¿Qué son las facturas electrónicas y cómo funcionan?
El mundo de la contabilidad sigue evolucionando, y gran parte de la documentación se ha automatizado y digitalizado, incluidas las facturas, que son una herramienta clave a la hora de comprar o vender, ya sean productos o servicios.
Poco a poco este documento se va popularizando de manera electrónica en diferentes países y sectores del mercado, esto con el fin de facilitar los procesos contables en una empresa y de brindar a los clientes información precisa sobre lo que consultan, pudiendo ampliar de manera detallada lo que se está pagando y todas las características de lo que se está adquiriendo como número de cuotas (si así se elige), tiempo de la transacción, en fin.
Sin duda, facturas electrónicas crecerán, es decir, cada vez más empresas los incorporarán a su dinámica contable, por lo que es importante familiarizarse con ellos. Tanto si tienes una empresa como si eres autónomo, o incluso si eres un cliente habitual, ampliar tus conocimientos sobre este documento seguro que te vendrá muy bien.
¿Qué es una factura electrónica?
Puede que ya sepas qué es una factura es, pero ¿y una factura electrónica?
Lo primero que debe saber es que un factura electrónica es un documento contable que sirve exactamente para lo mismo que una factura física (en papel), es decir, tiene los mismos efectos legales, con la diferencia de que se emite en formato electrónico (llega por internet ya sea a tu ordenador o móvil, ya sea por email o whats app). Ten en cuenta que la factura sirve para justificar la entrega de un producto o servicio, por eso es importante y debe solicitarse con cada compra.
Otro aspecto a tener en cuenta es que la factura en cualquiera de sus formatos está sujeta al consentimiento del destinatario, ya que es éste quien finalmente decide cómo recibirla (si solicitarla física o electrónicamente).
¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica?
La exigencia de factura electrónica depende de la normativa de cada país; en España, por ejemplo, es obligatoria para algunos tipos de empresas y operaciones. Además, todas las empresas que facturen a la Administración Pública deberán hacerlo a partir del 1 de enero de 2021.
Como dato (por si en algún momento quieres consultarlo), dichas facturas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación, tales como:
- La obligación de expedir factura, como se ha mencionado, debe recaer siempre en el comprador.
- Los tipos de facturas existentes,
- El contenido de la factura, que debe ser claro y explícito.
- Requisitos de facturación
- Plazos y retención (cuánto dura, es decir, cuánto tiempo está activo o en vigor para reclamar).
- Otra obligación es especificar si se trata de una factura duplicada, rectificativa o recapitulativa.
Tipos de facturas electrónicas
Existen dos tipos principales de facturas electrónicas, una en formato estructurado y otra en formato no estructurado. Ambos documentos electrónicos pueden transmitirse digitalmente, a través de Internet. La diferencia es que uno puede automatizarse (estructurado) y el otro no.
Recordemos que la automatización de facturas tiene que ver con la gestión de las mismas a lo largo de todo el proceso, es decir, llevar un control de las mismas desde que se emiten hasta que se concilian los pagos. Esto ahorra tiempo en las tareas administrativas de las empresas y, además, proporciona una mayor claridad a la hora de conocer los cobros, los pagos y lo que se ha adquirido.
¿Tiene alguna duda? Con la siguiente explicación seguro que lo tienes mucho más claro:
- Facturas en formato estructurado: Este tipo de facturas pueden ser generadas automáticamente por un sistema de facturación y pueden ser procesadas con todos sus datos de forma automatizada, por sistemas de pago y contabilidad. Accediendo a estas facturas se pueden conocer diferentes datos de interés tanto para el cliente como para la empresa, ya que se podría ampliar información pinchando en determinados apartados.
- Facturas en formato no estructurado: Se trata básicamente de una imagen, es decir, que hay que procesarlas para introducirlas en los sistemas informáticos, mediante intervención manual. Esto incluye las facturas en papel escaneadas y los archivos PDF. Por sí solas no permiten acceder a más información que la que allí se indica, pero ésta no puede ampliarse, es decir, no es posible ir más allá porque es como ver una foto de una factura física.
Artículo relacionado: Diferencia entre factura y recibo.
