Hva er elektroniske fakturaer og hvordan fungerer de?
Regnskapsverdenen fortsetter å utvikle seg, og mye dokumentasjon har blitt automatisert og digitalisert, inkludert fakturaer, som er et viktig verktøy når man kjøper eller selger produkter eller tjenester.
Litt etter litt blir dette dokumentet populært elektronisk i forskjellige land og markedssektorer, dette for å lette regnskapsprosessene i et selskap og for å gi kundene nøyaktig informasjon om hva de konsulterer, og være i stand til å utvide i detalj hva som blir betalt og alle egenskapene til det som blir kjøpt som antall avdrag (hvis det er valgt), tidspunkt for transaksjonen, kort sagt.
Utvilsomt, elektroniske fakturaer vil vokse, det vil si at flere og flere selskaper vil innlemme dem i sin regnskapsdynamikk, så det er viktig å bli kjent med dem. Enten du har et selskap eller er selvstendig næringsdrivende, eller til og med om du er en vanlig kunde, vil det sikkert være nyttig å utvide kunnskapen din om dette dokumentet.
Hva er en elektronisk faktura?
Du vet kanskje allerede hva er en faktura er, men hva med en elektronisk faktura?
Det første du bør vite er at en elektronisk faktura er et regnskapsdokument som tjener nøyaktig samme formål som en fysisk faktura (på papir), det vil si at den har de samme rettsvirkningene, med den forskjellen at den utstedes i elektronisk format (den kommer via internett enten til datamaskinen eller mobiltelefonen din, enten via e-post eller whats app). Husk at fakturaen tjener til å rettferdiggjøre leveringen av et produkt eller en tjeneste, og derfor er den viktig og bør etterspørres ved hvert kjøp.
Et annet aspekt som må tas i betraktning, er at fakturaen, uansett format, er underlagt mottakerens samtykke, siden det er mottakeren som til slutt bestemmer hvordan han eller hun vil motta den (om den skal sendes fysisk eller elektronisk).
Når er elektronisk fakturering obligatorisk?
Kravet om elektronisk fakturering avhenger av regelverket i hvert enkelt land. I Spania er det for eksempel obligatorisk for noen typer selskaper og virksomheter. I tillegg må alle selskaper som fakturerer den offentlige forvaltningen, gjøre det fra og med 1. januar 2021.
Som en opplysning (i tilfelle du på et tidspunkt ønsker å konsultere den), er disse fakturaene regulert av kongelig resolusjon 1619/2012 av 30. november, som styrer faktureringsforpliktelsene, for eksempel:
- Plikten til å utstede en faktura må som nevnt alltid påhvile kjøperen.
- De eksisterende fakturatypene,
- Fakturaens innhold, som må være klart og tydelig.
- Krav til faktura
- Tidsfrister og oppbevaring (hvor lenge den varer, dvs. hvor lenge den er aktiv eller i kraft for å gjøre krav gjeldende)
- En annen plikt er å spesifisere om fakturaen er en duplikatfaktura, en samlefaktura eller en rettelsesfaktura.
Typer av elektroniske fakturaer
Det finnes to hovedtyper av elektroniske fakturaer, den ene i strukturert format og den andre i ustrukturert format. Begge elektroniske dokumenter kan overføres digitalt, via Internett. Forskjellen er at den ene kan automatiseres (strukturert), mens den andre ikke kan det.
Husk at automatisering av fakturaer handler om å håndtere dem gjennom hele prosessen, det vil si å holde oversikt over dem fra de utstedes til betalingene er avstemt. Dette sparer tid i bedriftens administrative oppgaver og gir også større oversikt over innbetalinger, betalinger og hva som er anskaffet.
Har du noen tvil? Med den følgende forklaringen vil du helt sikkert få det mye klarere:
- Fakturaer i strukturert format: Denne typen fakturaer kan genereres automatisk av et faktureringssystem og kan behandles med alle sine data på en automatisert måte av betalings- og regnskapssystemer. Ved å gå inn på disse fakturaene kan du få tilgang til ulike data som er interessante for både kunden og selskapet, siden du kan utvide informasjonen ved å klikke på bestemte seksjoner.
- Fakturaer i ustrukturert format: Disse er i utgangspunktet et bilde, det vil si at de må bearbeides manuelt for å kunne legges inn i datasystemene. Dette gjelder blant annet skannede papirfakturaer og PDF-filer. I seg selv gir de ikke tilgang til mer informasjon enn det som står der, men dette kan ikke utvides, det vil si at det ikke er mulig å gå lenger fordi det er som å se på et bilde av en fysisk faktura.
Relatert artikkel: Forskjellen mellom faktura og regning.
