Elektroniska fakturor: Vad är elektroniska fakturor och hur fungerar det?

Vad är elektroniska fakturor och hur fungerar de?

Redovisningsvärlden fortsätter att utvecklas och mycket dokumentation har automatiserats och digitaliserats, inklusive fakturor, som är ett viktigt verktyg vid köp eller försäljning, oavsett om det gäller produkter eller tjänster.

Lite efter lite blir detta dokument populärt elektroniskt i olika länder och marknadssektorer, detta för att underlätta redovisningsprocesserna i ett företag och för att ge kunderna korrekt information om vad de konsulterar, kunna expandera i detalj vad som betalas och alla egenskaper hos det som köps som antal avbetalningar (om så väl valt), tid för transaktionen, kort sagt.

Utan tvekan, elektroniska fakturor kommer att växa, det vill säga fler och fler företag kommer att införliva dem i sin redovisningsdynamik, så det är viktigt att bli bekant med dem. Oavsett om du har ett företag eller är egenföretagare, eller till och med om du är en vanlig kund, kommer det säkert att vara praktiskt att utöka din kunskap om detta dokument. 

Vad är en elektronisk faktura?

Du kanske redan vet Vad är en faktura? men hur är det med en elektronisk faktura?

Det första du bör veta är att en elektronisk faktura är ett bokföringsdokument som tjänar exakt samma syfte som en fysisk faktura (på papper), det vill säga den har samma rättsverkningar, med skillnaden att den utfärdas i elektroniskt format (den kommer via internet antingen till din dator eller mobiltelefon, antingen via e-post eller whats app). Tänk på att fakturan tjänar till att motivera leveransen av en produkt eller tjänst, det är därför den är viktig och bör begäras vid varje köp.

En annan aspekt att ta hänsyn till är att fakturan i alla dess format är föremål för mottagarens samtycke, eftersom det är mottagaren som slutligen bestämmer hur den ska tas emot (om den ska begäras fysiskt eller elektroniskt).

När är elektronisk fakturering obligatorisk?

Kravet på elektronisk fakturering beror på respektive lands regelverk, i Spanien är det till exempel obligatoriskt för vissa typer av företag och verksamheter. Dessutom måste alla företag som fakturerar den offentliga förvaltningen göra det från och med den 1 januari 2021.

Som information (om du vid något tillfälle vill konsultera den) regleras dessa fakturor av kungligt dekret 1619/2012 av den 30 november, som styr faktureringsskyldigheterna, till exempel:

• Skyldigheten att utfärda en faktura måste, som nämnts, alltid ges till en köpare.
• De befintliga typerna av fakturor,
• Fakturans innehåll, som ska vara klart och tydligt.
• Krav på fakturor
• Tidsgränser och bevarande (hur länge det varar, dvs. hur länge det är aktivt eller i kraft för att göra anspråk)
• En annan skyldighet är att ange om fakturan är en duplikatfaktura, en samlingsfaktura eller en rättelsefaktura.

Olika typer av elektroniska fakturor

Det finns två huvudtyper av elektroniska fakturor, den ena i strukturerat format och den andra i ostrukturerat format. Båda elektroniska dokumenten kan överföras digitalt via Internet. Skillnaden är att det ena kan automatiseras (strukturerat) och det andra inte kan det.

Kom ihåg att automatisering av fakturor handlar om att hantera dem genom hela processen, dvs. att hålla reda på dem från det att de utfärdas till dess att betalningarna stäms av. Detta sparar tid i företagens administrativa arbete och ger också större klarhet när det gäller att veta inkasseringar, betalningar och vad som har förvärvats.

Har du några tvivel? Med följande förklaring kommer du säkert att få det mycket tydligare:

• Fakturor i strukturerat format: Denna typ av fakturor kan genereras automatiskt av ett faktureringssystem och kan behandlas med alla dess uppgifter på ett automatiserat sätt av betalnings- och redovisningssystem. Genom att få tillgång till dessa fakturor kan man ta del av olika uppgifter som är av intresse för både kunden och företaget, eftersom man kan utöka informationen genom att klicka på vissa avsnitt.
• Fakturor i ostrukturerat format: Dessa är i grunden en bild, d.v.s. de måste bearbetas för att kunna matas in i datasystemen, med hjälp av manuella ingrepp. Det gäller t.ex. skannade pappersfakturor och pdf-filer. De ger i sig inte tillgång till mer information än vad som står där, men det går inte att utöka den, dvs. det går inte att gå längre eftersom det är som att titta på ett foto av en fysisk faktura. 

