Mis on elektroonilised arved ja kuidas need toimivad?
Raamatupidamismaailm areneb jätkuvalt ning suur osa dokumentatsioonist on automatiseeritud ja digitaliseeritud, sealhulgas arved, mis on peamine vahend nii toodete kui ka teenuste ostmisel või müümisel.
Vähehaaval on see dokument muutumas populaarseks elektrooniliselt erinevates riikides ja turusektorites, seda selleks, et lihtsustada raamatupidamisprotsesse ettevõttes ja anda klientidele täpset teavet selle kohta, mida nad konsulteerivad, olles võimeline üksikasjalikult laiendama, mida makstakse ja kõiki ostetava omadusi, nagu osamaksete arv (kui see on valitud), tehingu aeg, lühidalt öeldes.
Kahtlemata, elektroonilised arved kasvab, st üha rohkem ettevõtteid hakkab neid oma raamatupidamisdünaamikasse kaasama, seega on oluline nendega tutvuda. Olenemata sellest, kas teil on ettevõte või olete füüsilisest isikust ettevõtja või isegi kui olete püsiklient, tuleb teie teadmiste laiendamine selle dokumendi kohta kindlasti kasuks.
Mis on elektrooniline arve?
Te võite juba teada mis on arve on, kuid kuidas on lood elektroonilise arvega?
Esimene asi, mida peaksite teadma, on see, et elektrooniline arve on raamatupidamisdokument, mis täidab täpselt sama eesmärki kui füüsiline (paberil) arve, st sellel on samad õiguslikud tagajärjed, kuid selle erinevusega, et see väljastatakse elektroonilisel kujul (see jõuab interneti kaudu kas teie arvutisse või mobiiltelefoni, kas e-posti või Whats Appi kaudu). Pidage meeles, et arve on toote või teenuse tarnimise põhjendamiseks, mistõttu on see oluline ja seda tuleks nõuda iga ostu puhul.
Teine aspekt, mida tuleb arvesse võtta, on see, et arve mis tahes kujul sõltub vastuvõtja nõusolekust, sest vastuvõtja on see, kes lõpuks otsustab, kuidas ta selle kätte saab (kas ta soovib seda füüsiliselt või elektrooniliselt).
Millal on elektrooniline arveldamine kohustuslik?
Elektroonilise arvete esitamise nõue sõltub iga riigi eeskirjadest; näiteks Hispaanias on see kohustuslik teatud tüüpi ettevõtete ja toimingute puhul. Lisaks peavad kõik ettevõtted, kes esitavad arveid avalikule haldusele, seda tegema alates 1. jaanuarist 2021.
Informatsioonina (juhul, kui soovite seda mingil hetkel järelepärida), on need arved reguleeritud 30. novembri kuningliku dekreediga 1619/2012, mis reguleerib arvete esitamise kohustusi, näiteks:
- Nagu mainitud, tuleb arve väljastamise kohustus alati anda ostjale.
- Olemasolevad arvete tüübid,
- Arve sisu, mis peab olema selge ja selgesõnaline.
- Nõuded arvetele
- Tähtajad ja säilitamine (kui kaua see kestab, st kui kaua on see aktiivne või kehtiv, et esitada nõue).
- Teine kohustus on täpsustada, kas arve on duplikaat-, koond- või parandusarve.
Elektrooniliste arvete liigid
Elektroonilisi arveid on kahte peamist tüüpi, üks on struktureeritud ja teine struktureerimata kujul. Mõlemat elektroonilist dokumenti saab edastada digitaalselt, Interneti kaudu. Erinevus seisneb selles, et ühte saab automatiseerida (struktureeritud) ja teist mitte.
Pidage meeles, et arvete automatiseerimine on seotud nende haldamisega kogu protsessi vältel, st nende jälgimisega alates nende väljastamisest kuni maksete kooskõlastamiseni. See säästab aega ettevõtete haldusülesannete täitmisel ja annab ka suurema selguse, kui on vaja teada, millised on laekumised, maksed ja mis on soetatud.
Kas teil on mingeid kahtlusi? Järgmise selgituse abil on teil see kindlasti palju selgem:
- Arved struktureeritud kujul: Seda tüüpi arveid saab automaatselt genereerida arveldussüsteemi abil ja neid saab koos kõigi andmetega automatiseeritult töödelda makse- ja raamatupidamissüsteemides. Nendele arvetele juurdepääsul saate teada erinevaid andmeid, mis pakuvad huvi nii kliendile kui ka ettevõttele, sest te saate teavet laiendada, klõpsates teatud osadel.
- Struktureerimata kujul arveid: Need on põhimõtteliselt kujutised, s.t neid tuleb töödelda, et need arvutisüsteemidesse sisestada käsitsi. Siia kuuluvad ka skaneeritud paberarved ja PDF-failid. Iseenesest ei võimalda need juurdepääsu rohkemale teabele kui seal märgitud, kuid seda ei saa laiendada, st kaugemale ei ole võimalik minna, sest see on nagu füüsilise arve foto vaatamine.
