Wat zijn elektronische facturen en hoe werken ze?
De wereld van de boekhouding blijft zich ontwikkelen en veel documentatie is geautomatiseerd en gedigitaliseerd, waaronder facturen, die een belangrijk hulpmiddel zijn bij het kopen of verkopen van producten of diensten.
Beetje bij beetje wordt dit document elektronisch populair in verschillende landen en marktsectoren, dit om de boekhoudkundige processen in een bedrijf te vergemakkelijken en om klanten te voorzien van nauwkeurige informatie over wat ze raadplegen, in staat zijn om in detail uit te breiden wat er wordt betaald en alle kenmerken van wat er wordt gekocht als aantal termijnen (indien zo gekozen), tijd van de transactie, in het kort.
Ongetwijfeld, elektronische facturen zullen groeien, dat wil zeggen dat meer en meer bedrijven ze zullen opnemen in hun boekhoudkundige dynamiek, dus is het belangrijk om ermee vertrouwd te raken. Of je nu een bedrijf hebt of zelfstandig ondernemer bent, of zelfs als je een vaste klant bent, het uitbreiden van je kennis over dit document zal zeker van pas komen.
Wat is een elektronische factuur?
Misschien weet u het al wat is een factuur is, maar hoe zit het met een elektronische factuur?
Het eerste wat je moet weten is dat een elektronische factuur is een boekhoudkundig document dat precies hetzelfde doel dient als een fysieke factuur (op papier), dat wil zeggen dat het dezelfde juridische gevolgen heeft, met het verschil dat het in elektronisch formaat wordt uitgegeven (het komt via internet aan op je computer of mobiele telefoon, via e-mail of whats app). Houd in gedachten dat de factuur dient om de levering van een product of dienst te rechtvaardigen, daarom is het belangrijk en moet het worden aangevraagd bij elke aankoop.
Een ander aspect waarmee rekening moet worden gehouden, is dat de factuur, in welke vorm dan ook, onderworpen is aan de toestemming van de ontvanger, aangezien het de ontvanger is die uiteindelijk beslist hoe hij de factuur wil ontvangen (fysiek of elektronisch).
Wanneer is elektronische facturatie verplicht?
De eis van elektronisch factureren hangt af van de regelgeving van elk land; in Spanje is het bijvoorbeeld verplicht voor sommige soorten bedrijven en activiteiten. Bovendien moeten alle bedrijven die factureren aan de overheid dit doen vanaf 1 januari 2021.
Ter informatie (voor het geval je het op een bepaald moment wilt raadplegen), deze facturen worden gereguleerd door Koninklijk Besluit 1619/2012 van 30 november, dat de factureringsverplichtingen regelt, zoals:
- De verplichting om een factuur uit te reiken moet, zoals gezegd, altijd aan een koper worden gegeven.
- De bestaande soorten facturen,
- De inhoud van de factuur, die duidelijk en expliciet moet zijn.
- Vereisten voor facturen
- Tijdslimieten en retentie (hoe lang het duurt, d.w.z. hoe lang het actief of van kracht is om een claim in te dienen)
- Een andere verplichting is om aan te geven of de factuur een duplicaat-, recapitulatie- of rectificatiefactuur is.
Soorten elektronische facturen
Er zijn twee hoofdtypen elektronische facturen, één in gestructureerd formaat en één in ongestructureerd formaat. Beide elektronische documenten kunnen digitaal, via het internet, worden verzonden. Het verschil is dat de ene geautomatiseerd kan worden (gestructureerd) en de andere niet.
Vergeet niet dat het automatiseren van facturen te maken heeft met het beheren ervan tijdens het hele proces, d.w.z. het bijhouden van facturen vanaf het moment dat ze worden uitgegeven totdat de betalingen zijn afgestemd. Dit bespaart tijd in de administratieve taken van bedrijven en zorgt ook voor meer duidelijkheid als het gaat om het kennen van incasso's, betalingen en wat er is aangeschaft.
Heb je twijfels? Met de volgende uitleg wordt het je vast veel duidelijker:
- Facturen in gestructureerd formaat: Dit type facturen kan automatisch worden gegenereerd door een facturatiesysteem en kan met al zijn gegevens op een geautomatiseerde manier worden verwerkt door betalings- en boekhoudsystemen. Door toegang te krijgen tot deze facturen kun je verschillende gegevens te weten komen die van belang zijn voor zowel de klant als het bedrijf, omdat je informatie kunt uitbreiden door op bepaalde secties te klikken.
- Facturen in ongestructureerd formaat: Deze zijn in principe een afbeelding, d.w.z. dat ze moeten worden verwerkt om te worden ingevoerd in de computersystemen, door middel van handmatige interventie. Hieronder vallen gescande papieren facturen en PDF-bestanden. Op zichzelf geven ze geen toegang tot meer informatie dan wat er is aangegeven, maar dit kan niet worden uitgebreid, d.w.z. het is niet mogelijk om verder te gaan omdat het is alsof je naar een foto van een fysieke factuur kijkt.
