Что такое электронные счета-фактуры и как они работают?
Мир бухгалтерского учета продолжает развиваться, и многие документы были автоматизированы и оцифрованы, включая счета-фактуры, которые являются ключевым инструментом при покупке или продаже, будь то товары или услуги.
Постепенно этот документ в электронном виде становится популярным в разных странах и секторах рынка, это делается для того, чтобы облегчить бухгалтерские процессы в компании и предоставить клиентам точную информацию о том, что они консультируют, имея возможность подробно раскрыть, что именно оплачивается и все характеристики того, что приобретается, как количество рассрочек (если таковые выбраны), время сделки, короче говоря.
Несомненно, электронные счета-фактуры будет расти, то есть все больше и больше компаний будут включать их в свою учетную динамику, поэтому важно ознакомиться с ними. Независимо от того, есть ли у вас компания или вы индивидуальный предприниматель, или даже если вы являетесь постоянным клиентом, расширение ваших знаний об этом документе обязательно пригодится.
Что такое электронный счет-фактура?
Возможно, вы уже знаете. что такое счет-фактура это так, но как насчет электронного счета-фактуры?
Первое, что вы должны знать, это то, что электронный счёт-фактура это бухгалтерский документ, который служит точно так же, как и физический счет-фактура (на бумаге), то есть имеет те же юридические последствия, с той лишь разницей, что он выставляется в электронном виде (приходит через интернет на компьютер или мобильный телефон, по электронной почте или через приложение Whats). Помните, что счет-фактура служит для обоснования поставки товара или услуги, поэтому он важен и должен запрашиваться при каждой покупке.
Еще один аспект, который следует принять во внимание, заключается в том, что счет-фактура в любом из его форматов подлежит согласию получателя, поскольку именно получатель в конечном итоге решает, как его получать (запрашивать ли его в физическом или электронном виде).
Когда электронное выставление счетов обязательно?
Требование об электронном выставлении счетов зависит от правил каждой страны; в Испании, например, оно обязательно для некоторых типов компаний и операций. Кроме того, с 1 января 2021 года все компании, выставляющие счета государственным органам, обязаны это делать.
В качестве информации (на случай, если в какой-то момент вы захотите с ней ознакомиться), эти счета регулируются Королевским указом 1619/2012 от 30 ноября, который контролирует обязательства по выставлению счетов, такие как:
- Обязанность выставлять счет-фактуру, как уже говорилось, всегда должна быть возложена на покупателя.
- Существующие типы счетов-фактур,
- Содержание счета-фактуры, которое должно быть четким и ясным.
- Требования к счетам-фактурам
- Ограничения по времени и срок хранения (как долго длится действие, т.е. как долго оно активно или действует для предъявления претензий)
- Еще одна обязанность - указать, является ли счет-фактура дубликатом, повторным или корректировочным.
Виды электронных счетов-фактур
Существует два основных типа электронных счетов-фактур: структурированные и неструктурированные. Оба электронных документа могут передаваться в цифровом виде, через Интернет. Разница в том, что один из них можно автоматизировать (структурированный), а другой - нет.
Помните, что автоматизация счетов-фактур подразумевает управление ими на протяжении всего процесса, то есть отслеживание их с момента выставления до сверки платежей. Это экономит время на административные задачи компаний, а также обеспечивает большую ясность, когда речь заходит о сборах, платежах и о том, что было приобретено.
У вас есть сомнения? С помощью следующего объяснения вам все станет гораздо понятнее:
- Счета-фактуры в структурированном формате: Этот тип счетов-фактур может автоматически генерироваться системой выставления счетов и обрабатываться со всеми данными в автоматизированном режиме платежными и бухгалтерскими системами. Обращаясь к таким счетам, вы можете узнать различные данные, представляющие интерес как для клиента, так и для компании, поскольку вы можете расширить информацию, щелкая по определенным разделам.
- Счета-фактуры в неструктурированном формате: По сути, они представляют собой изображение, т. е. для ввода в компьютерную систему их необходимо обработать вручную. К ним относятся отсканированные бумажные счета-фактуры и файлы PDF. Сами по себе они не дают доступа к большей информации, чем та, что там указана, но ее нельзя расширить, то есть пойти дальше, поскольку это все равно что смотреть на фотографию физического счета-фактуры.
Похожие статьи: Разница между счетом и фактурой.