Seotud artikkel: Erinevus arve ja arve vahel.
Elektroonilise arve eelised
Nagu näete, võib süstematiseerimine olla üks eeliseid, kui kasutate elektrooniline arvete esitamine, Siiski on ka teisi eeliseid, mida tasub teada, millest kõige olulisemad on järgmised:
- Annab suurema täpsuse: see vähendab inimlikke vigu, kuna, nagu mainitud, saab neid automatiseerida, kasutades selleks tarkvara, mis takistab inimesel nendega manipuleerida, et salvestada teavet. See säästab ka aega.
- Lühendada töötlemistsükleid, näiteks kogumine.
- Kasutades elektroonilist arveldamist te ei pea maksma trükkimise eest või laevandus kulud, kuna kõik toimub internetis.
- Optimeeri salvestusruumi, kõik toimub arvuti abil, nii et saad salvestada kettale või pilve.
- Aitab pakkuda parem klienditeenindus, toetus ja järelmeetmed.
- Kõrvaldab paberi tarbimiseon keskkonnasõbralik.
- Minimeerib pettuse riski.
- IT-süsteemide parem haldaminemuu hulgas.
Puudused
Kuigi eelised on nähtavad, on siiski ka teisi aspekte, mis on puudused ja mida tasub elektroonilisele arvete esitamisele üleminekul arvesse võtta:
- Harjumuse puudumine: mõned inimesed ei ole ikka veel harjunud seda tüüpi arvetega, mistõttu nad küsivad füüsilist arvet ja ei anna elektroonilisele arvele suurt väärtust (seega oleks see topelt töö).
- See tuleb teha rohkem populaarne väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete (VKEd) seas, kes ei ole harjunud seda tüüpi arveid väljastama.
- On veel automaatne tagasilükkamine paljude vautšerite saatmine süsteemi või tarkvara vigade tõttu arvete saatmisel (kuigi see on järk-järgult paranemas).
- Nõuab alginvesteeringut: Selleks, et seda kasutada, on vaja investeerida tehnoloogiasse, sest selleks on vaja tarkvara või tehnoloogia pakkujat, kuid pärast seda investeeringut tuleb raha kokku hoida.
- See ei saa olla tühistatakse, on see võimalik ainult arve kogusumma kohta kreeditarvete väljastamisega, mistõttu on oluline, et tarkvara- või tehnoloogiapakkuja abil on neid probleeme lihtsam lahendada.
Mis juhtub, kui mul ei ole elektroonilist arvet?
Peate arvestama, et ettevõtted peavad (suuremal määral) üha enam rakendama elektroonilise arve rakendamise kohustust, et täita juriidilisi nõudeid (sõltuvalt riigist), kuid Hispaania puhul võidakse nende arvete rakendamata jätmise korral määrata kuni 10 000 euro suurused trahvid. (Igal juhul kontrollige vastavalt selle koha seadustele, kus te tegutsete).
Kes ei ole kohustatud esitama arveid elektrooniliselt?
Hoolimata eelnevast, pidage meeles, et üksikud spetsialistid või vabakutselised ei ole kohustatud oma arveid elektrooniliselt esitama, vaid ainult siis, kui nad seda soovivad, või vähemalt on see nii 2023. aasta jooksul, seega on ideaalne aeg tutvuda selle uue dokumendi esitamise või sellele juurdepääsu viisiga.
Mida saan teha, kui mul on klientidelt tasumata elektroonilised arved?
Kui teil on oma klientidelt maksmata elektroonilisi arveid, on mõned võimalused, mida võiksite kaaluda:
-Tuletage klientidele meelde tasumata arveid ja paluge neil need võimalikult kiiresti tasuda. Võite saata neile meeldetuletuse e-posti või telefoni teel.
-Pakkuda maksegraafikut klientidele, kellel on tasumata arved. See võib olla hea võimalus, kui kliendil on finantsraskused.
-Kaaluge inkassobüroo või advokaadi palkamist, et aidata teil tasumata arveid sisse nõuda. Kui teil on hilinenud maksed arvetest, Oddcoll on rahvusvaheline võlgade sissenõudja agentuur, mis tagab eduka makse. Võtke nüüd ühendust! Me julgustame lugema Maksmise meeldetuletus e-kiri ja Kuidas koguda tasumata arveid.
-Kui klient ei maksa, võite kaaluda kohtumenetluse algatamist. See võib hõlmata teie vastu hagi esitamist.
Kokkuvõte
Elektrooniline arvete esitamine on veel üks samm dokumentide digitaliseerimise suunas, sest see lihtsustab ostu jälgimise protsessi, lisaks on ostjale mugavam salvestada ja esitada mis tahes nõudeid internetis ning ettevõttele on mugavam osaleda.
Nii et olenemata sellest, kas te olete suurettevõte, väikeettevõte või füüsilisest isikust ettevõtja, on aeg õppida veidi selle dokumentatsiooni kohta, sest pigem varem kui hiljem muutub see ostu- ja müügivahendina igas tööstusharus nõutavaks.
