دليل المبتدئين لقسائم التعبئة - ما هي وكيفية إنشائها
إذا كان لديك عمل تجاري أو تعمل في عالم الشركات، فربما تكون قد سمعت عن الفواتير ومذكرات التسليم. وغالباً ما يتم استخدام هاتين الكلمتين بالتبادل، مما قد يؤدي إلى حدوث ارتباك وأخطاء عند توثيق المعاملات التجارية.
لذلك، سوف نركز في هذه المقالة على شرح ماهية إشعار التسليم وما هو الغرض منه، بالإضافة إلى مساعدتك في التفريق بينه وبين الفاتورة. من المهم أن تكون لديك هذه المعرفة لتنفيذ الإدارة السليمة للمستندات التجارية في عملك، وبالتالي تجنب المشاكل مع السلطات الضريبية. تابع القراءة لاكتشاف كل ما تحتاج إلى معرفته عن إشعارات التسليم وعلاقتها بالفواتير!
ما هي قسيمة التعبئة؟
قسيمة التعبئة والتغليف هو مستند تجاري يُستخدم لتسجيل تسليم منتج ما وتُستخدم كدليل على التسليم. ويستخدم في عملية بيع وشراء المنتجات ويصدره البائع لتأكيد التسليم للمشتري.
مذكرة التسليم هي وثيقة أساسية لكل من البائع والمشتري، حيث إنها يسمح بالتحقق من تقديم الخدمة وتجنب التعارضات المحتملة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون بمثابة أساس لإصدار فاتورة، وهي مستند يفصّل قيمة المنتج الذي تم تسليمه ويستخدم لأغراض ضريبية.
ماذا تحتوي قسيمة التعبئة وما هي أجزاؤها؟
يجب أن يكون لها هيكل محدد، حتى لو كنت تقوم بتنفيذ برنامج إشعار التسليم أو قالب. يجب أن تحتوي قسيمة التعبئة على المواصفات التالية:
- اسم البائع ومعلومات الاتصال به.
- اسم المشتري وتفاصيل الاتصال به: بما في ذلك العنوان ورقم ضريبة القيمة المضافة أو NF.
- تاريخ التسليم
- تاريخ الإصدار.
- وصف البضاعة في الطلب.
- كمية كل منتج يمثل جزءًا من الطلب.
بالإضافة إلى ذلك، قد يتضمن أيضاً ختم أو توقيع المرسل إليه.
أمثلة على قسائم التعبئة والتغليف
هذا ما تبدو عليه مذكرة التسليم. ولها شكل مماثل للفواتير، ومع ذلك فهي تُعرف باسم "مذكرات التسليم".
أنواع قسيمة التعبئة والتغليف
هناك عدة أنواع من قسائم التعبئة التي تُستخدم في عملية بيع وشراء المنتجات. وفيما يلي وصف موجز لأكثرها شيوعاً:
- ملاحظة التوصيل: تُستخدم لتسجيل استلام المشتري للبضائع أو الخدمات. وفي هذه الحالة، يتم إصدار مذكرة التسليم من قبل المورد أو البائع وتكون بمثابة دليل على التسليم.
- ملاحظة تسليم المبيعات: هي مذكرة التسليم التي يصدرها البائع لتسجيل تسليم المنتج إلى المشتري. وهي بمثابة إثبات للتسليم وكأساس لإصدار الفاتورة.
- ملاحظة إعادة التسليم: تُستخدم عندما يقوم المشتري بإرجاع المنتج الذي قام البائع بتسليمه. وفي هذه الحالة، تُستخدم مذكرة تسليم المرتجع كدليل على الإرجاع وكأساس لإصدار إشعار ائتمان.
- ملاحظة التوصيل: هو المستند المستخدم لتسجيل تسليم المنتج من قبل الناقل إلى المشتري. وهي بمثابة إثبات للتسليم ويمكن استخدامها كأساس لإصدار فاتورة.
- قسيمة التحصيل: تُستخدم لتسجيل استلام المشتري أو الناقل للبضائع أو الخدمات. ويستخدم للتحقق من التحصيل ويمكن استخدامه كأساس لإصدار الفاتورة.
- بوليصة الشحن القيمة: هو نوع من بوليصة الشحن يتضمن قيمة المنتجات أو الخدمات التي تم تسليمها. ويمكن التعبير عن هذه القيمة بعملة أو بوحدة قياس معينة، مثل الكيلو أو اللتر. وتُستخدم لاعتماد تسليم السلع أو الخدمات ولكي يكون لدى المستلم دليل على قيمة ما تم تسليمه.
- مذكرة تسليم بدون قيمة: هو نوع من إشعار التسليم لا يتضمن قيمة المنتجات أو الخدمات التي تم تسليمها. يتم استخدام هذا النوع من إشعار التسليم بشكل أساسي عندما لا تكون قيمة المنتجات التي تم تسليمها ذات صلة أو غير ضرورية لإدارة الأعمال. على سبيل المثال، في حالة تسليم عينات أو كميات صغيرة من المنتجات.
من المهم أن تضع في اعتبارك أنه على الرغم من وجود أنواع مختلفة من سندات التسليم، إلا أنها جميعاً مستندات أساسية لمراقبة وإدارة المعاملات التجارية.
