Ce sunt facturile electronice și cum funcționează acestea?
Lumea contabilității continuă să evolueze, iar multe documente au fost automatizate și digitalizate, inclusiv facturile, care sunt un instrument cheie în procesul de cumpărare sau vânzare, fie că este vorba de produse sau servicii.
Încetul cu încetul, acest document devine popular pe cale electronică în diferite țări și sectoare de piață, acest lucru pentru a facilita procesele contabile într-o companie și pentru a oferi clienților informații exacte despre ceea ce consultă, fiind capabil să extindă în detaliu ceea ce este plătit și toate caracteristicile a ceea ce este achiziționat ca număr de rate (dacă se alege astfel), timpul tranzacției, pe scurt.
Fără îndoială, facturi electronice vor crește, adică din ce în ce mai multe companii le vor încorpora în dinamica lor contabilă, așa că este important să vă familiarizați cu ele. Fie că aveți o companie, fie că lucrați pe cont propriu sau chiar dacă sunteți un client obișnuit, extinderea cunoștințelor despre acest document vă va fi cu siguranță utilă.
Ce este o factură electronică?
Este posibil să știți deja ce este o factură este, dar cum rămâne cu o factură electronică?
Primul lucru pe care trebuie să îl știți este că un factură electronică este un document contabil care are exact același scop ca o factură fizică (pe hârtie), adică are aceleași efecte juridice, cu diferența că este emisă în format electronic (ajunge prin internet fie pe computer, fie pe telefonul mobil, fie prin e-mail, fie prin whats app). Rețineți că factura servește la justificarea livrării unui produs sau serviciu, de aceea este importantă și ar trebui solicitată la fiecare achiziție.
Un alt aspect care trebuie luat în considerare este faptul că factura, în oricare dintre formatele sale, este supusă consimțământului destinatarului, deoarece destinatarul este cel care decide în cele din urmă cum să o primească (dacă o solicită fizic sau electronic).
Când este obligatorie facturarea electronică?
Obligativitatea facturării electronice depinde de reglementările din fiecare țară; în Spania, de exemplu, este obligatorie pentru anumite tipuri de întreprinderi și operațiuni. În plus, toate întreprinderile care facturează administrația publică trebuie să facă acest lucru începând cu 1 ianuarie 2021.
Ca o informație (în cazul în care doriți să o consultați la un moment dat), aceste facturi sunt reglementate prin Decretul regal 1619/2012 din 30 noiembrie, care controlează obligațiile de facturare, cum ar fi:
- Obligația de a emite o factură, după cum s-a menționat, trebuie acordată întotdeauna unui cumpărător.
- Tipurile de facturi existente,
- Conținutul facturii, care trebuie să fie clar și explicit.
- Cerințe privind facturile
- Termene limită și reținere (cât timp durează, adică cât timp este activă sau în vigoare pentru a formula o cerere)
- O altă obligație este de a specifica dacă factura este o factură duplicat, recapitulativă sau rectificativă.
Tipuri de facturi electronice
Există două tipuri principale de facturi electronice, unul în format structurat și celălalt în format nestructurat. Ambele documente electronice pot fi transmise digital, prin internet. Diferența constă în faptul că una poate fi automatizată (structurată), iar cealaltă nu.
Amintiți-vă că automatizarea facturilor are de-a face cu gestionarea acestora pe parcursul întregului proces, adică urmărirea lor din momentul în care sunt emise până la reconcilierea plăților. Acest lucru economisește timp în sarcinile administrative ale companiilor și, de asemenea, oferă o mai mare claritate atunci când vine vorba de a cunoaște încasările, plățile și ceea ce a fost achiziționat.
Aveți îndoieli? Cu următoarea explicație, cu siguranță vă va fi mult mai clar:
- Facturi în format structurat: Acest tip de facturi poate fi generat automat de un sistem de facturare și poate fi prelucrat cu toate datele sale în mod automat, de către sistemele de plată și de contabilitate. Accesând aceste facturi, puteți cunoaște diferite date de interes atât pentru client, cât și pentru întreprindere, deoarece puteți extinde informațiile făcând clic pe anumite secțiuni.
- Facturi în format nestructurat: Acestea sunt în esență o imagine, adică trebuie prelucrate pentru a fi introduse în sistemele informatice, prin intervenție manuală. Aceasta include facturile pe hârtie scanate și fișierele PDF. În sine, acestea nu permit accesul la mai multe informații decât cele care sunt indicate acolo, dar acestea nu pot fi extinse, adică nu este posibil să se meargă mai departe, deoarece este ca și cum ne-am uita la o fotografie a unei facturi fizice.
Articol conex: Diferența dintre factură și factură.
