Inkassatie voor productiebedrijven: het verminderen van slecht aflopende schulden en het verbeteren van de cashflow

Voor productiebedrijven heeft wanbetaling een andere impact dan in de meeste andere sectoren. Op het moment dat een factuur wordt verstuurd, heeft het bedrijf al betaald voor materialen en arbeidskrachten en heeft het machine-uren besteed aan de productie van de goederen. Een onbetaalde factuur is niet alleen een gemiste verkoop. Het is ook een verlies aan reeds betaalde kosten.

Stel je voor dat je als onderdelenfabrikant componenten verzendt naar een koper in het buitenland. Je levert de goederen af en stelt de factuur op basis van standaardvoorwaarden. Dan stagneert de betaling, er worden geen e-mails beantwoord en er gaat telefonisch contact tussen afdelingen. Wat nu? Zonder een lokale contactpersoon of echte kennis van hoe incasso in dat land werkt, sta je te wachten terwijl contant geld dat zou moeten financiering verschaffen voor de volgende productie, op de rekeningen van iemand anders staat.

Voor fabrikanten die met krediet verkopen, is dit een bekend scenario, vooral als de klanten zich buiten het land bevinden.

Waarom fabrikanten bijzonder kwetsbaar zijn voor wanbetalingen

Een aantal kenmerken van het productiebedrijfsmakermodel maken dat wanbetaling een groter risico is dan voor veel andere industrieën.

Ten eerste wordt kapitaal geïnvesteerd voordat de verkoop volledig is afgerond. De grondstoffen, de machine-uren en de arbeidskrachten worden betaald nog lang voordat een factuur wordt opgesteld. Hierdoor trekt een te laat of onbetaalde factuur niet alleen de verwachte inkomsten weg; het laat een gat achter waar al echt geld is verdwenen.

De concentratie van klanten verhoogt ook de risico's. Veel fabrikanten verkopen aan een relatief klein aantal grote afnemers in plaats van aan een brede basis van kleinere klanten. Dit kan efficiënt zijn als alles goed verloopt, maar wanneer de zaken niet volgens plan verlopen, betekent dit dat een enkele klant die niet betaalt een onredelijk groot deel van de omzet kan vertegenwoordigen.

Het internationaal verkopen van goederen is gebruikelijk in de maakindustrie en brengt een reeks problemen met zich mee die bedrijven die alleen in het binnenland actief zijn niet hoeven te ondervinden. Contractenrecht, gerechtelijke procedures en standaard betalingsmethoden verschillen per land. Een fabrikant die geen vestiging heeft in het land van de debiteur, heeft beperkte mogelijkheden om druk uit te oefenen, te controleren wat er daadwerkelijk gebeurt aan de andere kant of een onbekend rechtsstelsel te navigeren zonder hulp.

Wat nog erger is, de domino-effecten nemen snel toe. Geld dat vastzit in onbetaalde facturen kan de betalingen aan leveranciers vertragen, de herinvestering in apparatuur of voorraad vertragen en het moeilijker maken om nieuwe orders aan te nemen die voorafgaande uitgaven vereisen. Voor fabrikanten die al met een krappe marge opereren, kan een handvol grote onbetaalde facturen een impact hebben op het bedrijf, die verder reikt dan de waarde van de schuld zelf.

Hoe fabrikanten onbetaalde facturen kunnen voorkomen

De meeste problemen met wanbetaling beginnen lang voordat een factuur te laat wordt betaald. Daarom bepalen de keuzes die worden gemaakt bij het aannemen van een nieuwe klant, het sluiten van de voorwaarden en het uitsturen van facturen allemaal hoeveel risico een fabrikant uiteindelijk draagt. Een paar maatregelen kunnen een groot verschil maken:

• Een kredietcontrole voor nieuwe klanten, Vooral voor grotere bestellingen of nieuwe relaties zonder geschiedenis van betalingen waar op te vertrouwen is.
• Betaalvoorwaarden in een ondertekend contract, die betrekking heeft op de vervaldagen, de valuta en de rente bij te late betaling.
• Een clausule over het eigendomsvoorbehoud, Daarom gaat het eigendom van de goederen pas over naar u nadat de betaling is verwerkt.
• Een periodieke beoordeling van kredietlimieten, Daarom eindigt een klant die met kleine bestellingen begon niet altijd met veel grotere bestellingen volgens de oorspronkelijke voorwaarden.
• Snelle facturering met vroege follow-up.
• Handelskredietverzekering als een klein aantal hoogwaardige klanten de meeste blootstelling vormt.

Dit elimineert natuurlijk niet helemaal het risico op niet-betaling. Het kan echter wel de frequentie ervan verminderen en zorgt ervoor dat fabrikanten beter voorbereid zijn wanneer dit niet het geval is.

Praktische stappen zodra een productiefactuur te laat is

Zodra een factuur de vervaldatum heeft bereikt, bepaalt de reactie van de fabrikant in de eerste paar weken vaak of de schuld snel wordt afgelost of maandenlang voortduurt.

