الفواتير الإلكترونية: ما هي الفواتير الإلكترونية وكيف تعمل؟

ما هي الفواتير الإلكترونية وكيف تعمل؟

يستمر عالم المحاسبة في التطور، وقد تم أتمتة ورقمنة الكثير من الوثائق، بما في ذلك الفواتير التي تُعد أداة رئيسية عند الشراء أو البيع، سواء كانت منتجات أو خدمات.

شيئًا فشيئًا أصبح هذا المستند شائعًا إلكترونيًا في مختلف البلدان وقطاعات السوق، وذلك لتسهيل العمليات المحاسبية في الشركة وتزويد العملاء بمعلومات دقيقة حول ما يستشيرونه، والقدرة على التوسع بالتفصيل فيما يتم دفعه وجميع خصائص ما يتم شراؤه كعدد الأقساط (إذا تم اختيار ذلك)، ووقت المعاملة، باختصار.

بلا شك, الفواتير الإلكترونية سوف تنمو، أي أن المزيد والمزيد من الشركات سوف تدمجها في ديناميكيات المحاسبة الخاصة بها، لذلك من المهم أن تكون على دراية بها. سواءً كان لديك شركة أو كنت تعمل لحسابك الخاص، أو حتى إذا كنت عميلاً منتظمًا، فإن توسيع معرفتك بهذه الوثيقة سيكون مفيدًا بالتأكيد. 

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

قد تكون تعرف بالفعل ما هي الفاتورة هو، ولكن ماذا عن الفاتورة الإلكترونية؟

أول شيء يجب أن تعرفه هو أن الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة محاسبية تخدم بالضبط نفس الغرض الذي تخدمه الفاتورة الورقية (على الورق)، أي أن لها نفس الآثار القانونية، مع فارق أنها تصدر بصيغة إلكترونية (تصل عبر الإنترنت إما إلى حاسوبك أو هاتفك المحمول، إما عن طريق البريد الإلكتروني أو تطبيق whats). ضع في اعتبارك أن الفاتورة تعمل على تبرير تسليم المنتج أو الخدمة، ولهذا السبب فهي مهمة ويجب طلبها مع كل عملية شراء.

هناك جانب آخر يجب أخذه في الاعتبار وهو أن الفاتورة بأي شكل من أشكالها تخضع لموافقة المستلم، حيث أن المستلم هو الذي يقرر في النهاية كيفية استلامها (سواء طلبها ماديًا أو إلكترونيًا).

متى تكون الفواتير الإلكترونية إلزامية؟

يعتمد اشتراط الفوترة الإلكترونية على لوائح كل بلد؛ ففي إسبانيا، على سبيل المثال، يعد إلزاميًا لبعض أنواع الشركات والعمليات. بالإضافة إلى ذلك، يجب على جميع الشركات التي تصدر فواتير للإدارة العامة القيام بذلك اعتبارًا من 1 يناير 2021.

وكمعلومة (في حالة رغبتك في وقت ما في الرجوع إليها)، فإن هذه الفواتير ينظمها المرسوم الملكي رقم 1619/2012 الصادر في 30 نوفمبر/تشرين الثاني، والذي يضبط التزامات الفواتير، مثل

• يجب دائمًا الالتزام بإصدار فاتورة، كما ذكرنا، للمشتري.
• أنواع الفواتير الحالية,
• محتوى الفاتورة، والذي يجب أن يكون واضحًا وصريحًا.
• متطلبات الفاتورة
• الحدود الزمنية والاحتفاظ بها (مدة استمرارها، أي مدة سريانها أو سريانها لتقديم مطالبة)
• هناك التزام آخر يتمثل في تحديد ما إذا كانت الفاتورة مكررة أو ملخصة أو فاتورة تصحيحية.

