I ritardi nei pagamenti sono un problema in ogni campo. Tuttavia, per le aziende B2B, le fatture non pagate rimangono una sfida persistente, in particolare per PMI con tempo e risorse limitati per inseguirle.
Mentre la maggior parte delle aziende dispone di una qualche forma di procedura di follow-up per questa eventualità, essa è spesso incoerente, reattiva o dipende dallo sforzo individuale piuttosto che da un sistema definito.
Il processo di sollecito offre un'alternativa più strutturata.
Sebbene sia ampiamente utilizzato in finanza, il termine ‘dunning’ potrebbe non essere familiare a molti proprietari di piccole imprese. Questo termine si riferisce a una sequenza pianificata di comunicazioni utilizzata per recuperare pagamenti scaduti, che vanno da promemoria informali a escalation più formali, se necessario.
Per chi desidera migliorare i tassi di pagamento e ridurre la dipendenza da solleciti dell'ultimo minuto o manuali, familiarizzare con il processo di dunning è il primo passo. Questo è particolarmente importante quando si ha a che fare con clienti internazionali, dove il recupero può diventare rapidamente più complesso.
Il processo di sollecito crediti (dunning process) nella gestione dei crediti commerciali è una procedura sistematica volta a garantire il recupero dei pagamenti dovuti dai clienti per beni o servizi forniti. In sostanza, si tratta di una serie di azioni intraprese da un'azienda quando un cliente non paga una fattura entro la data di scadenza stabilita.
Secondo Investopedia, il processo di sollecito di pagamento è un flusso di lavoro strutturato che le aziende utilizzano per dare seguito alle fatture non pagate. Consiste in una serie di azioni predefinite (tipicamente e-mail, telefonate o lettere) inviate a intervalli specifici una volta che un pagamento è diventato esigibile.
L'implementazione del processo introduce una tempistica per i tuoi sforzi di recupero crediti, con ogni fase che serve uno scopo chiaro: il contatto iniziale funge da sollecito, mentre le fasi successive aumentano l'urgenza e delineano potenziali conseguenze se il pagamento non arriva. Solo se questi passaggi falliscono il processo dovrebbe passare al recupero tramite terzi o a un'escalation legale.
Una caratteristica fondamentale del recupero crediti è la coerenza. Se le aziende B2B gestiscono ogni fattura scaduta allo stesso modo, si riduce il rischio di ritardi causati da sviste o incertezze su cosa fare in seguito. Questo è particolarmente utile per qualsiasi azienda in crescita, poiché il monitoraggio manuale diventa più difficile da gestire su larga scala.
Perché il processo di dunning è importante per le aziende B2B
Per le aziende che non hanno un processo di sollecito di pagamento definito, il monitoraggio delle fatture può diventare rapidamente ritardato o incoerente. Di conseguenza, i pagamenti scaduti possono accumularsi silenziosamente fino a diventare difficili da gestire.
Implementare un approccio strutturato impedisce quindi che le fatture vengano trascurate. tempistiche di follow-up chiare consentono alle aziende di agire tempestivamente, quando il recupero è più probabile, riducendo così la necessità di costose escalation in seguito.
C’è anche un vantaggio operativo. Invece di trattare ogni pagamento in ritardo come una decisione singola, i team possono fare affidamento su un sistema standardizzato che fa risparmiare tempo e porta prevedibilità ai conti cliente.
Il processo di sollecito passo dopo passo
Un processo di sollecito efficace dipende da coerenza, tempistica e tono. Ogni passaggio dovrebbe sembrare una progressione naturale, dando al cliente ogni opportunità di pagare, chiarendo al contempo che la questione si intensificherà se ignorata.
Ecco un framework pratico che le aziende B2B possono seguire.
Passaggio 1: Gentile promemoria di pagamento
Il tuo primo messaggio nel processo di sollecito dovrebbe essere educato e a bassa pressione. Invia una copia poco prima della data di scadenza o entro pochi giorni dalla data di scadenza. In questa fase, stai trattando il mancato pagamento come una svista piuttosto che un ritardo deliberato.
Mantieni un tono leggero e disponibile, e assicurati di includere il numero della fattura, l'importo dovuto e le istruzioni di pagamento. Un piccolo promemoria al momento giusto può risolvere la maggior parte dei casi senza ulteriori azioni.
