Os pagamentos atrasados são um incómodo em todas as áreas da vida. No entanto, para as empresas B2B, as faturas não pagas continuam a ser um desafio persistente, especialmente para Pequenas e médias empresas com tempo e recursos limitados para as perseguir.
Embora a maioria das empresas tenha alguma forma de procedimento de acompanhamento para esta eventualidade, este é muitas vezes inconsistente, reativo ou dependente do esforço individual em vez de um sistema definido.
O processo de cobrança oferece uma alternativa mais estruturada.
Embora seja amplamente utilizado nas finanças, o termo ‘dunning’ pode ser desconhecido para muitos proprietários de pequenas empresas. Este termo refere-se a uma sequência planeada de comunicações utilizada para recuperar pagamentos em atraso, escalando de lembretes informais para uma escalada mais formal, se necessário.
Para aqueles que pretendem melhorar as taxas de pagamento e reduzir a dependência de cobranças de última hora ou manuais, familiarizar-se com o processo de *dunning* é o seu primeiro passo. Isto é especialmente verdade quando se trata de clientes internacionais, onde a recuperação pode rapidamente tornar-se mais complexa.
O processo de cobrança em contas a receber refere-se às etapas que uma empresa segue para recuperar pagamentos em atraso de clientes.
De acordo com Investopedia, o processo de cobrança é um fluxo de trabalho estruturado que as empresas utilizam para acompanhar faturas por pagar. Consiste numa série de ações pré-definidas (tipicamente e-mails, chamadas telefónicas ou cartas) enviadas em intervalos específicos após o vencimento de um pagamento.
A implementação do processo estabelece um cronograma para os seus esforços de recuperação de dívidas, com cada etapa a servir um propósito claro: o contacto inicial serve como um lembrete, enquanto as etapas posteriores aumentam a urgência e descrevem potenciais consequências caso o pagamento não seja efetuado. Só se estes passos falharem é que o processo deve avançar para a recuperação por terceiros ou para escalada legal.
Uma característica fundamental da cobrança é a consistência. Se as empresas B2B tratarem todas as faturas em atraso da mesma forma, isso reduz o risco de atrasos causados por desatenção ou incerteza sobre os próximos passos. Isto é particularmente útil para qualquer negócio em crescimento, pois o acompanhamento manual torna-se mais difícil de gerir à escala.
Porque é que o processo de cobrança é importante para empresas B2B
Para empresas que não possuem um processo de cobrança definido, o acompanhamento de faturas pode rapidamente tornar-se atrasado ou inconsistente. Como resultado, pagamentos em atraso podem acumular-se silenciosamente até se tornarem difíceis de gerir.
Implementar uma abordagem estruturada impede, portanto, que as faturas se percam. Prazos claros de acompanhamento permitem que as empresas ajam atempadamente, quando a recuperação é mais provável, reduzindo assim a necessidade de escaladas dispendiosas mais tarde.
Existe também um benefício operacional. Em vez de tratar cada pagamento em atraso como uma decisão pontual, as equipas podem confiar num sistema padronizado que poupa tempo e traz previsibilidade às contas a receber.
O processo de cobrança passo a passo
Um processo de cobrança bem-sucedido depende de consistência, oportunidade e tom. Cada etapa deve parecer uma progressão natural, dando ao cliente todas as oportunidades para pagar, ao mesmo tempo que deixa claro que o assunto escalará se for ignorado.
Aqui está uma estrutura prática que as empresas B2B podem seguir.
Passo 1: Lembrete de pagamento amigável
A sua primeira mensagem no processo de cobrança deve ser simpática e sem pressão. Envie-a pouco antes do prazo ou dentro de poucos dias após o vencimento. Nesta fase, está a tratar o não pagamento como uma falha de atenção, em vez de um atraso deliberado.
Mantenha um tom leve e prestável, e inclua o número da fatura, o montante a pagar e as instruções para o pagamento. Um pequeno lembrete atempado pode resolver a maioria dos casos sem necessidade de mais ações.
Passo 2: Primeiro aviso de vencimento
Caso não haja sinal de pagamento, envie uma mensagem mais firme, mas ainda profissional, que indique claramente que a fatura está em atraso. Refira a fatura original e a data de vencimento, confirme o montante em dívida e convide o cliente a entrar em contacto caso algo não esteja claro ou seja contestado.
Esta é uma excelente oportunidade para detetar problemas antes que se desenvolvam. É melhor saber desde cedo se existe uma disputa ou se o cliente tem dificuldades de fluxo de caixa.
Passo 3: Segundo lembrete (início do escalonamento)
A esta altura, a fatura está significativamente em atraso. O tom deve, portanto, refletir isso.
Solicitamos o pagamento imediato. Por favor, confirme quando será efetuado. A conta está em vias de ser encaminhada para escalonamento.
Esta fase é frequentemente um ponto de viragem. Os clientes que pretendem pagar provavelmente responderão aqui. Em contrapartida, o silêncio contínuo sinaliza um risco crescente de não recuperação.
Passo 4: Notificação final / Carta antes de ação judicial
Isto já não é um lembrete; é uma exigência formal. Certifique-se de definir um prazo de pagamento específico e declarar claramente que o incumprimento do pagamento resultará numa escalada. Explique como será essa escalada, quer se trate de cobrança por terceiros, ação legal ou ambas.
Mantenha um tom firme e inequívoco, mas profissional. O objetivo aqui é clareza, não confronto.
Passo 5: Encaminhamento para cobranças ou ação legal
Se os esforços internos foram esgotados, o recurso a meios externos de recuperação torna-se a única opção. Isto poderá implicar a contratação de uma agência de cobrança de dívidas, o início de um processo judicial ou ambos, dependendo do montante e da natureza da dívida.
