Guida passo per passo alla riscossione delle fatture scadute
In primo luogo, si tratta di azioni che potete intraprendere voi stessi alla scadenza della fattura. (Se volete provare a riscuotere il credito da soli prima di rivolgervi a un professionista).
Agite non appena la fattura estera è in scadenza! Iniziate in modo amichevole e passate a un tono più "minaccioso"!
Passo 1. Promemoria di pagamento
- Emettere al massimo due richiami. (Per non sminuire la serietà).
- Non scrivere mai "primo promemoria" (o simili). Questo fa capire che ce ne saranno altri.
- Sia chiaro che la conseguenza del mancato pagamento è l'avvio di una procedura di escalation.
- Potete iniziare con un "sollecito amichevole", morbido e amichevole, e proseguire con un "avviso di mora" più formale.
Fase 2 Seguire un sollecito telefonico
- Concentratevi esclusivamente sulla liquidazione del sinistro. (Non discutere di altre questioni in questa conversazione).
- Fare riferimento direttamente al pagamento in ritardo e chiedere il motivo della pagamento in ritardo.
- Chiedete quando il cliente effettuerà il pagamento. Insistete su una risposta concreta.
- Seguire sempre i potenziali accordi/promesse (sia per i pagamenti completi che per i piani di rateizzazione) tramite e-mail o posta, come documentazione per ulteriori azioni, nel caso in cui il debitore non adempia all'obbligo.
Una volta che avrete agito tempestivamente nei confronti del vostro cliente, si spera che questi vi paghi, o almeno che vi dia una spiegazione del perché il pagamento è in ritardo.
Come reagire alle diverse risposte dei clienti?
I mancati pagamenti sono sempre riconducibili a una di queste tre ragioni: il cliente dimentica di pagare, non può pagare o si rifiuta di pagare.
A. Dimenticare di pagare;
Ovviamente si vuole dare al debitore la possibilità di pagare.
B. Non può pagare;
Potete prendere in considerazione un piano di rateizzazione o offrire un prezzo scontato in caso di pagamento immediato, oppure potete inviare il caso direttamente a un esattore per assicurarvi che la vostra richiesta venga considerata prioritaria dal cliente. (I crediti transfrontalieri tendono a non essere considerati prioritari dalle aziende quando hanno problemi di liquidità).
C. Si rifiuta di pagare;
Se il debitore contesta la richiesta di risarcimento, è consigliabile avviare immediatamente un'azione legale.
Se il debitore ignora semplicemente di pagare senza indicarne il motivo, è necessario inviare il caso a un agente di recupero crediti per esercitare una certa pressione sul debitore.
Cosa succede se, nonostante i vostri sforzi, il debitore continua a non pagare.
Allora è arrivato il momento di affidarsi a un professionista!
Coinvolgere un terzo.
Un'agenzia di recupero crediti o uno studio legale?
Sia gli studi legali che le società di recupero crediti possono aiutarvi a riscuotere crediti non contestati.
Le consuetudini d'uso variano da Paese a Paese, il che rende difficile fornire una risposta uniforme alla domanda.
In generale, se il debitore contesta il suo obbligo di pagamento, è necessario richiedere l'assistenza di un legale.
Nel proprio paese o nel paese del debitore?
Assicuratevi che il professionista scelto garantisca una copertura locale nello stesso Paese in cui si trova il debitore.
Le attività di recupero crediti sono regolamentate a livello nazionale per proteggere i debitori da società senza scrupoli e da pratiche vietate. L'autorizzazione è quasi sempre necessaria per condurre il recupero dei crediti.
Di conseguenza, un esattore terzo non è quasi mai autorizzato a svolgere attività di recupero crediti all'estero in prima persona e deve affidare l'incarico a un professionista locale.
Un esattore con copertura locale raccoglie il credito in modo molto più efficace grazie alla sua conoscenza delle leggi procedurali locali, delle pratiche di recupero, ecc.
