει να κάνει με τη διαχείρισή τους καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, δηλαδή την παρακολούθησή τους από τη στιγμή της έκδοσής τους μέχρι τη συμφωνία των πληρωμών. Αυτό εξοικονομεί χρόνο στα διοικητικά καθήκοντα των εταιρειών και παρέχει επίσης μεγαλύτερη σαφήνεια όσον αφορά τη γνώση των εισπράξεων, των πληρωμών και του τι έχει αποκτηθεί.
Έχετε αμφιβολίες; Με την ακόλουθη εξήγηση θα το έχετε σίγουρα πολύ πιο ξεκάθαρο:
- Τιμολόγια σε δομημένη μορφή: Αυτός ο τύπος τιμολογίων μπορεί να δημιουργείται αυτόματα από ένα σύστημα τιμολόγησης και να επεξεργάζεται με όλα τα δεδομένα του με αυτοματοποιημένο τρόπο από συστήματα πληρωμών και λογιστικής. Με την πρόσβαση σε αυτά τα τιμολόγια μπορείτε να γνωρίζετε διάφορα δεδομένα που ενδιαφέρουν τόσο τον πελάτη όσο και την εταιρεία, καθώς μπορείτε να επεκτείνετε τις πληροφορίες κάνοντας κλικ σε ορισμένα τμήματα.
- Τιμολόγια σε μη δομημένη μορφή: Πρόκειται ουσιαστικά για μια εικόνα, δηλαδή πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία προκειμένου να εισαχθούν στα συστήματα πληροφορικής, με χειροκίνητη παρέμβαση. Αυτό περιλαμβάνει τα σαρωμένα χάρτινα τιμολόγια και τα αρχεία PDF. Από μόνα τους δεν επιτρέπουν την πρόσβαση σε περισσότερες πληροφορίες από αυτές που αναγράφονται εκεί, αλλά αυτό δεν μπορεί να επεκταθεί, δηλαδή δεν είναι δυνατόν να προχωρήσει κανείς περαιτέρω, διότι είναι σαν να βλέπει μια φωτογραφία ενός φυσικού τιμολογίου.
Σχετικό άρθρο: Διαφορά μεταξύ τιμολογίου και λογαριασμού.
Πλεονεκτήματα ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου
Όπως μπορείτε να δείτε, η συστηματοποίηση μπορεί να είναι ένα από τα πλεονεκτήματα της χρήσης ηλεκτρονική τιμολόγηση, Ωστόσο, υπάρχουν και άλλα πλεονεκτήματα που αξίζει να γνωρίζετε, μεταξύ των οποίων τα πιο σημαντικά είναι:
- Παρέχει μεγαλύτερη ακρίβεια: μειώνει το ανθρώπινο λάθος, δεδομένου ότι, όπως αναφέρθηκε, μπορούν να αυτοματοποιηθούν μέσω λογισμικό, γεγονός που εμποδίζει ένα άτομο να τα χειραγωγήσει για να αποθηκεύσει τις πληροφορίες. Αυτό εξοικονομεί επίσης χρόνο.
- Συντόμευση των κύκλων επεξεργασίας, όπως η συλλογή.
- Με τη χρήση ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν χρειάζεται να πληρώσετε εκτύπωση ή ναυτιλία κόστος, δεδομένου ότι όλα γίνονται μέσω διαδικτύου.
- Βελτιστοποιήστε τον αποθηκευτικό χώρο, όλα γίνονται από τον υπολογιστή, ώστε να μπορείτε να αποθηκεύσετε στο δίσκο ή στο σύννεφο.
- Βοηθά στην παροχή καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών, υποστήριξη και παρακολούθηση.
- Εξαλείφει την κατανάλωση χαρτιού, είναι φιλικό προς το περιβάλλον.
- Ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο απάτης.
- Βελτιωμένη διαχείριση των συστημάτων ΤΠ, μεταξύ άλλων.
Μειονεκτήματα
Ωστόσο, αν και τα πλεονεκτήματα είναι ορατά, υπάρχουν και άλλες πτυχές που αποτελούν μειονεκτήματα και αξίζει να ληφθούν υπόψη κατά τη μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση:
- Έλλειψη συνήθειας: Μερικοί άνθρωποι δεν έχουν συνηθίσει ακόμη αυτό το είδος τιμολογίου, οπότε ζητούν ένα φυσικό τιμολόγιο και δεν δίνουν μεγάλη αξία στο ηλεκτρονικό (οπότε θα ήταν διπλή δουλειά).
- Πρέπει να γίνει περισσότερα δημοφιλές μεταξύ των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων (ΜΜΕ), οι οποίες δεν έχουν συνηθίσει να εκδίδουν τέτοιου είδους τιμολόγια.
- Υπάρχει ακόμα αυτόματο απόρριψη πολλών παραστατικών λόγω βλαβών του συστήματος ή του λογισμικού κατά την αποστολή των τιμολογίων (αν και αυτό βελτιώνεται σταδιακά).