Fordeler med en elektronisk faktura
Som du ser, kan systematisering være en av fordelene ved å bruke elektronisk fakturering, Det er imidlertid andre fordeler som er verdt å vite, blant disse er de viktigste:
- Gir større nøyaktighet: det reduserer menneskelige feil, siden de som nevnt kan automatiseres ved hjelp av programvare, noe som hindrer en person i å manipulere dem for å lagre informasjonen. Dette sparer også tid.
- Kortere behandlingssykluser, for eksempel innsamling.
- Ved å bruke elektronisk fakturering du trenger ikke å betale for utskrift eller frakt kostnadersiden alt foregår på nettet.
- Optimaliser lagringsplassen, alt gjøres av datamaskinen, slik at du kan lagre på disk eller i skyen.
- Bidrar til å gi bedre kundeservice, støtte og oppfølging.
- Eliminerer papirforbruket, er miljøvennlig.
- Minimerer risikoen for svindel.
- Forbedret styring av IT-systemerblant andre.
Ulemper
Men selv om fordelene er åpenbare, finnes det også ulemper som det er verdt å ta hensyn til når man går over til elektronisk fakturering:
- Mangel på vaneNoen er fortsatt ikke vant til denne typen fakturaer, så de ber om en fysisk faktura og legger ikke så stor vekt på den elektroniske fakturaen (så det blir dobbeltarbeid).
- Det må gjøres mer populær blant små og mellomstore bedrifter (SMB-er), som ikke er vant til å utstede denne typen fakturaer.
- Det er fortsatt automatisk avvisning av mange bilag på grunn av system- eller programvarefeil ved utsendelse av fakturaer (selv om dette gradvis er i ferd med å bli bedre).
- Krever en innledende investering: Det er nødvendig å investere i teknologi for å kunne bruke den, siden man trenger en programvare- eller teknologileverandør, men etter denne investeringen kommer besparelsene.
- Det kan ikke være Dette er bare mulig ved å utstede kreditnotaer for hele fakturabeløpet, og derfor er det viktig å ha en programvare- eller teknologileverandør som gjør det enklere å løse disse problemene.
Hva skjer hvis jeg ikke har en elektronisk faktura?
Du må ta hensyn til at selskaper (i større grad) i økende grad må implementere plikten til å implementere den elektroniske fakturaen for å overholde juridiske krav (avhengig av land), men i tilfelle Spania, hvis disse fakturaene ikke implementeres, kan det ilegges bøter på opptil 10 000 euro. (I alle tilfeller må du sjekke i henhold til lovene på stedet der du driver virksomhet).
Hvem er ikke forpliktet til å fakturere elektronisk?
Til tross for det som er nevnt ovenfor, må du huske på at det ikke er noen plikt for den enkelte yrkesutøver eller frilanser å sende inn fakturaene sine elektronisk, bare hvis de ønsker det, eller i det minste i løpet av 2023, så det er det perfekte tidspunktet å sette seg inn i denne nye måten å sende inn eller få tilgang til dette dokumentet på.
Hva kan jeg gjøre hvis jeg har ubetalte elektroniske fakturaer fra kunder?
Hvis du har ubetalte elektroniske fakturaer fra kundene dine, finnes det noen alternativer du bør vurdere:
-Minn kundene på utestående fakturaer og be dem om å betale dem så snart som mulig. Du kan sende dem en påminnelse via e-post eller telefon.
-Tilby en betalingsplan til kunder med utestående fakturaer. Dette kan være et godt alternativ hvis kunden har økonomiske problemer.
-Vurder å engasjere et inkassobyrå eller en advokat til å hjelpe deg med å kreve inn utestående fakturaer. Hvis du har forfalte betalinger fra fakturaer, Oddcoll er en internasjonal inkassator byrå som garanterer vellykket betaling. Kontakt oss nå! Vi oppfordrer til å lese E-post med betalingspåminnelse og Hvordan kreve inn ubetalte fakturaer.
-Hvis kunden ikke betaler, kan du vurdere å ta rettslige skritt. Dette kan inkludere et søksmål mot deg.
Konklusjon
Elektronisk fakturering er enda et skritt i retning av digitalisering av dokumenter, siden det gjør det enklere å spore kjøpsprosessen, og dessuten er det mer praktisk for kjøperen å lagre og gjøre krav gjeldende på nettet, og for selskapet er det mer praktisk å ta seg av det.
Så enten du er et stort selskap, et lite selskap eller en selvstendig næringsdrivende, er det på tide å lære litt om denne dokumentasjonen, for før eller senere vil den bli et krav som et kjøps- og salgsverktøy i alle bransjer.