كيف يتم إصدار قسيمة التعبئة؟
قد تختلف عملية إصدار مذكرة التسليم باختلاف الشركة ونظام الإدارة المستخدم، ولكن بشكل عام فإن خطوات إصدار مذكرة التسليم هي كما يلي
- تحديد المنتجات أو الخدمات التي سيتم تسليمها: قبل إصدار مذكرة التسليم، من الضروري تحديد المنتجات أو الخدمات المراد تسليمها. ومن الضروري أن يكون وصف المنتجات أو الخدمات المراد تسليمها واضحاً لتجنب الالتباس.
- إعداد مذكرة التسليم: بمجرد تحديد المنتجات أو الخدمات، يجب إعداد مذكرة التسليم. وينبغي أن تتضمن معلومات مثل رقم وتاريخ الإصدار، واسم وعنوان المستلم، ووصف المنتجات أو الخدمات التي تم تسليمها، والكمية المسلمة وتوقيع الشخص المسؤول عن التسليم.
- تحقق من المعلومات: من المهم التحقق من صحة المعلومات الموجودة على قسيمة التعبئة قبل تسليمها إلى المستلم. ويشمل ذلك التحقق من دقة وصف المنتجات أو الخدمات التي تم تسليمها وصحة الكمية التي تم تسليمها.
من الضروري أن تضع في اعتبارك أن عملية إصدار مذكرة التسليم قد تختلف حسب احتياجات الشركة ونظام الإدارة المستخدم. وعلى أي حال، فإنه من الضروري أن يتضمن إشعار التسليم جميع المعلومات اللازمة لاعتماد تسليم البضائع أو الخدمات، بالإضافة إلى أخذ الوقت الكافي للتحقق من دقة المعلومات وصحتها قبل تسليم مذكرة التسليم إلى المستلم.
نصائح لاستخدام قسائم التعبئة
فيما يلي بعض النصائح لاستخدام قسائم التعبئة:
- استخدم تنسيقاً موحداً: يُنصح باستخدام تنسيق موحد لقسيمة التعبئة لضمان تضمين جميع المعلومات الضرورية. وإذا أمكن، استخدم الشكل الذي يوفره نظام إدارة الشركة.
- تضمين معلومات واضحة ودقيقة: من المهم أن يكون وصف المنتجات أو الخدمات المقدمة واضحًا ودقيقًا لتجنب التعقيدات. ويُنصح بتضمين معلومات مفصلة عن خصائص المنتجات أو الخدمات، مثل الحجم أو الوزن أو اللون.
- تسليم مذكرة التسليم إلى المرسل إليه: من الضروري تسليم إشعار التسليم إلى المرسل إليه كدليل على تسليم البضائع أو الخدمات. ومن المستحسن، إن أمكن، أن يوقع المرسل إليه على مذكرة التسليم كدليل على الاستلام.
- تقديم نسخة من مذكرة التسليم: قم بإيداع نسخة من مذكرة التسليم في الشركة كسجل لتسليم البضائع أو الخدمات. سيسمح لك ذلك بالحصول على سجل لعمليات التسليم التي تمت وسيسهل إدارة المدفوعات المقابلة.
ما الفرق بين إشعار التسليم والفاتورة؟
قسيمة التعبئة والفاتورة هما وثيقتان مختلفتان تُستخدمان في مراحل مختلفة من عملية البيع (أيضًا، إذا كنت لا تعرف الفرق بين الفاتورة والفاتورة راجع المقال). فيما يلي الاختلافات الرئيسية بين قسيمة التعبئة والفاتورة:
- مذكرة تسليم هو مستند يُستخدم لإثبات تسليم السلع أو الخدماتبينما الفاتورة هي مستند يُستخدم لطلب الدفع.
- في بعض البلدان, مذكرة التسليم ليست مستندًا إلزاميًا، في حين أن الفاتورة. وهذا يعني أنه في بعض الحالات، قد لا يتم إصدار قسيمة تعبئة، ولكن يجب دائمًا إصدار فاتورة.
- يتم إصدار إشعار التسليم في وقت تسليم البضائع أو الخدماتبينما يتم إصدار الفاتورة بعد تسليم البضائع أو الخدمات.
- الفاتورة هي مستند ضريبي وتُستخدم للإعلان عن البيع ودفع الضريبة المقابلة. من ناحية أخرى، فإن مذكرة التسليم ليست مستندًا ضريبيًا وليس لها آثار ضريبية مباشرة.
كلا الوثيقتين مهمتان في عملية البيع، ولكن لهما وظائف مختلفة ويتم إصدارهما في أوقات مختلفة. راجع هنا: ما هي الفاتورة المستخدمة في
من ناحية أخرى، إذا كان لديك فواتير مستحقة القبض وتجد أنه من المحبط الاتصال بكل عميل من عملائك، فإننا ننصحك باستخدام Oddcoll، وهو منصة تحصيل الديون الدولية إلى توفير ساعات من العمل في إدارة تحصيل الديون التجارية. إذا كنت تعاني من التأخر في السداد، فننصحك بقراءة: المدفوعات المتأخرة و رسالة تذكير بالدفع عبر البريد الإلكتروني.
الخاتمة
قسيمة التعبئة والتغليف بمثابة دليل على التسليم وهي ضرورية لتتبع المنتجات أو الخدمات التي تم تسليمها. بالإضافة إلى ذلك، فإن استخدام مذكرات التسليم يمكن أن يسهل إدارة المدفوعات المقابلة ويساعد في تخطيط عمليات الشراء المستقبلية. باختصار، مذكرة التسليم هي وثيقة رئيسية في عملية البيع تضمن الشفافية والكفاءة في إدارة عمليات التسليم والمدفوعات.
