En nybörjares guide till fraktsedlar - vad de är och hur man skapar en
Om du har ett företag eller arbetar inom företagsvärlden har du säkert hört talas om fakturor och följesedlar. Ofta används dessa ord synonymt, vilket kan leda till förvirring och fel när man dokumenterar affärstransaktioner.
Därför kommer vi i den här artikeln att fokusera på att förklara vad en följesedel är och vad den används till, samt hjälpa dig att skilja den från en faktura. Det är viktigt att ha den här kunskapen för att kunna hantera kommersiella dokument på ett korrekt sätt i ditt företag och därmed undvika problem med skattemyndigheterna. Läs vidare för att få reda på allt du behöver veta om följesedlar och deras förhållande till fakturor!
Vad är en följesedel?
En följesedel är ett kommersiellt dokument som används för att registrera leveransen av en produkt och fungerar som ett leveransbevis. Det används vid försäljning och köp av produkter och utfärdas av säljaren för att bekräfta leveransen till köparen.
Leveranssedeln är ett viktigt dokument för både säljare och köpare, eftersom det gör det möjligt att verifiera leveransen av en tjänst och undvika eventuella konflikter. Dessutom kan den ligga till grund för utfärdandet av en faktura, som är ett dokument som anger värdet på den produkt som har levererats och som används för skatteändamål.
Vad innehåller en följesedel och vilka delar består den av?
De måste ha en specifik struktur, även om du implementerar en programvara för följesedlar eller en mall. En följesedel måste ha följande specifikationer:
- Namn och kontaktuppgifter till säljaren.
- Namn och kontaktuppgifter för köparen: inklusive adress, momsregistreringsnummer eller NF.
- Leveransdatum.
- Datum för utfärdande.
- Beskrivning av varorna i beställningen.
- Kvantitet av varje produkt som ingår i ordern.
Dessutom kan det också innehålla en stämpel eller underskrift av adressaten.
Exempel på följesedlar
Så här ser en följesedel ut. Den har ett liknande format som fakturan, men kallas här för "följesedel".
Typ av följesedel
Det finns flera olika typer av följesedlar som används vid försäljning och inköp av produkter. Här följer en kort beskrivning av de vanligaste:
- Leveransbesked: används för att registrera köparens mottagande av varor eller tjänster. I detta fall utfärdas följesedeln av leverantören eller säljaren och fungerar som bevis på leveransen.
- Leveranssedel för försäljning: detta är den följesedel som utfärdas av säljaren för att registrera leveransen av produkten till köparen. Den fungerar som leveransbevis och som underlag för att utfärda en faktura.
- Returnera följesedel: används när köparen returnerar den produkt som säljaren har levererat. I detta fall fungerar returfraktsedeln som bevis på returen och som grund för utfärdande av en kreditfaktura.
- Leveransbesked: är det dokument som används för att registrera transportörens leverans av produkten till köparen. Det fungerar som leveransbevis och kan användas som underlag för att utfärda en faktura.
- Samlingssedel: Används för att registrera köparens eller transportörens mottagande av varor eller tjänster. Den används för att verifiera avhämtningen och kan användas som underlag för att utfärda en faktura.
- Värderad fraktsedel: är en typ av fraktsedel som inkluderar värdet av de produkter eller tjänster som levereras. Detta värde kan uttryckas i en valuta eller i en specifik måttenhet, t.ex. kilo eller liter. Den används för att ackreditera leveransen av varor eller tjänster och för att mottagaren ska ha bevis på värdet av det som har levererats.
- Icke värderad följesedel: Detta är en typ av följesedel som inte innehåller värdet av de levererade produkterna eller tjänsterna. Denna typ av följesedel används främst när värdet av de levererade produkterna inte är relevant eller nödvändigt för att driva verksamheten. Det kan t.ex. vara fråga om leverans av prover eller små mängder produkter.
Det är viktigt att komma ihåg att även om det finns olika typer av följesedlar är de alla viktiga dokument för kontroll och hantering av kommersiella transaktioner.
Hur utfärdas en följesedel?
Utfärdandet av en följesedel kan variera beroende på företag och vilket ledningssystem som används, men i allmänhet är stegen för utfärdande av en följesedel följande:
- Identifiera de produkter eller tjänster som ska levereras: Innan en följesedel utfärdas är det nödvändigt att identifiera de produkter eller tjänster som ska levereras. Det är viktigt att beskrivningen av de produkter eller tjänster som ska levereras är tydlig för att undvika missförstånd.