Ventajas de la factura electrónica
Como puede ver, la sistematización puede ser una de las ventajas de utilizar facturación electrónica, Sin embargo, hay otras ventajas que merece la pena conocer, entre ellas las más importantes son:
- Proporciona mayor precisión: reduce el error humano, ya que, como se ha mencionado, pueden automatizarse mediante software, lo que impide que una persona los manipule para almacenar la información. Esto también ahorra tiempo.
- Acortar los ciclos de procesamientocomo la recogida.
- Utilizando la facturación electrónica no tiene que pagar impresión o envío costesya que todo se hace en línea.
- Optimiza el espacio de almacenamiento, todo se hace por ordenador, así que puedes guardar en disco o en la nube.
- Ayuda a proporcionar mejor servicio al clienteApoyo y seguimiento.
- Elimina el consumo de papeles respetuosa con el medio ambiente.
- Minimiza el riesgo de fraude.
- Mejora de la gestión de los sistemas informáticosentre otros.
Desventajas
Sin embargo, aunque las ventajas son visibles, hay otros aspectos que son desventajas y que merece la pena tener en cuenta a la hora de pasarse a la facturación electrónica:
- Falta de costumbre: algunas personas todavía no están acostumbradas a este tipo de factura, por lo que piden una factura física y no dan mucho valor a la electrónica (por lo que sería doble trabajo).
- Hay que hacer más popular entre las pequeñas y medianas empresas (PYME), que no están acostumbradas a emitir este tipo de facturas.
- Todavía hay automático rechazo de muchos comprobantes debido a fallos del sistema o de los programas informáticos en el envío de facturas (aunque esto está mejorando gradualmente).
- Requiere una inversión inicial: Es necesario invertir en tecnología para poder utilizarla, ya que se necesita un proveedor de software o tecnología, sin embargo, después de esa inversión viene el ahorro de dinero.
- No puede ser cancelado, esto sólo es posible emitiendo notas de crédito por el importe total de la factura, de ahí la importancia de un proveedor de software o tecnología con el que sea más fácil resolver estos problemas.
¿Qué ocurre si no tengo factura electrónica?
Debes tener en cuenta que las empresas (en mayor medida) deben implantar cada vez más la obligación de implantar la factura electrónica para cumplir con los requisitos legales (dependiendo del país), sin embargo, en el caso de España, si no se implantan estas facturas, se pueden imponer sanciones de hasta 10.000 euros. (En cualquier caso, compruebe según las leyes del lugar donde opere).
¿Quién no está obligado a facturar electrónicamente?
A pesar de lo anterior, ten en cuenta que los profesionales individuales o autónomos no están obligados a presentar sus facturas electrónicamente, solo si así lo desean, o al menos así será durante 2023, por lo que es el momento perfecto para conocer esta nueva forma de presentar o acceder a este documento.
Si tengo facturas electrónicas impagadas de clientes, ¿qué puedo hacer?
Si tiene facturas electrónicas impagadas de sus clientes, hay algunas opciones que puede considerar:
-Recuerde a los clientes las facturas pendientes y pídales que las paguen lo antes posible. Puedes enviarles un recordatorio por correo electrónico o por teléfono.
-Ofrecer un plan de pagos a los clientes con facturas pendientes. Puede ser una buena opción si el cliente tiene dificultades financieras.
-Considere la posibilidad de contratar a una agencia de cobros o a un abogado para que le ayude a recuperar las facturas pendientes. Si tiene pagos atrasados de las facturas, Oddcoll es un cobrador internacional agencia que garantiza el éxito del pago. ¡Contacte ya! Le animamos a leer Recordatorio de pago por correo electrónico y Cómo cobrar facturas impagadas.
-Si el cliente no paga, puede plantearse emprender acciones legales. Esto podría incluir la presentación de una demanda contra usted.
Conclusión
La factura electrónica es un paso más hacia la digitalización de los documentos ya que facilita el proceso de seguimiento de la compra, además, para el comprador es más cómodo almacenar y realizar cualquier reclamación online, y para la empresa es más cómodo atenderla.
Así que tanto si eres una gran empresa, una pequeña o un profesional autónomo, es hora de que aprendas un poco sobre esta documentación porque más pronto que tarde se convertirá en un requisito como herramienta de compra y venta en cualquier sector.