Gerelateerd artikel: Verschil tussen factuur en rekening.
Voordelen van een elektronische factuur
Zoals je kunt zien, kan systematisering een van de voordelen zijn van het gebruik van elektronisch factureren, Er zijn echter nog andere voordelen die de moeite waard zijn om te weten, waarvan de belangrijkste zijn:
- Biedt grotere nauwkeurigheidHet vermindert menselijke fouten, omdat ze, zoals gezegd, kunnen worden geautomatiseerd door middel van softwareDit voorkomt dat iemand ze kan manipuleren om de informatie op te slaan. Dit bespaart ook tijd.
- Verwerkingscycli verkortenzoals inzameling.
- Door gebruik te maken van elektronische facturatie u hoeft niet te betalen voor het afdrukken of verzending kostenomdat alles online gebeurt.
- Optimaliseer opslagruimte, alles wordt gedaan door de computer, dus je kunt opslaan op schijf of in de cloud.
- Helpt zorgen voor betere klantenserviceOndersteuning en follow-up.
- Elimineert papierverbruikis milieuvriendelijk.
- Minimaliseert het risico op fraude.
- Verbeterd beheer van IT-systemenonder andere.
Nadelen
Maar hoewel de voordelen zichtbaar zijn, zijn er ook andere aspecten die nadelig zijn en het waard zijn om rekening mee te houden als je overstapt op elektronische facturatie:
- Gebrek aan gewoonteSommige mensen zijn nog steeds niet gewend aan dit type factuur, dus vragen ze om een fysieke factuur en hechten ze niet veel waarde aan de elektronische factuur (het zou dus dubbel werk zijn).
- Het moet worden gemaakt meer populair kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's), die niet gewend zijn om dit soort facturen uit te reiken.
- Er is nog steeds automatisch afwijzing van veel vouchers als gevolg van systeem- of softwarefouten bij het verzenden van facturen (hoewel dit geleidelijk verbetert).
- Vereist een initiële investering: Het is noodzakelijk om in technologie te investeren om het te kunnen gebruiken, aangezien er een software- of technologieleverancier nodig is, maar na die investering komt de geldbesparing.
- Het kan niet Geannuleerd, dit is alleen mogelijk door creditnota's uit te geven voor het totale factuurbedrag, vandaar het belang van een software- of technologieleverancier waarmee het eenvoudiger is om deze problemen op te lossen.
Wat gebeurt er als ik geen elektronische factuur heb?
Je moet er rekening mee houden dat bedrijven (in toenemende mate) de verplichting moeten implementeren om de elektronische factuur te implementeren om te voldoen aan de wettelijke vereisten (afhankelijk van het land), maar in het geval van Spanje, als deze facturen niet worden geïmplementeerd, kunnen boetes tot 10.000 euro worden opgelegd. (Controleer in elk geval de wetgeving van de plaats waar u actief bent).
Wie is niet verplicht om elektronisch te factureren?
Ondanks het bovenstaande moet je in gedachten houden dat individuele professionals of freelancers niet verplicht zijn om hun facturen elektronisch in te dienen, alleen als ze dat willen, althans dat zal het geval zijn in 2023, dus dit is het perfecte moment om kennis te maken met deze nieuwe manier om dit document in te dienen of te openen.
Wat kan ik doen als ik onbetaalde elektronische facturen van klanten heb?
Als je onbetaalde elektronische facturen van je klanten hebt, zijn er een paar opties die je kunt overwegen:
-Herinner klanten aan openstaande facturen en vraag hen om ze zo snel mogelijk te betalen. Je kunt ze een herinnering sturen via e-mail of telefoon.
-Bied klanten met uitstaande facturen een betalingsplan aan. Dit kan een goede optie zijn als de klant financiële problemen heeft.
-Overweeg om een incassobureau of advocaat in te schakelen om je te helpen bij het innen van uitstaande facturen. Als je achterstallige betalingen van facturen, Oddcoll is een internationale schuldenaar agentschap dat een succesvolle betaling garandeert. Neem nu contact op! We raden u aan om te lezen E-mail met betalingsherinnering en Hoe onbetaalde facturen innen.
-Als de klant niet betaalt, kun je juridische stappen overwegen. Dit kan betekenen dat er een rechtszaak tegen je wordt aangespannen.
Conclusie
Elektronisch factureren is nog een stap in de richting van digitalisering van documenten, omdat het de aankoop gemakkelijker kan volgen. Bovendien is het voor de koper handiger om online op te slaan en vorderingen in te dienen, en voor het bedrijf is het handiger om aanwezig te zijn.
Dus of je nu een groot bedrijf, een klein bedrijf of een zelfstandige professional bent, het is tijd om iets over deze documentatie te leren omdat het vroeg of laat een vereiste zal worden als een koop- en verkoopinstrument in elke branche.
