Ghidul începătorului privind fișele de bagaj - ce sunt acestea și cum să creați una
Dacă aveți o afacere sau lucrați în lumea corporativă, probabil ați auzit de facturi și de bonuri de livrare. Adesea, aceste cuvinte sunt utilizate în mod interschimbabil, ceea ce poate duce la confuzie și erori în documentarea tranzacțiilor comerciale.
Prin urmare, în acest articol ne vom concentra pe explicarea a ceea ce este un bon de livrare și la ce este folosit, precum și pe a vă ajuta să îl diferențiați de o factură. Este important să aveți aceste cunoștințe pentru a realiza o gestionare corectă a documentelor comerciale în afacerea dvs. și a evita astfel problemele cu autoritățile fiscale. Citește mai departe pentru a descoperi tot ce trebuie să știi despre bonurile de livrare și relația lor cu facturile!
Ce este un bon de livrare?
Un bon de livrare este un document comercial utilizat pentru a înregistra livrarea unui produs și servește drept dovadă a livrării. Este utilizat în procesul de vânzare și cumpărare a produselor și este emis de vânzător pentru a confirma livrarea către cumpărător.
Nota de livrare este un document esențial atât pentru vânzător, cât și pentru cumpărător, deoarece permite verificarea furnizării unui serviciu și evitarea eventualelor conflicte. În plus, poate servi drept bază pentru emiterea unei facturi, care este un document care detaliază valoarea produsului livrat și care este utilizat în scopuri fiscale.
Ce conține un bon de însoțire a mărfii și care sunt părțile sale?
Acestea trebuie să aibă o structură specifică, chiar dacă implementați un software pentru bonuri de livrare sau un șablon. Un bon de livrare trebuie să aibă următoarele specificații:
- Numele și datele de contact ale vânzătorului.
- Numele și datele de contact ale cumpărătorului: inclusiv adresa, numărul de TVA sau NF.
- Data livrării.
- Data emiterii.
- Descrierea bunurilor din comandă.
- Cantitatea fiecărui produs care face parte din comandă.
În plus, poate include și o ștampilă sau semnătura destinatarului.
Exemple de bonuri de livrare
Iată cum arată un bon de livrare. Are un format similar facturilor, însă acestea sunt cunoscute sub denumirea de "note de livrare".
Tipuri de fișă de ambalare
Există mai multe tipuri de bonuri de însoțire a mărfii care sunt utilizate în procesul de vânzare și cumpărare a produselor. Următoarea este o scurtă descriere a celor mai comune:
- Notă de livrare: este utilizat pentru a înregistra primirea de bunuri sau servicii de către cumpărător. În acest caz, bonul de livrare este emis de furnizor sau vânzător și servește drept dovadă a livrării.
- Nota de livrare a vânzărilor: aceasta este nota de livrare emisă de vânzător pentru a înregistra livrarea produsului către cumpărător. Acesta servește ca dovadă a livrării și ca bază pentru emiterea unei facturi.
- Nota de returnare: utilizat atunci când cumpărătorul returnează produsul livrat de vânzător. În acest caz, bonul de retur servește drept dovadă a returnării și ca bază pentru emiterea unei note de credit.
- Notă de livrare: este documentul utilizat pentru a înregistra livrarea produsului de către transportator către cumpărător. Acesta servește drept dovadă a livrării și poate fi utilizat ca bază pentru emiterea unei facturi.
- Buletin de colecție: utilizat pentru a înregistra încasarea bunurilor sau a serviciilor de către cumpărător sau transportator. Acesta servește la verificarea colectării și poate fi utilizat ca bază pentru emiterea unei facturi.
- Foaie de parcurs valoroasă: este un tip de scrisoare de trăsură care include valoarea produselor sau serviciilor livrate. Această valoare poate fi exprimată într-o monedă sau într-o unitate de măsură specifică, cum ar fi kilogramele sau litrii. Acesta este utilizat pentru a acredita livrarea de bunuri sau servicii și pentru ca destinatarul să aibă dovada valorii a ceea ce a fost livrat.
- Nota de livrare nevalorificată: acesta este un tip de bon de livrare care nu include valoarea produselor sau serviciilor livrate. Acest tip de bon de livrare este utilizat în principal atunci când valoarea produselor livrate nu este relevantă sau nu este necesară pentru gestionarea întreprinderii. De exemplu, în cazul livrării de mostre sau de cantități mici de produse.
Este important să rețineți că, deși există diferite tipuri de note de livrare, acestea sunt toate documente esențiale pentru controlul și gestionarea tranzacțiilor comerciale.
Cum se eliberează un bon de livrare?