أنواع الفواتير الإلكترونية

هناك نوعان رئيسيان من الفواتير الإلكترونية، أحدهما في شكل منظم والآخر في شكل غير منظم. ويمكن نقل كلا المستندين الإلكترونيين رقمياً، من خلال الإنترنت. والفرق هو أن أحدهما يمكن أن يكون آلياً (منظم) والآخر لا يمكن أن يكون كذلك.

تذكر أن أتمتة الفواتير تتعلق بإدارتها طوال العملية بأكملها، أي تتبعها من وقت إصدارها حتى تسوية المدفوعات. هذا يوفر الوقت في المهام الإدارية للشركات ويوفر أيضًا وضوحًا أكبر عندما يتعلق الأمر بمعرفة التحصيلات والمدفوعات وما تم الحصول عليه.

هل لديك أي شكوك؟ مع الشرح التالي سيكون الأمر أكثر وضوحًا بالتأكيد:

• الفواتير بتنسيق منظم: يمكن إنشاء هذا النوع من الفواتير تلقائيًا بواسطة نظام الفواتير ويمكن معالجتها بجميع بياناتها بطريقة آلية بواسطة أنظمة الدفع والمحاسبة. من خلال الوصول إلى هذه الفواتير يمكنك معرفة البيانات المختلفة التي تهم العميل والشركة على حد سواء، حيث يمكنك توسيع المعلومات من خلال النقر على أقسام معينة.
• الفواتير بتنسيق غير منظم: وهي في الأساس عبارة عن صورة، أي يجب معالجتها من أجل إدخالها في أنظمة الكمبيوتر، عن طريق التدخل اليدوي. وهذا يشمل الفواتير الورقية الممسوحة ضوئيًا وملفات PDF. وهي في حد ذاتها لا تسمح بالوصول إلى معلومات أكثر مما هو مذكور فيها، ولكن لا يمكن توسيعها، أي لا يمكن الذهاب إلى أبعد من ذلك لأنها تشبه النظر إلى صورة لفاتورة مادية. 

مقالة ذات صلة: الفرق بين الفاتورة والفاتورة.

مزايا الفاتورة الإلكترونية

كما ترى، قد يكون التنظيم إحدى مزايا استخدام الفوترة الإلكترونية, إلا أن هناك مزايا أخرى تستحق المعرفة، من أهمها

• يوفر دقة أكبر:: أنها تقلل من الخطأ البشري، حيث يمكن، كما ذكرنا، أن تكون آلية عن طريق البرمجياتمما يمنع الشخص من التلاعب بها لتخزين المعلومات. وهذا يوفر الوقت أيضاً.
• تقصير دورات المعالجةمثل التجميع.
• باستخدام الفواتير الإلكترونية لا يتعين عليك دفع تكاليف الطباعة أو الشحن التكاليفبما أن كل شيء يتم عبر الإنترنت.
• تحسين مساحة التخزين، كل شيء يتم عن طريق الكمبيوتر، بحيث يمكنك الحفظ على القرص أو في السحابة.
• يساعد في توفير خدمة عملاء أفضلوالدعم والمتابعة.
• التخلص من استهلاك الورقصديقة للبيئة.
• يقلل من مخاطر الاحتيال.
• تحسين إدارة أنظمة تكنولوجيا المعلوماتوغيرها.

العيوب

ومع ذلك، على الرغم من أن المزايا واضحة للعيان، إلا أن هناك جوانب أخرى تمثل عيوبًا تستحق أن تؤخذ في الاعتبار عند التحول إلى الفواتير الإلكترونية:

