Stap-voor-stap handleiding voor het innen van achterstallige facturen
Ten eerste zijn dit acties die je zelf kunt ondernemen wanneer de factuur verschuldigd is. (Als je wilt proberen de vordering zelf te innen voordat je professionele hulp inroept).
Handel zodra de buitenlandse factuur verschuldigd is! Begin vriendelijk en evolueer naar een meer "dreigende" toon!
Stap 1. Betalingsherinnering
- Geef maximaal twee aanmaningen. (Om de ernst niet te ondermijnen).
- Schrijf nooit "eerste herinnering" (of iets dergelijks). Het maakt duidelijk dat er nog meer zullen volgen.
- Wees duidelijk dat het gevolg van niet-betaling het opstarten van geëscaleerde stappen is.
- Je kunt beginnen met een zachte en vriendelijke "vriendelijke aanmaning" en daarna een meer formele "ingebrekestelling" sturen.
Stap 2 Volg op met een telefonische herinnering
- Richt je alleen op de afhandeling van de claim. (Bespreek geen andere zaken in dit gesprek)
- Verwijs rechtstreeks naar de achterstallige betaling en vraag naar de reden voor de achterstallige betaling.
- Vraag wanneer de klant de betaling zal doen. Sta op een concreet antwoord.
- Volg mogelijke overeenkomsten/toezeggingen (zowel voor volledige betalingen als voor afbetalingsplannen) altijd op per e-mail of post, als documentatie voor verdere acties, mocht de debiteur de verplichting niet nakomen.
Als je snel hebt gehandeld tegen je klant, zal hij je hopelijk betalen, of je op zijn minst een verklaring geven waarom de betaling te laat is.
Dus hoe moet je reageren op verschillende reacties van je klant?
Wanbetaling is altijd terug te voeren op een van de volgende drie redenen: je klant vergeet te betalen, kan niet betalen of weigert te betalen.
A. Vergeten te betalen;
Je wilt de schuldenaar natuurlijk een kans geven om te betalen.
B. Kan niet betalen;
U kunt een afbetalingsplan overwegen of een gereduceerde prijs geven in geval van onmiddellijke betaling, of u kunt de zaak rechtstreeks naar een incassobureau sturen om ervoor te zorgen dat uw vordering prioriteit krijgt bij uw klant. (Grensoverschrijdende vorderingen hebben anders de neiging geen prioriteit te krijgen bij bedrijven die te maken hebben met liquiditeitsproblemen).
C. Weigert te betalen;
Als de debiteur de vordering betwist - Misschien wilt u onmiddellijk juridische stappen ondernemen.
Als de debiteur simpelweg weigert te betalen zonder de reden op te geven - dan moet je de zaak naar een incassobureau sturen om wat druk op de debiteur uit te oefenen.
Wat als de schuldenaar ondanks uw inspanningen nog steeds niet betaalt?
Dan is het tijd om professionele hulp in te huren!
Een derde partij inschakelen.
Een incassobureau of een advocatenkantoor?
Zowel advocatenkantoren als incassobedrijven kunnen je helpen bij het innen van onbetwiste vorderingen.
Wat gebruikelijk is om te gebruiken verschilt van land tot land, waardoor het moeilijk is om een eenduidig antwoord op de vraag te geven.
In het algemeen geldt dat als de schuldenaar zijn betalingsverplichting betwist, juridische hulp moet worden gezocht.
In je eigen land of in het land van de schuldenaar?
Zorg ervoor dat de professional die je kiest lokale dekking biedt in hetzelfde land als waar de debiteur zich bevindt.
Incassoactiviteiten zijn op nationaal niveau gereguleerd om schuldenaren te beschermen tegen gewetenloze bedrijven en verboden praktijken. Voor het uitvoeren van incassoactiviteiten is bijna altijd toestemming nodig.
Bijgevolg mag een externe incassant bijna nooit zelf incasso-activiteiten in het buitenland uitvoeren en moeten ook zij een lokale professional inschakelen voor deze taak.
Een incassobureau met lokale dekking int de vordering veel effectiever vanwege hun kennis van lokale procedurele wetten, invorderingspraktijken, enz.