Emiterea unui bon de livrare poate varia în funcție de societate și de sistemul de gestiune utilizat, dar, în general, pașii pentru emiterea unui bon de livrare sunt următorii:
- Identificați produsele sau serviciile care urmează să fie furnizate: înainte de emiterea unui bon de livrare, este necesar să se identifice produsele sau serviciile care urmează să fie livrate. Este esențial ca descrierea produselor sau serviciilor care urmează să fie livrate să fie clară pentru a evita confuziile.
- Pregătiți bonul de livrare: Odată ce produsele sau serviciile au fost identificate, trebuie întocmit bonul de livrare. Acesta trebuie să includă informații precum numărul, data emiterii, numele și adresa destinatarului, descrierea produselor sau serviciilor livrate, cantitatea livrată și semnătura persoanei responsabile de livrare.
- Verificați informațiile: Este important să verificați dacă informațiile de pe bonul de livrare sunt corecte înainte de a-l livra destinatarului. Aceasta include verificarea corectitudinii descrierii produselor sau serviciilor livrate și a cantității livrate.
Este esențial să se țină seama de faptul că procesul de emitere a unui bon de livrare poate varia în funcție de nevoile întreprinderii și de sistemul de gestionare utilizat. În orice caz, acesta este necesar ca bonul de livrare să includă toate informațiile necesare pentru acreditarea livrării bunurilor sau serviciilor, precum și să-și facă timp pentru a verifica dacă informațiile sunt exacte și corecte înainte de a înmâna bonul de livrare destinatarului.
Sfaturi pentru utilizarea fișelor de ambalare
Următoarele sunt câteva sfaturi pentru utilizarea fișelor de ambalare:
- Utilizați un format standardizat: Este recomandabil să folosiți un format standardizat al bonului de însoțire a mărfii pentru a vă asigura că sunt incluse toate informațiile necesare. Dacă este posibil, utilizați formatul furnizat de sistemul de management al societății.
- Includeți informații clare și precise: este important ca descrierea produselor sau serviciilor livrate să fie clară și precisă pentru a evita complicațiile. Este recomandabil să se includă informații detaliate cu privire la caracteristicile produselor sau serviciilor, cum ar fi dimensiunea, greutatea sau culoarea.
- Eliberați bonul de livrare destinatarului: Este esențial să predați bonul de livrare destinatarului ca dovadă a livrării bunurilor sau serviciilor. Dacă este posibil, este recomandabil ca destinatarul să semneze bonul de livrare ca dovadă a primirii.
- Îndosariați o copie a bonului de livrare: Întocmiți o copie a bonului de livrare în cadrul întreprinderii, ca dovadă a livrării de bunuri sau servicii. Acest lucru vă va permite să aveți o evidență a livrărilor efectuate și va facilita gestionarea plăților corespunzătoare.
Care este diferența dintre un bon de livrare și o factură?
Un bon de însoțire a mărfii și o factură sunt două documente diferite utilizate în etape diferite ale procesului de vânzare (de asemenea, dacă nu știți diferența dintre factură și factură consultați articolul). Iată care sunt principalele diferențe dintre un bon de însoțire a mărfii și o factură:
- O notă de livrare este un document utilizat pentru a dovedi livrarea de bunuri sau servicii, în timp ce o factură este un document utilizat pentru a solicita plata.
- În unele țări, bonul de livrare nu este un document obligatoriu, în timp ce factura este. Aceasta înseamnă că, în unele cazuri, este posibil să nu se emită un bon de însoțire a mărfii, dar întotdeauna trebuie emisă o factură.
- Bonul de livrare este emis la momentul livrării bunurilor sau serviciilor, în timp ce factura este emisă după livrarea bunurilor sau a serviciilor.
- Factura este un document fiscal și este utilizată pentru a declara vânzarea și plata taxei corespunzătoare. Pe de altă parte, bonul de livrare nu este un document fiscal și nu are implicații fiscale directe.
Ambele documente sunt importante în procesul de vânzare, dar au funcții diferite și sunt emise la momente diferite. Verificați aici: Pentru ce este utilizată o factură
Pe de altă parte, dacă aveți facturi de primit și vi se pare frustrant să contactați fiecare dintre clienții dvs., vă recomandăm să utilizați Oddcoll, un platformă internațională de colectare a creanțelor pentru economisiți ore de muncă în gestionarea colectarea creanțelor comerciale. Dacă suferiți de întârzieri la plată, vă recomandăm să citiți: Plăți întârziate și Email de reamintire a plății.
Concluzie
Un bon de livrare servește drept dovadă a livrării și este esențială pentru a ține evidența produselor sau serviciilor livrate. În plus, utilizarea bonurilor de livrare poate facilita gestionarea plăților corespunzătoare și poate ajuta la planificarea achizițiilor viitoare. Pe scurt, bonul de livrare este un document-cheie în procesul de vânzare care asigură transparența și eficiența în gestionarea livrărilor și a plăților.