• عدم الاعتياد:: بعض الناس لا يزالون غير معتادين على هذا النوع من الفواتير، لذلك يطلبون فاتورة مادية ولا يعطون قيمة كبيرة للفاتورة الإلكترونية (لذلك سيكون عملاً مضاعفاً).
• يجب أن تكون مصنوعة المزيد شعبية بين الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMEs)، التي لم تعتد على إصدار هذا النوع من الفواتير.
• لا يزال هناك تلقائي الرفض العديد من القسائم بسبب أعطال في النظام أو البرامج في إرسال الفواتير (على الرغم من أن هذا يتحسن تدريجيًا).
• يتطلب استثماراً مبدئياً: من الضروري الاستثمار في التكنولوجيا للتمكن من استخدامها، حيث أن هناك حاجة إلى برنامج أو مزود للتكنولوجيا، ومع ذلك، بعد هذا الاستثمار تأتي المدخرات المالية.
• لا يمكن أن يكون تم إلغاؤها، ولا يمكن ذلك إلا من خلال إصدار إشعارات ائتمانية بالمبلغ الإجمالي للفاتورة، ومن هنا تأتي أهمية وجود برنامج أو مزود تكنولوجيا يسهل معه حل هذه المشاكل. 

ماذا يحدث إذا لم يكن لدي فاتورة إلكترونية؟

يجب أن تأخذ في الاعتبار أنه يجب على الشركات (إلى حد كبير) تنفيذ الالتزام بتنفيذ الفاتورة الإلكترونية بشكل متزايد من أجل الامتثال للمتطلبات القانونية (حسب البلد)، ومع ذلك، في حالة إسبانيا، إذا لم يتم تنفيذ هذه الفواتير، فقد يتم فرض عقوبات تصل إلى 10000 يورو. (على أي حال، تحقق وفقًا لقوانين المكان الذي تعمل فيه).

من غير الملزم بالفوترة إلكترونيًا؟

على الرغم مما سبق، ضع في اعتبارك أن المهنيين الأفراد أو العاملين لحسابهم الخاص ليسوا ملزمين بتقديم فواتيرهم إلكترونيًا، فقط إذا كانوا يرغبون في ذلك، أو على الأقل سيكون هذا هو الحال خلال عام 2023، لذا فإن الوقت مناسب للتعرف على هذه الطريقة الجديدة لتقديم هذه الوثيقة أو الوصول إليها.

إذا كان لدي فواتير إلكترونية غير مدفوعة من العملاء، ماذا يمكنني أن أفعل؟

إذا كانت لديك فواتير إلكترونية غير مدفوعة من عملائك، فهناك بعض الخيارات التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار:

-ذكّر العملاء بالفواتير المستحقة واطلب منهم دفعها في أقرب وقت ممكن. يمكنك إرسال تذكير لهم عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف.

-عرض خطة سداد للعملاء الذين لديهم فواتير مستحقة. قد يكون هذا خياراً جيداً إذا كان العميل يواجه صعوبات مالية.

-ضع في اعتبارك الاستعانة بوكالة تحصيل أو محامٍ لمساعدتك في استرداد الفواتير المستحقة. إذا كان لديك المدفوعات المتأخرة من الفواتير أودكول هو محصل الديون الدولية وكالة تضمن الدفع الناجح اتصل الآن! نحن نشجع على قراءة رسالة تذكير بالدفع عبر البريد الإلكتروني و كيفية تحصيل الفواتير غير المدفوعة. 

-إذا لم يدفع العميل، يمكنك التفكير في اتخاذ إجراء قانوني. وقد يشمل ذلك رفع دعوى قضائية ضدك.

الخاتمة

تعد الفواتير الإلكترونية خطوة أخرى نحو رقمنة المستندات لأنها تسهل عملية تتبع الشراء، بالإضافة إلى أنها أكثر ملاءمة للمشتري لتخزين أي مطالبة وتقديمها عبر الإنترنت، وبالنسبة للشركة فهي أكثر ملاءمة لحضورها. 

لذا، سواء كنت شركة كبيرة أو شركة صغيرة أو محترفاً يعمل لحسابه الخاص، فقد حان الوقت لتتعلم القليل عن هذا التوثيق لأنه سيصبح عاجلاً وليس آجلاً شرطاً كأداة بيع وشراء في أي صناعة.