- Förbered följesedeln: När produkterna eller tjänsterna har identifierats måste följesedeln upprättas. Den bör innehålla information som nummer, utfärdandedatum, mottagarens namn och adress, beskrivning av de levererade produkterna eller tjänsterna, levererad kvantitet och underskrift av den person som ansvarar för leveransen.
- Verifiera informationen: Det är viktigt att kontrollera att uppgifterna på följesedeln är korrekta innan du lämnar den till mottagaren. Detta innefattar att kontrollera att beskrivningen av de levererade produkterna eller tjänsterna är korrekt och att den levererade kvantiteten är korrekt.
Det är viktigt att komma ihåg att processen för utfärdande av en följesedel kan variera beroende på företagets behov och det ledningssystem som används. I vilket fall som helst är det det är nödvändigt att följesedeln innehåller all nödvändig information för att bekräfta leveransen av varorna eller tjänsternasamt att ta sig tid att kontrollera att informationen är korrekt innan följesedeln skickas till mottagaren.
Tips för användning av följesedlar
Här följer några tips om hur du kan använda följesedlar:
- Använd ett standardiserat format: Det är lämpligt att använda ett standardiserat format för följesedlar för att säkerställa att all nödvändig information finns med. Om möjligt, använd det format som tillhandahålls av företagets ledningssystem.
- Inkludera tydlig och exakt information: är det viktigt att beskrivningen av de levererade produkterna eller tjänsterna är tydlig och exakt för att undvika komplikationer. Det är lämpligt att inkludera detaljerad information om produkternas eller tjänsternas egenskaper, t.ex. storlek, vikt eller färg.
- Leverera följesedeln till mottagaren: Det är viktigt att överlämna följesedeln till mottagaren som bevis på att varan eller tjänsten har levererats. Om möjligt är det lämpligt att låta mottagaren underteckna följesedeln som bevis på mottagandet.
- Arkivera en kopia av följesedeln: Arkivera en kopia av följesedeln i företaget som en dokumentation av leveransen av varor eller tjänster. På så sätt får du en förteckning över de leveranser som har gjorts och det underlättar hanteringen av motsvarande betalningar.
Vad är skillnaden mellan en följesedel och en faktura?
En följesedel och en faktura är två olika dokument som används i olika skeden av försäljningsprocessen (och, om du inte vet det skillnad mellan faktura och räkning kolla artikeln). Här är de viktigaste skillnaderna mellan en följesedel och en faktura:
- En följesedel är ett dokument som används för att bevisa leverans av varor eller tjänstermedan en faktura är ett dokument som används för att begära betalning.
- I vissa länder, följesedeln inte är ett obligatoriskt dokument, medan fakturan är det. Detta innebär att i vissa fall kan en följesedel inte utfärdas, men en faktura måste alltid utfärdas.
- Leveranssedeln utfärdas vid tidpunkten för leveransen av varorna eller tjänsternamedan fakturan utfärdas efter leverans av varorna eller tjänsterna.
- Fakturan är en skattehandling och används för att deklarera försäljningen och den tillhörande skattebetalningen. En följesedel är däremot inte ett skattedokument och har inga direkta skattekonsekvenser.
Båda dokumenten är viktiga i försäljningsprocessen, men har olika funktioner och utfärdas vid olika tidpunkter. Kolla in här: Vad används en faktura till?
Om du å andra sidan har fakturor och tycker att det är frustrerande att kontakta var och en av dina kunder rekommenderar vi att du använder Oddcoll, ett internationell inkassoplattform till spara timmar av arbete med att hantera kommersiell inkasso. Om du lider av sena betalningar rekommenderar vi att du läser: Förfallna betalningar och E-post om betalningspåminnelse.
Slutsats
En följesedel fungerar som ett leveransbevis och är nödvändigt för att hålla reda på de produkter eller tjänster som levererats. Dessutom kan användningen av följesedlar underlätta hanteringen av motsvarande betalningar och hjälpa till vid planeringen av framtida inköp. Kort sagt är följesedeln ett viktigt dokument i försäljningsprocessen som säkerställer transparens och effektivitet i hanteringen av leveranser och betalningar.
