Trin-for-trin-guide til inddrivelse af forfaldne fakturaer
For det første er det handlinger, du selv kan foretage dig, når fakturaen forfalder. (Hvis du selv vil forsøge at inddrive kravet, før du søger professionel hjælp).
Handl, så snart den udenlandske faktura forfalder! Start med at være venlig og gå over til en mere "truende" tone!
Trin 1. Påmindelse om betaling
- Udsted højst to påmindelser. (For ikke at underminere alvoren).
- Skriv aldrig "første påmindelse" (eller lignende). Det gør det klart, at der vil komme flere.
- Gør det klart, at konsekvensen af manglende betaling er iværksættelse af eskalerede trin.
- Du kan starte med en "venlig påmindelse", der er blød og venlig, og følge op med en mere formel "meddelelse om misligholdelse".
Trin 2 Følg op med en telefonisk påmindelse
- Fokuser udelukkende på afvikling af kravet. (Diskuter ikke andre forhold i denne samtale)
- Henvis direkte til Forfalden betaling og spørg om årsagen til Forfalden betaling.
- Spørg, hvornår kunden vil betale. Insister på et konkret svar.
- Følg altid op på eventuelle aftaler/løfter (både for fuld betaling og afdragsordninger) via e-mail eller post, som dokumentation for yderligere tiltag, hvis debitor ikke opfylder sin forpligtelse.
Når du har handlet hurtigt over for din kunde, vil han forhåbentlig betale dig eller i det mindste give dig en forklaring på, hvorfor betalingen er forsinket.
Så hvordan skal du reagere på forskellige reaktioner fra din kunde?
Manglende betaling kan altid spores tilbage til en af disse tre årsager: din kunde glemmer at betale, kan ikke betale eller nægter at betale.
A. Glemmer at betale;
Du vil selvfølgelig gerne give skyldneren en chance for at betale.
B. Kan ikke betale;
Du kan overveje en afdragsordning eller give en rabat i tilfælde af øjeblikkelig betaling, eller du kan sende sagen direkte til en inkassator for at sikre, at dit krav bliver prioriteret af din kunde. (Grænseoverskridende krav har ellers en tendens til ikke at blive prioriteret af virksomheder, der står over for likviditetsproblemer).
C. Nægter at betale;
Hvis skyldneren bestrider kravet - Det kan være en god idé at indlede en retssag med det samme.
Hvis skyldneren simpelthen ignorerer at betale uden at angive årsagen - skal du sende sagen til en inkassovirksomhed for at lægge pres på skyldneren.
Hvad så, hvis skyldneren trods dine anstrengelser stadig ikke betaler?
Så er det tid til at hyre professionel hjælp!
Inddragelse af en tredjepart.
Et inkassobureau eller et advokatfirma?
Både advokatfirmaer og inkassofirmaer kan hjælpe dig med at inddrive ubestridte krav.
Hvad der er almindeligt at bruge, er forskelligt fra land til land, hvilket gør det svært at give et ensartet svar på spørgsmålet.
Generelt gælder det, at hvis skyldneren bestrider sin betalingsforpligtelse, skal der søges juridisk bistand.
I dit eget land eller i debitors land?
Sørg for, at den professionelle, du vælger, sikrer lokal dækning i det samme land, som skyldneren befinder sig i.
Inkassovirksomhed er reguleret på nationalt plan for at beskytte skyldnere mod skruppelløse virksomheder og forbudt praksis. Der er næsten altid brug for tilladelse til at inddrive gæld.
Derfor må en tredjepartsinkassator næsten aldrig selv udføre inkassovirksomhed i udlandet, og de skal også udpege en lokal fagperson til opgaven.
En inkassovirksomhed med lokal dækning inddriver kravet meget mere effektivt på grund af deres kendskab til lokale procedureregler, inddrivelsespraksis osv.