Om uzelf de beste kans te geven om een onbetaalde factuur te recupereren, volg dan deze stappen. gestructureerde stappen:

1. Stuur een beleefde herinnering binnen enkele dagen van de vervaldatum. Hierdoor worden echte vergissingen vroegtijdig opgemerkt, voordat ze uitmonden in een geschil.
2. Als de eerste herinnering onbeantwoorde blijft, volgt u met een strengere aanmaning. na één tot twee weken.
3. Na ongeveer drie tot vier weken, stuur een formele eisbrief als de klant nog steeds niet heeft betaald of gereageerd. Hierin wordt de schuld uiteengezet, worden de contractvoorwaarden aangehaald en wordt een einddatum gegeven, meestal 7 tot 14 dagen. In veel rechtsgebieden heeft een informele herinnering hieromtrent ook juridische gevolgen die een informele herinnering niet heeft. Binnen de Europese Unie kunnen bedrijven volgens de wet recht hebben op wettelijke rente en een vaste schadevergoeding voor kosten voor het invorderen van de vordering. Richtlijn over te late betaling.
4. Als de termijn verstrijkt, probeer dan mediation of directe onderhandelingen. Voordat je naar de rechter gaat. Dit kan enkele weken duren, maar is toch sneller en goedkoper dan een rechtszaak. Bovendien blijft de deur open voor een voortdurende relatie als het conflict gaat over levering of kwaliteit in plaats van een expliciete weigering om te betalen.
5. Tenslotte, als onderhandeling mislukt is en de zaak nog steeds openstaat twee tot drie maanden In totaal moet u een rechtszaak aanhangig maken. Procedures, kosten en termijnen verschillen sterk per land.

Het navigeren door dit hele proces, van de eerste waarschuwing tot mogelijke juridische stappen, is zonder ondersteuning moeilijk te doen. Het weten wanneer escalatie moet worden ingezet, hoe de lokale rechtbanken en insolventieprocedures daadwerkelijk werken en wat realistisch is om te recupereren, vereist ervaring die de meeste fabrikanten niet in huis hebben. In feite is dat precies waar een professionele inkassepartner zijn plaats verdient.

Hoe Oddcoll helpen fabrikanten bij het terugbetalen van onbetaalde schulden?

Wanneer een schuld de grens overschrijdt, wordt het automatisch moeilijker om deze terug te vorderen. Een klant in het buitenland kan andere normen hanteren rond late betaling, in een andere taal communiceren en worden beheerst door juridische procedures waar de fabrikant geen ervaring mee heeft. Zonder lokale kennis is het moeilijk om te bepalen of een klant echt te kampen heeft met problemen, zich verzet tegen de goederen of gewoon hopen dat de factuur wordt vergeten.

Deze Oddcoll kloof moet worden gedicht.

In plaats van collecties centraal te beheren vanuit één land, Oddcoll werkt het samen met handgemaakte lokale bureaus en advocatenkantoren in meer dan 75 landen. Het past elke zaak aan bij een partner die de markt van de debiteur kent, de taal spreekt en begrijpt hoe collecties en gerechtelijke procedures daadwerkelijk daar werken.

Voor een fabrikant die op zoek is naar een klant in het buitenland, zorgt die lokale aanwezigheid vaak voor een snellere en nauwkeuriger reactie dan herhaalde e-mails vanuit het hoofdkantoor ooit zouden kunnen.

Het prijsmodel weerspiegelt het risico dat fabrikanten al dragen. Oddcoll werkt op basis van 'no cure, no pay', dus er zijn geen extra kosten voor een schuld die al niet is betaald, tenzij de zaak slaagt. In de VS bedragen de honoraria ongeveer 19,5%, op dezelfde basis zonder winst- of verliesvergoeding, tegen een industriebereik dat doorgaans tussen de 15% en 50 procent ligt.

Voor zakelijke klanten is er een extra bescherming. Als het totale teruggevorderde bedrag ten opzichte van het vorige jaar niet ten minste 15% hoger is, Oddcoll ontvangt de klant een vergoeding van €10.000, gebaseerd op een minimum van 40 gesloten zaken om het effect van toeval uit te sluiten.

Ontvang hulp bij het terugkrijgen van het tegoed dat u verschuldigd bent

Schuldvorderingen hoeven geen onvermijdelijk onderdeel van het bedrijfsleven te zijn, zelfs als uw klanten aan de andere kant van de wereld wonen. Met de juiste preventiemaatregelen en een duidelijk proces voor wat te doen wanneer een factuur te laat betaald wordt, kunnen de meeste fabrikanten veel meer terugkrijgen dan ze hadden verwacht en deze terugbetaling sneller realiseren.

Als u een achterstallige factuur van een internationale klant hebt, Neem contact op Oddcoll voor een gratis gevalanalyse. We koppelen u aan een lokale partner in het land van de debiteur en beginnen met het opstarten van een herstelproces, waarbij u niets hoeft te betalen, tenzij we succesvol zijn.