Steg-för-steg-guide för indrivning av förfallna fakturor
För det första är detta åtgärder som du själv kan vidta när fakturan förfaller. (Om du vill försöka driva in fordran själv innan du söker professionell hjälp).
Agera så snart den utländska fakturan förfaller! Börja vänligt och övergå till en mer "hotfull" ton!
Steg 1. Påminnelse om betalning
- Utfärda högst två påminnelser. (För att inte undergräva allvaret).
- Skriv aldrig "första påminnelsen" (eller liknande). Det gör det tydligt att det kommer fler.
- Var tydlig med att konsekvensen av utebliven betalning är att upptrappade åtgärder inleds.
- Du kan börja med en "vänlig påminnelse" som är mjuk och vänlig och sedan följa upp med en mer formell "betalningsanmärkning".
Steg 2 Följ upp med en påminnelse per telefon
- Fokusera enbart på reglering av fordran. (Diskutera inte andra frågor i detta samtal)
- Hänvisa direkt till försenad betalning och fråga om anledningen till försenad betalning.
- Fråga när kunden kommer att göra betalningen. Insistera på att få ett konkret svar.
- Följ alltid upp eventuella avtal/löften (både för full betalning och avbetalningsplaner) via e-post eller post, som underlag för vidare åtgärder om gäldenären inte fullgör sin skyldighet.
När du har agerat snabbt mot din kund kommer han förhoppningsvis att betala dig, eller åtminstone ge dig en förklaring till varför betalningen är försenad.
Så hur ska du reagera på olika svar från din kund?
En betalningsanmärkning kan alltid härledas till en av dessa tre orsaker: kunden glömmer att betala, kan inte betala eller vägrar att betala.
A. Glömde att betala;
Du vill naturligtvis ge gäldenären en chans att betala.
B. Kan inte betala;
Du kan överväga en avbetalningsplan eller ge ett rabatterat pris vid omedelbar betalning, eller; Du kan skicka ärendet direkt till ett inkassoföretag för att säkerställa att din fordran prioriteras av din kund. (Gränsöverskridande fordringar tenderar annars att inte prioriteras av företag som står inför likviditetsproblem).
C. Vägrar att betala;
Om gäldenären bestrider fordran - Du kanske vill inleda rättsliga åtgärder omedelbart.
Om gäldenären helt enkelt struntar i att betala utan att ange skälet - måste du skicka ärendet till ett inkassoföretag för att sätta press på gäldenären.
Men vad händer om gäldenären trots dina ansträngningar ändå inte betalar?
Då är det dags för dig att anlita professionell hjälp!
Anlitande av en tredje part.
En inkassobyrå eller en advokatbyrå?
Både advokatbyråer och inkassoföretag kan hjälpa dig att driva in obestridda fordringar.
Vad som är brukligt att använda skiljer sig från land till land, vilket gör det svårt att ge ett enhetligt svar på frågan.
I allmänhet gäller att om gäldenären bestrider sin betalningsskyldighet bör han eller hon söka juridisk hjälp.
I ditt eget land eller i gäldenärens land?
Se till att den professionella aktör du väljer har lokal täckning i samma land som gäldenären befinner sig i.
Inkassoverksamheten är reglerad på nationell nivå för att skydda gäldenärerna från skrupelfria företag och förbjudna metoder. För att bedriva inkassoverksamhet krävs nästan alltid tillstånd.
Följaktligen får en utomstående inkassobyrå nästan aldrig själv bedriva inkassoverksamhet utomlands, och även de måste anlita en lokal yrkesman för uppgiften.
En inkassobyrå med lokal täckning driver in fordran mycket mer effektivt tack vare sin kunskap om lokala processlagar, indrivningsmetoder etc.
