Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einziehung überfälliger Rechnungen
Erstens sind dies Maßnahmen, die Sie selbst ergreifen können, wenn die Rechnung fällig wird. (Wenn Sie versuchen wollen, die Forderung selbst einzutreiben, bevor Sie professionelle Hilfe in Anspruch nehmen).
Handeln Sie, sobald die ausländische Rechnung fällig ist! Beginnen Sie freundlich und gehen Sie zu einem "drohenden" Ton über!
Schritt 1. Zahlungserinnerung
- Maximal zwei Mahnungen aussprechen. (Um die Ernsthaftigkeit nicht zu untergraben).
- Schreiben Sie niemals "erste Mahnung" (oder ähnlich). Das macht deutlich, dass es noch weitere geben wird.
- Machen Sie deutlich, dass die Nichtzahlung die Einleitung von Eskalationsmaßnahmen zur Folge hat.
- Sie können mit einer "freundlichen Mahnung" beginnen, die sanft und freundlich ist, und eine formellere "Inverzugsetzung" folgen lassen.
Schritt 2 Nachfassen mit telefonischer Erinnerung
- Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Regulierung der Forderung. (Erörtern Sie in diesem Gespräch keine anderen Themen)
- Verweisen Sie direkt auf die überfällige Zahlung und fragen Sie nach dem Grund für die überfällige Zahlung.
- Fragen Sie, wann der Kunde die Zahlung leisten wird. Bestehen Sie auf einer konkreten Antwort.
- Verfolgen Sie potenzielle Vereinbarungen/Versprechen (sowohl für vollständige Zahlungen als auch für Ratenzahlungspläne) stets per E-Mail oder Post nach, um das weitere Vorgehen zu dokumentieren, falls der Schuldner seinen Verpflichtungen nicht nachkommt.
Wenn Sie unverzüglich gegen Ihren Kunden vorgegangen sind, wird er Sie hoffentlich bezahlen oder Ihnen zumindest eine Erklärung geben, warum die Zahlung überfällig ist.
Wie sollten Sie also auf unterschiedliche Reaktionen Ihres Kunden reagieren?
Zahlungsverzug kann immer auf einen der drei folgenden Gründe zurückgeführt werden: Ihr Kunde vergisst zu zahlen, kann nicht zahlen oder weigert sich zu zahlen.
A. Vergessen Sie zu zahlen;
Sie wollen dem Schuldner natürlich eine Chance geben, zu zahlen.
B. Kann nicht zahlen;
Sie können einen Ratenzahlungsplan in Erwägung ziehen oder im Falle einer sofortigen Zahlung einen Preisnachlass gewähren, oder Sie können den Fall direkt an einen Inkassobetrieb schicken, um sicherzustellen, dass Ihre Forderung von Ihrem Kunden vorrangig behandelt wird. (Grenzüberschreitende Forderungen werden von Unternehmen bei Liquiditätsproblemen in der Regel nicht vorrangig behandelt).
C. Weigert sich zu zahlen;
Wenn der Schuldner die Forderung bestreitet - Sie sollten sofort rechtliche Schritte einleiten.
Wenn der Schuldner einfach nicht zahlt, ohne den Grund zu nennen, müssen Sie den Fall an ein Inkassounternehmen weiterleiten, um Druck auf den Schuldner auszuüben.
Was aber, wenn der Schuldner trotz Ihrer Bemühungen nicht zahlt?
Dann ist es an der Zeit, dass Sie professionelle Hilfe in Anspruch nehmen!
Einschaltung eines Dritten.
Ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei?
Sowohl Anwaltskanzleien als auch Inkassounternehmen können Ihnen bei der Beitreibung unbestrittener Forderungen helfen.
Was üblich ist, unterscheidet sich von Land zu Land, was eine einheitliche Antwort auf die Frage erschwert.
Wenn der Schuldner seine Zahlungsverpflichtung bestreitet, sollte in der Regel ein Rechtsbeistand eingeschaltet werden.
In Ihrem eigenen Land oder im Land des Schuldners?
Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Fachkraft in dem Land ansässig ist, in dem sich auch der Schuldner befindet.
Inkassotätigkeiten sind auf nationaler Ebene geregelt, um Schuldner vor skrupellosen Unternehmen und verbotenen Praktiken zu schützen. Für die Durchführung von Inkassotätigkeiten ist fast immer eine Erlaubnis erforderlich.
Folglich darf ein fremder Inkassodienstleister fast nie selbst Inkassotätigkeiten im Ausland durchführen, und auch er muss einen Fachmann vor Ort mit der Aufgabe betrauen.
Ein örtlich zuständiger Inkassobüro zieht die Forderung viel effektiver ein, da es die örtlichen Verfahrensgesetze, Beitreibungspraktiken usw. kennt.