Avantajele unei facturi electronice
După cum puteți vedea, sistematizarea poate fi unul dintre avantajele utilizării facturare electronică, cu toate acestea, există și alte avantaje care merită cunoscute, dintre care cele mai importante sunt:
- Oferă o precizie mai mare: reduce erorile umane, deoarece, după cum s-a menționat, acestea pot fi automatizate prin intermediul software, ceea ce împiedică o persoană să le manipuleze pentru a stoca informațiile. Acest lucru economisește, de asemenea, timp.
- Scurtarea ciclurilor de prelucrare, cum ar fi colectarea.
- Prin utilizarea facturării electronice nu trebuie să plătiți imprimarea sau expediere costuri, deoarece totul se face online.
- Optimizați spațiul de stocare, totul se face pe calculator, astfel încât să puteți salva pe disc sau în cloud.
- Ajută la furnizarea servicii mai bune pentru clienți, sprijin și monitorizare.
- Elimină consumul de hârtie, este ecologic.
- Minimizează riscul de fraudă.
- Îmbunătățirea gestionării sistemelor informatice, printre altele.
Dezavantaje
Cu toate acestea, deși avantajele sunt vizibile, există și alte aspecte care sunt dezavantaje și care merită luate în considerare atunci când se trece la facturarea electronică:
- Lipsa de obișnuință: unele persoane nu sunt încă obișnuite cu acest tip de factură, astfel încât solicită o factură fizică și nu acordă prea multă valoare celei electronice (deci ar fi muncă dublă).
- Acesta trebuie să fie făcut mai mult populare în rândul întreprinderilor mici și mijlocii (IMM-uri), care nu sunt obișnuite să emită acest tip de factură.
- Există încă automat respingere a multor bonuri din cauza unor defecțiuni de sistem sau de software în trimiterea facturilor (deși acest lucru se îmbunătățește treptat).
- Necesită o investiție inițială: Este necesar să se investească în tehnologie pentru a o putea utiliza, deoarece este nevoie de un furnizor de software sau de tehnologie, însă după această investiție urmează economiile.
- Acesta nu poate fi Anulat, acest lucru este posibil numai prin emiterea de note de credit pentru suma totală a facturii, de unde și importanța unui furnizor de software sau tehnologie cu care este mai ușor să rezolvați aceste probleme.
Ce se întâmplă dacă nu am o factură electronică?
Trebuie să țineți cont de faptul că întreprinderile (într-o măsură mai mare) trebuie să pună în aplicare din ce în ce mai mult obligația de a implementa factura electronică pentru a respecta cerințele legale (în funcție de țară), cu toate acestea, în cazul Spaniei, dacă aceste facturi nu sunt implementate, pot fi impuse sancțiuni de până la 10 000 de euro. (În orice caz, verificați în conformitate cu legislația locului în care vă desfășurați activitatea).
Cine nu este obligat să factureze electronic?
În ciuda celor de mai sus, rețineți că profesioniștii individuali sau liber-profesioniștii nu sunt obligați să își prezinte facturile în format electronic, ci doar dacă doresc să facă acest lucru, sau cel puțin acesta va fi cazul în 2023, deci este momentul perfect pentru a vă informa cu privire la această nouă modalitate de prezentare sau accesare a acestui document.
Dacă am facturi electronice neplătite de la clienți, ce pot face?
Dacă aveți facturi electronice neplătite de la clienții dumneavoastră, există câteva opțiuni pe care ați putea dori să le luați în considerare:
Reamintiți-le clienților facturile restante și rugați-i să le plătească cât mai curând posibil. Puteți să le trimiteți un memento prin e-mail sau telefon.
-Oferiți un plan de plată clienților cu facturi restante. Aceasta poate fi o opțiune bună dacă clientul are dificultăți financiare.
-Luați în considerare angajarea unei agenții de colectare sau a unui avocat pentru a vă ajuta să recuperați facturile restante. Dacă aveți plăți întârziate din facturi, Oddcoll este un colector internațional de creanțe agenție care garantează plata cu succes. Contactați-ne acum! Vă încurajăm să citiți Email de reamintire a plății și Cum să colectați facturile neplătite.
-Dacă clientul nu plătește, puteți lua în considerare luarea de măsuri legale. Aceasta ar putea include intentarea unui proces împotriva dumneavoastră.
Concluzie
Facturarea electronică este un pas în plus către digitalizarea documentelor, deoarece facilitează procesul de urmărire a achiziției, în plus, este mai convenabil pentru cumpărător să stocheze și să facă orice cerere online, iar pentru companie este mai convenabil să se ocupe de aceasta.
Prin urmare, indiferent dacă sunteți o companie mare, o companie mică sau un profesionist independent, este timpul să învățați câte ceva despre această documentație, deoarece mai devreme sau mai târziu va deveni o cerință ca instrument de cumpărare și vânzare în orice industrie.
