En nybegynnerveiledning til pakksedler - hva de er og hvordan du lager en
Hvis du har en bedrift eller jobber i næringslivet, har du sikkert hørt om fakturaer og følgesedler. Ofte brukes disse ordene om hverandre, noe som kan føre til forvirring og feil når forretningstransaksjoner skal dokumenteres.
I denne artikkelen vil vi derfor fokusere på å forklare hva en følgeseddel er og hva den brukes til, samt hjelpe deg med å skille den fra en faktura. Det er viktig å ha denne kunnskapen for å kunne håndtere handelsdokumenter på en god måte i virksomheten din, og dermed unngå problemer med skattemyndighetene. Les videre for å finne ut alt du trenger å vite om følgesedler og deres forhold til fakturaer!
Hva er en pakkseddel?
En pakkseddel er et kommersielt dokument som brukes til å registrere leveransen av et produkt og fungerer som bevis på levering. Det brukes i forbindelse med salg og kjøp av produkter og utstedes av selgeren for å bekrefte leveringen til kjøperen.
Følgeseddelen er et viktig dokument for både selger og kjøper, ettersom det gjør det mulig å verifisere leveransen av en tjeneste og unngå mulige konflikter. I tillegg kan den tjene som grunnlag for utstedelse av en faktura, som er et dokument som beskriver verdien av produktet som er levert, og som brukes til skatteformål.
Hva inneholder en pakkseddel, og hvilke deler består den av?
De må ha en bestemt struktur, selv om du bruker en programvare for følgesedler eller en mal. En pakkseddel må ha følgende spesifikasjoner:
- Navn og kontaktinformasjon til selgeren.
- Navn og kontaktinformasjon til kjøperen: inkludert adresse, momsnummer eller NF.
- Leveringsdato.
- Dato for utstedelse.
- Beskrivelse av varene i bestillingen.
- Antall av hvert produkt som er en del av bestillingen.
I tillegg kan det også inneholde et stempel eller en signatur fra adressaten.
Eksempler på pakksedler
Slik ser en følgeseddel ut. Den har et lignende format som fakturaer, men disse er kjent som "følgesedler".
Typer pakkseddel
Det finnes flere typer pakksedler som brukes i forbindelse med salg og kjøp av produkter. Her følger en kort beskrivelse av de vanligste:
- Følgeseddel: brukes til å dokumentere at kjøperen har mottatt varer eller tjenester. I dette tilfellet utstedes følgeseddelen av leverandøren eller selgeren og fungerer som bevis på leveransen.
- Leveringsseddel for salg: dette er følgeseddelen som utstedes av selgeren for å registrere leveringen av produktet til kjøperen. Den fungerer som bevis på levering og som grunnlag for utstedelse av faktura.
- Returner leveringsseddel: brukes når kjøperen returnerer produktet som selgeren har levert. I dette tilfellet fungerer returfraktbrevet som bevis på returen og som grunnlag for utstedelse av en kreditnota.
- Følgeseddel: er det dokumentet som brukes til å dokumentere at produktet er levert av transportøren til kjøperen. Det fungerer som leveringsbevis og kan brukes som grunnlag for å utstede en faktura.
- Samleseddel: brukes til å registrere at varer eller tjenester er hentet av kjøperen eller transportøren. Den tjener til å verifisere avhentingen og kan brukes som grunnlag for å utstede en faktura.
- Verdsatt fraktbrev: er en type fraktbrev som inkluderer verdien av de leverte produktene eller tjenestene. Denne verdien kan uttrykkes i en valuta eller i en bestemt måleenhet, for eksempel kilo eller liter. Det brukes for å akkreditere leveransen av varer eller tjenester og for at mottakeren skal ha bevis på verdien av det som er levert.
- Ikke-verdsatt følgeseddel: Dette er en type følgeseddel som ikke inkluderer verdien av de leverte produktene eller tjenestene. Denne typen følgeseddel brukes hovedsakelig når verdien av de leverte produktene ikke er relevant eller ikke nødvendig for styringen av virksomheten. For eksempel ved levering av vareprøver eller små mengder produkter.
Det er viktig å huske på at selv om det finnes ulike typer følgesedler, er de alle viktige dokumenter for kontroll og styring av handelstransaksjoner.
Hvordan utstedes en pakkseddel?
Utstedelsen av en følgeseddel kan variere avhengig av selskapet og styringssystemet som brukes, men generelt er trinnene for utstedelse av en følgeseddel som følger:
- Identifiser produktene eller tjenestene som skal leveres: Før du utsteder en følgeseddel, er det nødvendig å identifisere produktene eller tjenestene som skal leveres. Det er viktig at beskrivelsen av produktene eller tjenestene som skal leveres, er tydelig for å unngå forvirring.