- Απαιτεί αρχική επένδυση: Είναι απαραίτητο να επενδύσει κανείς στην τεχνολογία για να μπορέσει να τη χρησιμοποιήσει, καθώς απαιτείται ένας πάροχος λογισμικού ή τεχνολογίας, ωστόσο, μετά από αυτή την επένδυση έρχεται η εξοικονόμηση χρημάτων.
- Δεν μπορεί να είναι ακυρώθηκε, αυτό είναι δυνατό μόνο με την έκδοση πιστωτικών σημειωμάτων για το συνολικό ποσό του τιμολογίου, εξ ου και η σημασία ενός παρόχου λογισμικού ή τεχνολογίας με τον οποίο είναι ευκολότερο να επιλυθούν αυτά τα προβλήματα.
Τι συμβαίνει εάν δεν έχω ηλεκτρονικό τιμολόγιο;
Πρέπει να λάβετε υπόψη ότι οι εταιρείες (σε μεγαλύτερο βαθμό) πρέπει να εφαρμόζουν όλο και περισσότερο την υποχρέωση εφαρμογής του ηλεκτρονικού τιμολογίου προκειμένου να συμμορφώνονται με τις νομικές απαιτήσεις (ανάλογα με τη χώρα), ωστόσο, στην περίπτωση της Ισπανίας, εάν δεν εφαρμοστούν αυτά τα τιμολόγια, μπορεί να επιβληθούν κυρώσεις έως και 10.000 ευρώ. (Σε κάθε περίπτωση, ελέγξτε σύμφωνα με τους νόμους του τόπου όπου δραστηριοποιείστε).
Ποιος δεν υποχρεούται να τιμολογεί ηλεκτρονικά;
Παρά τα παραπάνω, να θυμάστε ότι οι μεμονωμένοι επαγγελματίες ή οι ελεύθεροι επαγγελματίες δεν είναι υποχρεωμένοι να υποβάλλουν τα τιμολόγιά τους ηλεκτρονικά, παρά μόνο αν το επιθυμούν, ή τουλάχιστον αυτό θα ισχύει κατά τη διάρκεια του 2023, οπότε είναι η κατάλληλη στιγμή να ενημερωθείτε για αυτόν τον νέο τρόπο υποβολής ή πρόσβασης στο έγγραφο αυτό.
Εάν έχω απλήρωτα ηλεκτρονικά τιμολόγια από πελάτες, τι μπορώ να κάνω;
Εάν έχετε απλήρωτα ηλεκτρονικά τιμολόγια από τους πελάτες σας, υπάρχουν μερικές επιλογές που ίσως θελήσετε να εξετάσετε:
-Υπενθυμίστε στους πελάτες τα ανεξόφλητα τιμολόγια και ζητήστε τους να τα εξοφλήσουν το συντομότερο δυνατό. Μπορείτε να τους στείλετε μια υπενθύμιση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφώνου.
-Προσφέρετε σχέδιο πληρωμής σε πελάτες με ανεξόφλητα τιμολόγια. Αυτό μπορεί να είναι μια καλή επιλογή εάν ο πελάτης αντιμετωπίζει οικονομικές δυσκολίες.
-Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσλάβετε μια εισπρακτική εταιρεία ή έναν δικηγόρο για να σας βοηθήσει να ανακτήσετε τα ανεξόφλητα τιμολόγια. Εάν έχετε ληξιπρόθεσμες πληρωμές από τα τιμολόγια, Oddcoll είναι μια διεθνής εισπράκτορας χρέους οργανισμός που εγγυάται την επιτυχή πληρωμή. Επικοινωνήστε τώρα! Σας ενθαρρύνουμε να διαβάσετε Email υπενθύμισης πληρωμής και Πώς να εισπράττετε απλήρωτους λογαριασμούς.
-Εάν ο πελάτης δεν πληρώσει, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο λήψης νομικών μέτρων. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει την κατάθεση αγωγής εναντίον σας.
Συμπέρασμα
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι ένα ακόμη βήμα προς την ψηφιοποίηση των εγγράφων, καθώς διευκολύνει τη διαδικασία παρακολούθησης της αγοράς, εξάλλου, είναι πιο βολικό για τον αγοραστή να αποθηκεύει και να υποβάλλει οποιαδήποτε απαίτηση ηλεκτρονικά, και για την εταιρεία είναι πιο βολικό να την παρακολουθεί.
Επομένως, είτε είστε μια μεγάλη εταιρεία, είτε μια μικρή εταιρεία, είτε ένας αυτοαπασχολούμενος επαγγελματίας, είναι καιρός να μάθετε λίγα πράγματα γι' αυτή την τεκμηρίωση, διότι αργά ή γρήγορα θα γίνει απαίτηση ως εργαλείο αγοράς και πώλησης σε κάθε κλάδο.
