Guide étape par étape pour le recouvrement des factures en souffrance
Tout d'abord, il s'agit d'actions que vous pouvez entreprendre vous-même lorsque la facture arrive à échéance. (Si vous voulez essayer de recouvrer la créance vous-même avant de demander l'aide d'un professionnel).
Agissez dès que la facture étrangère est due ! Commencez par être aimable et progressez vers un ton plus "menaçant" !
Étape 1. Rappel de paiement
- Deux rappels au maximum. (Pour ne pas diminuer le sérieux).
- N'écrivez jamais "premier rappel" (ou similaire). Cela indique clairement qu'il y aura d'autres rappels.
- Indiquez clairement que le non-paiement a pour conséquence le déclenchement d'une procédure d'escalade.
- Vous pouvez commencer par un "rappel amical" doux et sympathique et poursuivre par une "mise en demeure" plus formelle.
Étape 2 Suivi par un rappel téléphonique
- Concentrez-vous uniquement sur le règlement de la demande. (Ne pas aborder d'autres sujets au cours de cette conversation)
- Se référer directement à la paiement en retard et demander la raison de la paiement en retard.
- Demandez au client quand il effectuera le paiement. Insistez pour obtenir une réponse concrète.
- Assurez toujours le suivi des accords/promesses éventuels (tant pour les paiements intégraux que pour les plans d'échelonnement) par courrier électronique ou postal, à titre de documentation sur les actions ultérieures à entreprendre si le débiteur ne remplit pas son obligation.
Une fois que vous avez agi rapidement à l'encontre de votre client, il vous paiera, espérons-le, ou vous donnera au moins une explication sur les raisons du retard de paiement.
Comment devez-vous donc réagir aux différentes réponses de votre client ?
Le défaut de paiement peut toujours être imputé à l'une des trois raisons suivantes : votre client oublie de payer, ne peut pas payer ou refuse de payer.
A. Oublier de payer ;
Vous voulez évidemment donner au débiteur une chance de payer.
B. Ne peut pas payer ;
Vous pouvez envisager un plan de paiement échelonné ou accorder un prix réduit en cas de paiement immédiat, ou encore envoyer le dossier directement à un agent de recouvrement pour vous assurer que votre client donne la priorité à votre demande. (Les entreprises confrontées à des problèmes de liquidités ont tendance à ne pas donner la priorité aux créances transfrontalières).
C. Refuse de payer ;
Si le débiteur conteste la créance - Il peut être utile d'engager immédiatement des actions en justice.
Si le débiteur ignore tout simplement de payer sans en donner la raison, vous devez envoyer le dossier à un agent de recouvrement pour faire pression sur le débiteur.
Et si, malgré vos efforts, le débiteur ne paie toujours pas ?
Il est alors temps de faire appel à des professionnels !
Faire appel à un tiers.
Agence de recouvrement ou cabinet d'avocats ?
Les cabinets d'avocats et les sociétés de recouvrement de créances peuvent vous aider à recouvrer des créances incontestées.
Les usages diffèrent d'un pays à l'autre, ce qui rend difficile une réponse uniforme à la question.
En général, si le débiteur conteste son obligation de paiement, il convient de demander l'assistance d'un avocat.
Dans votre propre pays ou dans le pays du débiteur ?
Assurez-vous que le professionnel que vous choisissez assure une couverture locale dans le même pays que celui où se trouve le débiteur.
Les activités de recouvrement sont réglementées au niveau national afin de protéger les débiteurs contre les entreprises peu scrupuleuses et les pratiques interdites. Une autorisation est presque toujours nécessaire pour procéder au recouvrement de créances.
Par conséquent, un agent de recouvrement tiers n'est presque jamais autorisé à mener lui-même des activités de recouvrement à l'étranger, et il doit lui aussi confier cette tâche à un professionnel local.
Un agent de recouvrement ayant une couverture locale recouvre la créance de manière beaucoup plus efficace grâce à sa connaissance des lois procédurales locales, des pratiques de recouvrement, etc.