- Forbered følgeseddelen: Når produktene eller tjenestene er identifisert, må følgeseddelen utarbeides. Den skal inneholde informasjon som nummer, utstedelsesdato, navn og adresse på mottakeren, beskrivelse av de leverte produktene eller tjenestene, mengde som er levert og underskrift av den som er ansvarlig for leveransen.
- Bekreft informasjonen: Det er viktig å kontrollere at informasjonen på pakkseddelen er korrekt før du leverer den til mottakeren. Dette innebærer blant annet å kontrollere at beskrivelsen av de leverte produktene eller tjenestene er korrekt, og at mengden som er levert, er riktig.
Det er viktig å huske på at prosessen med å utstede en følgeseddel kan variere avhengig av bedriftens behov og hvilket styringssystem som brukes. Under alle omstendigheter er det det er nødvendig at følgeseddelen inneholder all nødvendig informasjon for å godkjenne leveransen av varene eller tjenestenesamt å ta seg tid til å kontrollere at informasjonen er nøyaktig og korrekt før du leverer følgeseddelen til mottakeren.
Tips for bruk av pakksedler
Her følger noen tips for bruk av pakksedler:
- Bruk et standardisert format: Det anbefales å bruke et standardisert pakkseddelformat for å sikre at all nødvendig informasjon er inkludert. Hvis det er mulig, bør du bruke formatet som er tilgjengelig i bedriftens styringssystem.
- Inkluder tydelig og presis informasjon: er det viktig at beskrivelsen av produktene eller tjenestene som leveres er klar og presis for å unngå komplikasjoner. Det anbefales å inkludere detaljert informasjon om produktenes eller tjenestenes egenskaper, for eksempel størrelse, vekt eller farge.
- Lever følgeseddelen til mottakeren: Det er viktig å overlevere følgeseddelen til mottakeren som bevis på at varen eller tjenesten er levert. Hvis det er mulig, er det tilrådelig å få mottakeren til å signere følgeseddelen som bevis på mottakelsen.
- Arkiver en kopi av følgeseddelen: Arkiver en kopi av følgeseddelen i bedriften som dokumentasjon på leveransen av varer eller tjenester. På denne måten får du oversikt over leveransene som er utført, og det blir enklere å administrere de tilhørende betalingene.
Hva er forskjellen mellom en følgeseddel og en faktura?
En pakkseddel og en faktura er to forskjellige dokumenter som brukes på ulike stadier i salgsprosessen (og hvis du ikke vet det forskjellen mellom faktura og regning sjekk artikkelen). Her er de viktigste forskjellene mellom en pakkseddel og en faktura:
- En følgeseddel er et dokument som brukes til å bevise levering av varer eller tjenestermens en faktura er et dokument som brukes til å be om betaling.
- I noen land, følgeseddelen er ikke et obligatorisk dokument, mens fakturaen er det. Det betyr at det i noen tilfeller ikke skal utstedes pakkseddel, men at det alltid skal utstedes faktura.
- Følgeseddelen utstedes på tidspunktet for levering av varene eller tjenestenemens fakturaen utstedes etter levering av varen eller tjenesten.
- Fakturaen er et skattedokument og brukes til å deklarere salget og den tilhørende skattebetalingen. Følgeseddelen er derimot ikke et skattedokument og har ingen direkte skattemessige konsekvenser.
Begge dokumentene er viktige i salgsprosessen, men har ulike funksjoner og utstedes på ulike tidspunkter. Se mer her: Hva brukes en faktura til
Hvis du derimot har utestående fakturaer og synes det er frustrerende å kontakte hver enkelt kunde, anbefaler vi deg å bruke Oddcoll, et internasjonal inkassoplattform til sparer timevis av arbeid med å administrere kommersiell inkasso. Hvis du lider av betalingsforsinkelser, anbefaler vi deg å lese: Forfalte betalinger og E-post med betalingspåminnelse.
Konklusjon
En pakkseddel fungerer som leveringsbevis og er viktig for å holde oversikt over de leverte produktene eller tjenestene. I tillegg kan bruk av følgesedler gjøre det lettere å administrere de tilhørende betalingene og bidra til planlegging av fremtidige kjøp. Kort sagt er følgeseddelen et nøkkeldokument i salgsprosessen som sikrer åpenhet og effektivitet i håndteringen av leveranser og betalinger.
