6 smarta och professionella sätt att följa upp förfallna betalningar
Om du är trött på att jaga dina kunder för försenade betalningar har du kommit till rätt ställe! I den här artikeln kommer vi att berätta om de bästa tipsen du kan implementera för att lösa detta problem på ett effektivt sätt. Utan tvekan är det en av de mest frustrerande situationerna för alla företag, så vi säger dig, gör dig redo att få tillbaka dina pengar!
Vad är en försenad betalning?
En försenad betalning är en betalning som inte görs inom den tidsram som fastställts i ett finansiellt eller avtalsmässigt avtal. I allmänhet anses en betalning vara försenad om den inte har tagits emot inom 30 dagar efter den överenskomna förfallodagen.
Sena betalningar kan orsaka ekonomiska problem för företag, eftersom de kan påverka deras kassaflöde och deras förmåga att uppfylla sina egna ekonomiska åtaganden.
Att jaga sena betalningar kan dessutom vara en stressande och tidskrävande process för företagare. Därför är det viktigt att ha effektiva strategier för att begära in sena betalningar och upprätthålla goda kundrelationer för att undvika situationer som denna.
När och hur ska jag fråga?
Först och främst vore det bäst om kunden kan betala efter att ha fått fakturorna (vi rekommenderar att du läser faktura vs fakturor), men så är inte alltid fallet. Det är dock viktigt för ditt företags kassaflöde att få betalning i tid, eftersom du på så sätt undviker försenade eller förfallna konton.
Du kan skicka en betalningspåminnelse före förfallodagen, men undvik att göra det senare. Vi rekommenderar faktiskt att du skickar påminnelsen en vecka innan.
Vi vet att det är svårt att be om betalningar, men hemligheten är att alltid ha en professionell ton i alla dina påminnelsebrev eller e-postmeddelanden.
Vi rekommenderar att du är vänlig och artig, eftersom ett oartigt formulerat meddelande kan skada din relation med kunden. Så här gör du:
Relaterad artikel: Vad är en faktura?
Hur frågar jag? Följ dessa steg
Skicka en påminnelse 5 dagar före förfallodagen
Ämne: Påminnelse om betalning av faktura
Kära ,
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig väl. Jag skriver för att påminna dig om att fakturan med förfallodatumet har ännu inte betalats.
Jag skulle uppskatta om du kunde göra betalningen så snart som möjligt, så att vi kan upprätthålla en god affärsrelation. Om du har några frågor eller problem angående betalningen är du välkommen att kontakta mig så att vi kan lösa det tillsammans.
Jag ser fram emot att få höra från dig.
Bästa hälsningar,
Varför är det här e-postmeddelandet effektivt?
Det är en mycket kort och respektfull påminnelse. Detta gör att kunden kan fatta snabba beslut och inte ta tid från personliga åtaganden.
Om du inte får något svar inom 5 dagar, påminn dem igen
Ämne: Påminnelse om betalning av andra fakturan
Kära ,
Jag hoppas att ni mår bra. Jag ville bara följa upp frågan om fakturan, som fortfarande är utestående.
Jag är orolig för att vissa problem eller missförstånd har uppstått när det gäller betalningen, så kontakta mig så snart som möjligt för att diskutera och söka en lösning.
Jag ser fram emot att höra från dig inom kort.
Med vänlig hälsning,
Varför är det här e-postmeddelandet effektivt?
På grund av den sena betalningen har du all rätt att skärpa tonen i din påminnelse. Ta med nödvändiga uppgifter som belopp och fakturanummer. Påminn om hur många dagar som har gått sedan förfallodagen och vilket datum det var. Sluta aldrig att vara artig, eftersom du inte vet vilka komplikationer din kund kan ha.
Om det inte kommer något svar inom 10 dagar efter det första e-postmeddelandet, påminn dem igen
Ämne: Påminnelse om betalning av sista fakturan
Kära ,
Jag hoppas att du mår bra efter det här mejlet. Jag är ledsen att behöva fortsätta att tjata om fakturan, men jag måste påminna dig om att den fortfarande är utestående.
