Mik azok az elektronikus számlák és hogyan működnek?
A könyvelés világa folyamatosan fejlődik, és sok dokumentációt automatizáltak és digitalizáltak, beleértve a számlákat is, amelyek kulcsfontosságú eszközt jelentenek a vásárlás vagy eladás során, legyen szó akár termékekről, akár szolgáltatásokról.
Apránként ez a dokumentum egyre népszerűbb elektronikusan a különböző országokban és piaci ágazatokban, ez annak érdekében, hogy megkönnyítse a számviteli folyamatokat egy vállalatnál, és hogy az ügyfelek pontos információkat kapjanak arról, hogy mit konzultálnak, hogy részletesen ki tudják terjeszteni, hogy mit fizetnek, és a megvásárolt termék összes jellemzőjét, mint a részletfizetések számát (ha úgy döntöttek), a tranzakció idejét, röviden.
Kétségtelenül, elektronikus számlák növekedni fognak, azaz egyre több vállalat fogja beépíteni őket a számviteli dinamikájába, ezért fontos, hogy megismerjük őket. Akár van vállalkozása, akár egyéni vállalkozó, vagy akár rendszeres ügyfél, az ezzel a dokumentummal kapcsolatos ismereteinek bővítése biztosan jól fog jönni.
Mi az elektronikus számla?
Lehet, hogy már tudja mi az a számla de mi a helyzet az elektronikus számlával?
Az első dolog, amit tudnia kell, hogy egy elektronikus számla egy olyan számviteli dokumentum, amely pontosan ugyanazt a célt szolgálja, mint egy fizikai (papíralapú) számla, azaz ugyanazokkal a joghatásokkal bír, azzal a különbséggel, hogy elektronikus formában kerül kiállításra (interneten keresztül érkezik akár a számítógépére, akár a mobiltelefonjára, akár e-mailben, akár whats applikáción keresztül). Ne feledje, hogy a számla a termék vagy szolgáltatás átadásának igazolására szolgál, ezért fontos, és minden vásárláskor kérni kell.
Egy másik figyelembe veendő szempont, hogy a számla bármelyik formátumban a címzett hozzájárulásától függ, mivel a címzett az, aki végső soron eldönti, hogy miként kapja meg azt (fizikailag vagy elektronikusan kéri-e).
Mikor kötelező az elektronikus számlázás?
Az elektronikus számlázás követelménye az egyes országok szabályozásától függ; Spanyolországban például bizonyos típusú vállalatok és műveletek esetében kötelező. Emellett 2021. január 1-jétől minden olyan vállalatnak, amely a közigazgatás felé számláz, ezt kell tennie.
Tájékoztatásul (ha esetleg valamikor vissza akarna nézni), ezeket a számlákat a november 30-i 1619/2012. sz. királyi rendelet szabályozza, amely a számlázási kötelezettségeket szabályozza, például:
- A számlakibocsátási kötelezettséget, mint említettük, mindig a vevőnek kell megadni.
- A meglévő számlatípusok,
- A számla tartalma, amelynek világosnak és egyértelműnek kell lennie.
- Számlázási követelmények
- Határidők és megőrzés (mennyi ideig tart, azaz mennyi ideig aktív vagy hatályos a követelés benyújtásához)
- Egy másik kötelezettség az, hogy meg kell jelölni, hogy a számla másodlat, összesítő vagy helyesbítő számla-e.
Az elektronikus számlák típusai
Az elektronikus számláknak két fő típusa van: az egyik strukturált formátumú, a másik strukturálatlan formátumú. Mindkét elektronikus dokumentumot digitálisan, az interneten keresztül lehet továbbítani. A különbség az, hogy az egyik automatizálható (strukturált), a másik nem.
Ne feledje, hogy a számlák automatizálása a teljes folyamat során történő kezelésükkel kapcsolatos, azaz a számlák nyomon követésével a kiállításuktól a kifizetések egyeztetéséig. Ez időt takarít meg a vállalatok adminisztratív feladataiban, és nagyobb áttekinthetőséget biztosít a beszedések, a kifizetések és a beszerzések ismeretében is.
Vannak kétségei? A következő magyarázattal biztosan sokkal világosabb lesz:
- Strukturált formátumú számlák: Az ilyen típusú számlákat egy számlázási rendszer automatikusan generálhatja, és a fizetési és számviteli rendszerek automatizált módon feldolgozhatják az összes adatot. Az ilyen számlákhoz való hozzáféréssel különböző, mind az ügyfél, mind a vállalat számára érdekes adatokat ismerhet meg, mivel bizonyos szakaszokra kattintva bővítheti az információkat.
- Strukturálatlan formátumú számlák: Ezek alapvetően egy képet jelentenek, azaz a számítógépes rendszerekbe való bevitelükhöz kézi beavatkozással kell feldolgozni őket. Ide tartoznak a beszkennelt papírszámlák és a PDF-fájlok. Önmagukban nem tesznek lehetővé több információhoz való hozzáférést, mint ami ott szerepel, de ez nem bővíthető, azaz nem lehet továbbmenni, mert olyan, mintha egy fizikai számla fényképét nézegetnénk.
Kapcsolódó cikk: Különbség a számla és a számla között.