Relaterad artikel: Skillnaden mellan faktura och räkning.

Fördelar med en elektronisk faktura

Som du kan se kan systematisering vara en av fördelarna med att använda elektronisk fakturering, det finns dock andra fördelar som är värda att känna till, bland dessa är de viktigaste:

• Ger större noggrannhet: det minskar de mänskliga misstagen, eftersom de som sagt kan automatiseras med hjälp av programvara, vilket förhindrar att en person manipulerar dem för att lagra informationen. Detta sparar också tid.
• Kortare behandlingscykler, till exempel insamling.
• Genom att använda elektronisk fakturering du behöver inte betala för tryckning eller frakt kostnadereftersom allt sker online.
• Optimera lagringsutrymmet, allt sker via dator, så du kan spara på disk eller i molnet.
• Hjälper till att tillhandahålla bättre kundservice, stöd och uppföljning.
• Eliminerar pappersförbrukningen, är miljövänlig.
• Minimerar risken för bedrägerier.
• Förbättrad hantering av IT-systembland andra.

Nackdelar

Men även om fördelarna är uppenbara finns det andra aspekter som är nackdelar och som är värda att ta hänsyn till när man övergår till elektronisk fakturering:

• Bristande vanaVissa människor är fortfarande inte vana vid den här typen av faktura, så de ber om en fysisk faktura och ger inte mycket värde åt den elektroniska (så det skulle vara dubbelarbete).
• Det måste göras mer populär bland små och medelstora företag, som inte är vana vid att utfärda denna typ av fakturor.
• Det finns fortfarande automatisk Avvisning av många verifikationer på grund av system- eller mjukvarufel i samband med att fakturorna skickades (även om detta gradvis förbättras).
• Kräver initial investering: Det är nödvändigt att investera i teknik för att kunna använda den, eftersom det behövs en mjukvaru- eller teknikleverantör, men efter den investeringen kommer besparingarna.
• Det kan inte vara Detta är endast möjligt genom att utfärda kreditnotor för det totala fakturabeloppet, därav vikten av en mjukvaru- eller teknikleverantör med vilken det är lättare att lösa dessa problem. 

Vad händer om jag inte har någon elektronisk faktura?

Du måste ta hänsyn till att företag (i större utsträckning) i allt högre grad måste genomföra skyldigheten att genomföra den elektroniska fakturan för att uppfylla lagkrav (beroende på land), men när det gäller Spanien, om dessa fakturor inte genomförs, kan påföljder på upp till 10 000 euro åläggas. (Kontrollera i vilket fall som helst att du följer lagarna på den plats där du är verksam).

Vem är inte skyldig att fakturera elektroniskt?

Trots ovanstående bör du komma ihåg att enskilda yrkesutövare eller frilansare inte är skyldiga att skicka in sina fakturor elektroniskt, utan endast om de vill göra det, eller åtminstone kommer detta att vara fallet under 2023, så det är den perfekta tidpunkten att lära sig om detta nya sätt att skicka in eller få tillgång till detta dokument.

Om jag har obetalda elektroniska fakturor från kunder, vad kan jag göra?

Om du har obetalda elektroniska fakturor från dina kunder finns det några alternativ som du kanske vill överväga:

-Påminn kunderna om utestående fakturor och be dem betala dem så snart som möjligt. Du kan skicka en påminnelse via e-post eller telefon.

-Erbjud en betalningsplan till kunder med utestående fakturor. Detta kan vara ett bra alternativ om kunden har ekonomiska svårigheter.

-Överväg att anlita en inkassobyrå eller advokat för att få hjälp med att driva in utestående fakturor. Om du har försenade betalningar från fakturor, Oddcoll är en internationell indrivare byrå som garanterar framgångsrik betalning. Kontakta oss nu! Vi uppmuntrar till att läsa E-post om betalningspåminnelse och Hur man samlar in obetalda fakturor. 

-Om kunden inte betalar kan du överväga att vidta rättsliga åtgärder. Det kan till exempel handla om att lämna in en stämningsansökan mot dig.

Slutsats

Elektronisk fakturering är ytterligare ett steg mot digitalisering av dokument eftersom det underlättar spårningsprocessen för inköp, dessutom är det bekvämare för köparen att lagra och göra anspråk online, och för företaget är det bekvämare att delta i det. 

Så oavsett om du är ett stort företag, ett litet företag eller en egenföretagare är det dags att lära dig lite om denna dokumentation eftersom den förr eller senare kommer att bli ett krav som ett köp- och säljverktyg i alla branscher.