Jag förstår att oväntade problem kan ha uppstått, men jag skulle vilja kommunicera med dig så snart som möjligt för att diskutera dem och hitta en lösning som fungerar för båda parter.
Låt mig veta om jag kan vara till någon ytterligare hjälp.
Bästa hälsningar,
Varför är det här e-postmeddelandet effektivt?
Vid denna tidpunkt bör din påminnelse ha en direkt ton. Efter så många dagar bör du kräva betalning med absolut tryck. Å andra sidan är det viktigt att vara kortfattad för att inte distrahera kunden, och be honom bekräfta om han har fått dina tidigare skickade påminnelser eller om han har förlagt fakturan.
Hur hanterar man sena betalningar?
Betala fakturor omedelbart
Vi rekommenderar inte att ni väntar tills fakturorna ska behandlas. Det bästa alternativet är att reglera fakturorna vid mottagandet, eftersom det ger dig möjlighet att organisera och hantera utgifterna bättre samt att fördela medel till specifika mottagare så att processen kan påbörjas omedelbart.
Om det däremot är ett hinder för dig att betala fakturor omedelbart bör du överväga att schemalägga betalningarna. För att detta ska fungera måste du ta hänsyn till hur många dagar det tar innan betalningen debiteras mottagarens konto för att säkerställa att betalningen kommer in.
Automatisera din process för leverantörsreskontra
Genom att automatisera processerna för leverantörsreskontran kan du öka hastigheten, kvaliteten och noggrannheten. Genom att eliminera alla manuella processer undviker du borttappade fakturor, negativt kassaflöde och dubbla eller sena betalningar.
Därför rekommenderar vi att du investerar i ett program för leverantörsreskontra som integreras med ditt redovisningssystem och helt eliminerar manuell datainmatning och eventuella fel. Förutom en internationell inkassobyrå som Oddcolldär du kan spara mycket tid på att hantera utestående betalningar. Om du ser att din kund inte betalar skulden försäkrar Oddcoll dig om att du får betalt. Tveka inte att kontakta dem.
Tips att tänka på
- Kommunicera med kunden: Det är viktigt att kommunicera med kunden så snart en försenad betalning upptäcks. Det kan finnas ett giltigt skäl till förseningen och ett enkelt samtal eller e-postmeddelande kan räcka för att lösa problemet.
- Var artig och professionell: Även om det kan vara frustrerande att jaga sena betalningar är det viktigt att alltid ha en professionell och tillmötesgående attityd. Att vara aggressiv eller oförskämd kommer bara att göra situationen värre.
- Upprätta ett skriftligt avtal: Det är alltid tillrådligt att fastställa villkoren för ett avtal skriftligen. Detta inkluderar betalningsvillkor och andra villkor som rör transaktionen. På så sätt har båda parter en klar uppfattning om vad som förväntas.
- Begär en betalningsvillkor: Om kunden inte kan betala omedelbart kan du överväga att begära en betalningsfrist. Detta kan bidra till att minska den ekonomiska pressen på kunden och ge dem tid att uppfylla sina skyldigheter.
- Få till stånd medling: Om det blir svårt kan du överväga att anlita en medlare. En medlare kan hjälpa er att nå en uppgörelse i godo utan att behöva ta till rättsliga åtgärder.
Hota inte med rättsliga åtgärder direkt: Att hota med rättsliga åtgärder direkt kan få den andra parten på defensiven och göra det svårt att lösa problemet. Försök i stället att lösa problemet i godo och överväg vid behov rättsliga åtgärder som en sista utväg.
Slutsats
Sena betalningar kan vara en källa till stress och ekonomiska problem för alla företag. Det är dock viktigt att komma ihåg att det finns effektiva strategier för att begära in sena betalningar och upprätthålla goda kundrelationer.
Att kommunicera med kunden, upprätta skriftliga avtal, begära betalningsvillkor och utforska medlingsalternativ är några av de åtgärder som kan vidtas för att lösa problem med sena betalningar.
Dessutom är det viktigt att alltid hantera sena betalningar på ett professionellt och artigt sätt, undvika hot och ha en öppen attityd till problemlösning. Genom att följa dessa strategier kommer du att kunna få tillbaka dina pengar och bibehålla en sund relation med dina kunder.