Az elektronikus számla előnyei
Mint látható, a rendszerezés lehet az egyik előnye annak, hogy a elektronikus számlázás, vannak azonban más előnyök is, amelyekről érdemes tudni, ezek közül a legfontosabbak a következők:
- Nagyobb pontosságot biztosít: csökkenti az emberi hibák számát, mivel, mint említettük, automatizálhatóak a következőkkel szoftver, ami megakadályozza, hogy egy személy manipulálja őket az információk tárolása érdekében. Ez időt is megtakarít.
- A feldolgozási ciklusok lerövidítése, mint például a begyűjtés.
- Elektronikus számlázás használatával nem kell fizetnie a nyomtatásért vagy szállítás költségek, mivel minden online történik.
- Optimalizálja a tárhelyet, mindent a számítógép végez, így a lemezre vagy a felhőbe menthet.
- Segít biztosítani jobb ügyfélszolgálat, támogatás és nyomon követés.
- Megszünteti a papírfogyasztástkörnyezetbarát.
- minimalizálja a csalás kockázatát.
- Az informatikai rendszerek jobb kezelésetöbbek között.
Hátrányok
Bár az előnyök nyilvánvalóak, vannak azonban más szempontok is, amelyek hátrányt jelentenek, és amelyeket érdemes figyelembe venni az elektronikus számlázásra való áttéréskor:
- A szokás hiánya: egyesek még mindig nem szoktak hozzá ehhez a számlatípushoz, ezért fizikai számlát kérnek, és nem tulajdonítanak nagy jelentőséget az elektronikus számlának (így dupla munka lenne).
- Meg kell tenni további népszerű a kis- és középvállalkozások (kkv-k) körében, amelyek nem szoktak ilyen típusú számlát kiállítani.
- Még mindig van automatikus elutasítás sok utalványt a számlák küldésében fellépő rendszer- vagy szoftverhibák miatt (bár ez fokozatosan javul).
- Kezdeti befektetést igényel: Ahhoz, hogy használni lehessen a technológiát, be kell fektetni a technológiába, mivel szükség van egy szoftverre vagy technológiai szolgáltatóra, azonban a beruházás után jön a megtakarítás.
- Nem lehet törölték, ez csak a számla teljes összegéről szóló jóváírások kiállításával lehetséges, ezért fontos egy olyan szoftver vagy technológiai szolgáltató, amellyel könnyebb megoldani ezeket a problémákat.
Mi történik, ha nincs elektronikus számlám?
Figyelembe kell vennie, hogy a vállalatoknak (nagyobb mértékben) egyre inkább meg kell valósítaniuk az elektronikus számla bevezetésének kötelezettségét, hogy megfeleljenek a jogi követelményeknek (országtól függően), azonban Spanyolország esetében, ha ezeket a számlákat nem hajtják végre, akár 10 000 eurós büntetés is kiszabható. (Mindenesetre ellenőrizze az Ön működési helye szerinti jogszabályoknak megfelelően).
Ki nem köteles elektronikusan számlázni?
A fentiek ellenére ne feledje, hogy az egyes szakemberek vagy szabadúszók nem kötelesek elektronikusan benyújtani számláikat, csak akkor, ha ezt kívánják, vagy legalábbis 2023 folyamán ez lesz a helyzet, így itt az ideje, hogy megismerkedjen a dokumentum benyújtásának vagy elérésének ezzel az új módjával.
Ha vannak kifizetetlen elektronikus számláim az ügyfelektől, mit tehetek?
Ha ügyfelei kifizetetlen elektronikus számlákkal rendelkeznek, érdemes megfontolni néhány lehetőséget:
-Emlékeztesse az ügyfeleket a kintlévőségekről szóló számlákra, és kérje őket, hogy minél hamarabb fizessék ki azokat. Emlékeztetőt küldhet nekik e-mailben vagy telefonon.
-Fizetési tervet kínál a kintlévőséggel rendelkező ügyfeleknek. Ez jó lehetőség lehet, ha az ügyfél pénzügyi nehézségekkel küzd.
-Fontolja meg egy behajtó ügynökség vagy ügyvéd felbérlését, hogy segítsen behajtani a kintlévőségeket. Ha van késedelmes kifizetések számlákból, Oddcoll egy nemzetközi adósságbehajtó ügynökség, amely garantálja a sikeres kifizetést. Lépjen kapcsolatba most! Bátorítjuk, hogy olvassa el Fizetési emlékeztető e-mail és Hogyan lehet behajtani a kifizetetlen számlákat.
-Ha az ügyfél nem fizet, fontolóra veheti jogi lépések megtételét. Ez magában foglalhatja az Ön elleni pert is.
Következtetés
Az elektronikus számlázás egy újabb lépés a dokumentumok digitalizálása felé, mivel megkönnyíti a vásárlás nyomon követését, emellett a vevő számára kényelmesebb az online tárolás és az esetleges követelés benyújtása, a vállalat számára pedig kényelmesebb az ügyintézés.
Tehát akár nagyvállalat, akár kisvállalat, akár egyéni vállalkozó, itt az ideje, hogy egy kicsit megismerkedjen ezzel a dokumentációval, mert előbb-utóbb minden iparágban követelmény lesz a vásárlás és az értékesítés eszközeként.
