Guia passo-a-passo para a cobrança de facturas em atraso
Em primeiro lugar, trata-se de medidas que pode tomar quando a fatura estiver vencida. (Se quiser tentar cobrar o crédito por si próprio antes de procurar ajuda profissional).
Atuar logo que a fatura estrangeira seja devida! Comece por ser amigável e avance para um tom mais "ameaçador"!
Passo 1. Lembrete de pagamento
- Emitir no máximo dois avisos. (Para não comprometer a seriedade).
- Nunca escreva "primeiro lembrete" (ou algo semelhante). Isso deixa claro que haverá mais.
- Seja claro que a consequência do não pagamento é o início de um processo de escalonamento.
- Pode começar com um "lembrete amigável" que seja suave e simpático e seguir com um "aviso de incumprimento" mais formal.
Passo 2 Seguimento com um lembrete telefónico
- Concentrar-se exclusivamente na resolução do litígio. (Não discutir outros assuntos nesta conversa)
- Consultar diretamente o pagamento em atraso e perguntar sobre o motivo da pagamento em atraso.
- Perguntar quando é que o cliente vai efetuar o pagamento. Insista numa resposta concreta.
- Acompanhar sempre os potenciais acordos/promessas (tanto para pagamentos integrais como para planos de prestações) por correio eletrónico ou correio postal, como documentação sobre outras acções, caso o devedor não cumpra a obrigação.
Depois de ter actuado prontamente contra o seu cliente, é de esperar que ele lhe pague ou, pelo menos, lhe dê uma explicação para o atraso no pagamento.
Então, como deve reagir às diferentes respostas do seu cliente?
A falta de pagamento pode sempre ser atribuída a uma destas três razões: o cliente esquece-se de pagar, não pode pagar ou recusa-se a pagar.
A. Esquecer-se de pagar;
É evidente que se pretende dar ao devedor uma oportunidade de pagar.
B. Não pode pagar;
Pode considerar um plano de prestações ou oferecer um preço com desconto em caso de pagamento imediato, ou; Pode enviar o caso diretamente para um cobrador de dívidas para garantir que o seu pedido tem prioridade para o seu cliente. (Os créditos transfronteiriços tendem a não ter prioridade para as empresas que enfrentam problemas de liquidez).
C. Recusa-se a pagar;
Se o devedor contestar o crédito - É aconselhável iniciar imediatamente uma ação judicial.
Se o devedor simplesmente ignorar o pagamento sem indicar o motivo, deve enviar o caso a um cobrador de dívidas para exercer alguma pressão sobre o devedor.
E se, apesar dos seus esforços, o devedor continuar a não pagar?
Então é altura de contratar ajuda profissional!
Envolver um terceiro.
Uma agência de cobrança de dívidas ou um escritório de advogados?
Tanto os escritórios de advogados como as empresas de cobrança de dívidas podem ajudá-lo a cobrar créditos não contestados.
O que é habitual utilizar varia de país para país, o que torna difícil dar uma resposta uniforme à pergunta.
Em geral, se o devedor contestar a sua obrigação de pagamento, deve procurar assistência jurídica.
No seu próprio país ou no país do devedor?
Certifique-se de que o profissional que escolher garante uma cobertura local no mesmo país em que se encontra o devedor.
As actividades de cobrança são regulamentadas a nível nacional para proteger os devedores de empresas sem escrúpulos e de práticas proibidas. É quase sempre necessária uma autorização para efetuar a cobrança de dívidas.
Consequentemente, um terceiro cobrador de dívidas quase nunca é autorizado a realizar ele próprio actividades de cobrança no estrangeiro, devendo igualmente designar um profissional local para essa tarefa.
Um cobrador de dívidas com cobertura local cobra o crédito de forma muito mais eficaz devido ao seu conhecimento da legislação processual local, das práticas de cobrança, etc.
