Steg-for-steg-veiledning for innkreving av forfalte fakturaer
For det første er dette tiltak du selv kan iverksette når fakturaen forfaller. (Hvis du vil prøve å inndrive kravet selv før du søker profesjonell hjelp).
Handle så snart den utenlandske fakturaen forfaller! Begynn vennlig og gå over til en mer "truende" tone!
Trinn 1. Påminnelse om betaling
- Utsted maksimalt to påminnelser. (For ikke å undergrave alvoret).
- Skriv aldri "første påminnelse" (eller lignende). Det gjør det klart at det vil komme flere.
- Vær tydelig på at konsekvensen av manglende betaling er at det iverksettes eskalerte tiltak.
- Du kan starte med en "vennlig påminnelse" som er myk og vennlig, og følge opp med et mer formelt "varsel om mislighold".
Trinn 2 Følg opp med en telefonisk påminnelse
- Fokuser utelukkende på oppgjøret av kravet. (Ikke diskuter andre saker i denne samtalen)
- Referer direkte til forfalt betaling og spør om årsaken til forfalt betaling.
- Spør når kunden vil betale. Insister på et konkret svar.
- Følg alltid opp eventuelle avtaler/løfter (både for full betaling og avbetalingsplaner) via e-post eller post, som dokumentasjon på videre tiltak dersom skyldneren ikke oppfyller forpliktelsen.
Når du har handlet raskt overfor kunden, vil han forhåpentligvis betale deg, eller i det minste gi deg en forklaring på hvorfor betalingen er forsinket.
Så hvordan bør du reagere på ulike reaksjoner fra kunden?
Misligholdte betalinger kan alltid spores tilbake til en av disse tre årsakene: kunden glemmer å betale, kan ikke betale eller nekter å betale.
A. Glemte å betale;
Du ønsker selvsagt å gi skyldneren en sjanse til å betale.
B. Kan ikke betale;
Du kan vurdere en avbetalingsplan eller gi en rabattert pris ved umiddelbar betaling, eller du kan sende saken direkte til en inkassator for å sikre at kravet ditt blir prioritert av kunden. (Grenseoverskridende krav har ellers en tendens til ikke å bli prioritert av selskaper som har likviditetsproblemer).
C. Nekter å betale;
Hvis skyldneren bestrider kravet - Det kan være lurt å iverksette rettslige skritt umiddelbart.
Hvis skyldneren rett og slett ignorerer å betale uten å oppgi noen grunn - må du sende saken til en inkassator for å legge press på skyldneren.
Hva om skyldneren likevel ikke betaler, til tross for dine anstrengelser?
Da er det på tide å leie inn profesjonell hjelp!
Engasjere en tredjepart.
Inkassobyrå eller advokatfirma?
Både advokatfirmaer og inkassoselskaper kan hjelpe deg med å inndrive ubestridte krav.
Hva som er vanlig å bruke, varierer fra land til land, noe som gjør det vanskelig å gi et enhetlig svar på spørsmålet.
Generelt gjelder at dersom skyldneren bestrider sin betalingsforpliktelse, bør det søkes juridisk bistand.
I ditt eget land, eller i debitors land?
Sørg for at den profesjonelle aktøren du velger, har lokal dekning i samme land som skyldneren befinner seg i.
Inkassovirksomhet er regulert på nasjonalt nivå for å beskytte skyldnere mot skruppelløse selskaper og forbudt praksis. Det er nesten alltid nødvendig med autorisasjon for å drive inkasso.
En tredjepartsinkassator har derfor nesten aldri lov til å drive inkassovirksomhet i utlandet selv, og også de må engasjere en lokal fagperson til oppgaven.
En inkassator med lokal dekning inndriver kravet mye mer effektivt på grunn av sin kunnskap om lokale prosesslover, inndrivelsespraksis osv.