Passaggio 2: Primo sollecito di pagamento
Se non ci sono segni di pagamento, fai seguire un messaggio più deciso ma comunque professionale che dichiari chiaramente che la fattura è scaduta. Fai riferimento alla fattura originale e alla data di scadenza, conferma l'importo dovuto e invita il cliente a mettersi in contatto se qualcosa non è chiaro o contestato.
Questa è un'eccellente opportunità per individuare problemi prima che si sviluppino. È meglio sapere fin dall'inizio se c'è una disputa o se il cliente ha difficoltà di liquidità.
Passo 3: Secondo promemoria (iniziano le azioni di sollecito)
A questo punto, la fattura è considerevolmente scaduta. Il tono, pertanto, dovrebbe riflettere questo.
La preghiamo di procedere con il pagamento immediato. Ci confermi quando verrà effettuato. L'account sta per essere gestito in escalation.
Questa fase è spesso un punto di svolta. I clienti che intendono pagare probabilmente risponderanno qui. Al contrario, il silenzio prolungato segnala un rischio crescente di mancato recupero.
Passaggio 4: Avviso finale / lettera di messa in mora
Questo non è più un sollecito; è una richiesta formale. Assicurati di stabilire una scadenza di pagamento specifica e dichiara chiaramente che il mancato pagamento comporterà un'escalation. Spiega quale sarà questa escalation, che si tratti di un recupero crediti di terze parti, di procedimenti legali o di entrambi.
Mantieni un tono fermo e inequivocabile, ma professionale. L'obiettivo è la chiarezza, non la contrapposizione.
Fase 5: Escalation a riscossione crediti o azione legale
Se gli sforzi interni sono stati esauriti, il ricorso al recupero crediti esterno diventa l'unica opzione. Questo potrebbe significare incaricare un'agenzia di recupero crediti, avviare procedimenti legali o entrambi, a seconda dell'entità e della natura del debito.
Limitazioni del processo di sollecito di pagamento
Man mano che i casi diventano più complessi, un processo di sollecito strutturato aiuta, ma non garantisce un recupero coerente.
La tempistica è un ostacolo comune. Se i solleciti arrivano troppo tardi, o non arrivano affatto, le fatture possono andare perse. D'altra parte, se le aziende insistono troppo rapidamente o usano un linguaggio che sembra aggressivo o eccessivamente formale, ciò rischia di danneggiare le relazioni con i clienti senza migliorare le possibilità di essere pagati.
Questi problemi diventano più pronunciati oltre i confini. Recupero crediti internazionale Crea attrito aggiuntivo, tra cui barriere linguistiche, diverse culture di pagamento e sistemi legali sconosciuti. Un approccio che funziona bene a livello nazionale può essere inefficace o addirittura controproducente se applicato a clienti esteri.
C'è anche un limite a ciò che i team interni possono gestire realisticamente. Una volta che diversi solleciti sono rimasti senza risposta, i processi interni spesso si bloccano.
È qui che Oddcoll offre un chiaro vantaggio.
Piuttosto che fare affidamento esclusivamente sul follow-up interno, Oddcoll consente alle aziende di passare a livelli superiori senza intoppi a esperti locali, del paese, quando il processo di sollecito standard raggiunge i suoi limiti.
Collegando ogni caso con agenzie di recupero crediti verificate e specialisti legali nel paese del debitore, elimina l'attrito associato alla lingua, alle differenze legali e alle pratiche locali.
Inoltre, l'approccio basato sui dati di Oddcoll garantisce che i casi vengano gestiti da partner con prestazioni comprovate in mercati specifici. Ciò aumenta la probabilità di recupero, alleggerendo il carico dei team interni.
Pronto a migliorare i tuoi tassi di recupero?
Un processo di sollecito ben strutturato può migliorare significativamente la gestione delle fatture scadute. Tuttavia, quando i pagamenti non arrivano ancora, il passo successivo è altrettanto importante.
Invece di lasciare che i debiti portino a stalli o di stralciarli troppo presto, le aziende possono rafforzare il loro approccio combinando processi interni con il giusto supporto esterno.
Con l'accesso a esperti di recupero fidati e basati nel paese d'origine e un approccio basato sui dati al recupero, Oddcoll aiuta le aziende B2B a trasformare le fatture bloccate in risultati positivi, in particolare nei casi internazionali complessi.
Se il tuo processo attuale non sta dando risultati, potrebbe essere il momento di fare il passo successivo. Contattate e inizia il tuo percorso di recupero crediti!