Преимущества электронного счета-фактуры
Как видите, систематизация может быть одним из преимуществ использования электронное выставление счетов, Однако есть и другие преимущества, о которых стоит знать, и среди них самые важные:
- Обеспечивает большую точность: уменьшает количество человеческих ошибок, поскольку, как уже говорилось, их можно автоматизировать с помощью программное обеспечениечто не позволяет человеку манипулировать ими для хранения информации. Это также экономит время.
- Сокращение циклов обработкиНапример, коллекционирование.
- Используя электронное выставление счетов вам не нужно оплачивать печать или доставка расходыПоскольку все делается в режиме онлайн.
- Оптимизируйте место для хранения, все делается на компьютере, поэтому вы можете сохранять данные на диске или в облаке.
- Помогает обеспечить лучшее обслуживание клиентовПоддержка и последующие действия.
- Исключает потребление бумагиОн является экологически чистым.
- Минимизирует риск мошенничества.
- Улучшенное управление ИТ-системами, среди прочих.
Недостатки
Однако, несмотря на очевидные преимущества, есть и другие аспекты, которые являются недостатками и которые стоит учитывать при переходе на электронное выставление счетов:
- Отсутствие привычки: некоторые люди все еще не привыкли к такому типу счетов-фактур, поэтому они просят физический счет-фактуру и не придают большого значения электронному (так что это будет двойная работа).
- Его нужно сделать подробнее популярный среди малых и средних компаний (МСП), которые не привыкли выставлять счета-фактуры такого типа.
- Все еще автоматический отказ многих ваучеров из-за сбоев в системе или программном обеспечении при отправке счетов-фактур (хотя ситуация постепенно улучшается).
- Требует первоначальных инвестиций: Чтобы использовать технологию, необходимо инвестировать в нее, поскольку требуется поставщик программного обеспечения или технологий, однако после этих инвестиций наступает экономия денег.
- Это не может быть Отменено, это возможно только путем выставления кредитных авизо на общую сумму счета, отсюда и важность поставщика программного обеспечения или технологий, с которым проще решать подобные проблемы.
Что произойдет, если у меня не будет электронного счета-фактуры?
Вы должны учитывать, что компании (в большей степени) должны все чаще выполнять обязательство по внедрению электронного счета-фактуры, чтобы соответствовать требованиям законодательства (в зависимости от страны), однако в случае Испании, если эти счета-фактуры не будут внедрены, могут быть наложены штрафы в размере до 10 000 евро. (В любом случае, проверьте в соответствии с законодательством той страны, где вы работаете).
Кто не обязан выставлять счета-фактуры в электронном виде?
Несмотря на вышесказанное, имейте в виду, что индивидуальные специалисты или фрилансеры не обязаны подавать свои счета-фактуры в электронном виде, только если они этого хотят. По крайней мере, так будет в 2023 году, поэтому сейчас самое время узнать об этом новом способе подачи или доступа к этому документу.
Если у меня есть неоплаченные электронные счета от клиентов, что я могу сделать?
Если у вас есть неоплаченные электронные счета-фактуры от ваших клиентов, есть несколько вариантов, которые вы можете рассмотреть:
-Напоминайте клиентам о неоплаченных счетах и просите их оплатить их как можно скорее. Вы можете отправить им напоминание по электронной почте или по телефону.
-Предложите план оплаты клиентам с неоплаченными счетами. Это может быть хорошим вариантом, если клиент испытывает финансовые трудности.
-Подумайте о том, чтобы нанять коллекторское агентство или адвоката, которые помогут вам вернуть неоплаченные счета. Если у вас есть просроченные платежи из счетов-фактур, Oddcoll это международный коллектор агентство, гарантирующее успешную оплату. Обращайтесь прямо сейчас! Советуем прочитать Напоминание о платеже по электронной почте и Как взыскать неоплаченные счета.
-Если клиент не платит, вы можете рассмотреть возможность судебного разбирательства. Это может включать подачу судебного иска против вас.
Заключение
Электронное выставление счетов - еще один шаг к оцифровке документов, поскольку оно облегчает процесс отслеживания покупок, кроме того, покупателю удобнее хранить и предъявлять претензии онлайн, а компании - обслуживать их.
Будь вы крупной компанией, малым предприятием или индивидуальным предпринимателем, самое время узнать немного об этой документации, потому что рано или поздно она станет обязательным инструментом покупки и продажи в любой отрасли.
