Zahlungserinnerungen bei Zahlungsverzug - was ist zu beachten?
Wenn ein Kunde eine fällige Rechnung nicht bezahlt hat, besteht der nächste Schritt im Beitreibungsprozess häufig darin, dem Kunden eine Zahlungserinnerung zu schicken.
Wann schicken Sie eine Zahlungserinnerung?
Einige Werktage nach Ablauf der Fälligkeit sollte eine Zahlungserinnerung versandt werden.
Wenn Sie die Mahnung unmittelbar nach dem Fälligkeitsdatum versenden, kann dies zu unnötigen Irritationen und Verwaltungsaufwand führen, wenn die Zahlung bereits unterwegs ist.
Wenn Sie jedoch zu lange warten, kann dies den Eindruck erwecken, dass Sie in gewissem Maße verspätete Zahlungen zulassen und dass Sie keine gut funktionierenden Routinen für Ihr Kreditmanagement haben.
Wie viele Zahlungserinnerungen sollten Sie versenden?
Normalerweise sollten Gläubiger nicht mehr als eine Zahlungserinnerung für jede verspätete Zahlung schicken. Mehr als eine, höchstens zwei, untergraben die Ernsthaftigkeit der Mahnungen.
Einige Gläubiger entscheiden sich auch dafür, zwei Mahnungen zu verschicken. Die erste kann sanft und freundlich sein, während die zweite den Schuldner streng über die Konsequenzen bei Nichtzahlung informiert.
Was kann/sollte eine Zahlungserinnerung enthalten?
- Information, dass die Rechnung fällig ist und die Zahlung noch nicht eingegangen ist (unter Angabe von Rechnungsnummer und Rechnungsdatum).
- Ein neues Fälligkeitsdatum.
- Verzugszinsen
- Mahngebühr
- Konsequenzen bei Nichtzahlung. (z. B. Inkasso oder rechtliche Schritte)
Was ist, wenn der Kunde immer noch nicht zahlt?
In diesen Fällen sollten Sie die Maßnahmen gegen den Schuldner eskalieren, indem Sie den Fall an das Inkasso übergeben oder rechtliche Schritte einleiten.
Weitere Mahnungen helfen in dieser Phase nicht, und eskalierende Maßnahmen zeigen dem Kunden, dass man es ernst meint. Dies führt dazu, dass der Kunde der Rechnung Priorität einräumt, und die Chance, dass er bezahlt wird, steigt erheblich. Außerdem weiß ein professioneller Inkassobeauftragter genau, wie er den Schuldner zur Zahlung bewegen kann.
Bei Oddcoll sind wir bestrebt, bis ins kleinste Detail mit erfahrenen Inkassobüros und Anwaltskanzleien zusammenzuarbeiten, um Rechnungen schneller und mit besseren Beitreibungsquoten für Unternehmen in jedem europäischen Land einzutreiben.
