6 formas inteligentes e profissionais de acompanhar os pagamentos em atraso
Se está cansado de perseguir os seus clientes por causa de pagamentos em atraso, está no sítio certo! Neste artigo, vamos dizer-lhe as melhores dicas que pode implementar para resolver este problema de forma eficaz. Sem dúvida, é uma das situações mais frustrantes para qualquer empresa, por isso dizemos-lhe, prepare-se para recuperar o seu dinheiro!
O que é um pagamento em atraso?
Um pagamento em atraso é um pagamento que não é efectuado dentro do prazo estabelecido num acordo financeiro ou contratual. Regra geral, um pagamento é considerado atrasado se não for recebido no prazo de 30 dias após a data de vencimento acordada.
Os atrasos nos pagamentos podem causar problemas financeiros às empresas, uma vez que podem afetar o seu fluxo de caixa e a sua capacidade de cumprir os seus próprios compromissos financeiros.
Além disso, perseguir os pagamentos em atraso pode ser um processo stressante e moroso para os proprietários de empresas. Por esta razão, é importante ter estratégias eficazes para solicitar pagamentos em atraso e manter boas relações com os clientes para evitar situações como esta.
Quando e como perguntar?
Em primeiro lugar, seria preferível que o cliente pudesse pagar depois de receber as facturas (recomendamos que leia faturação vs facturas), mas nem sempre é esse o caso. No entanto, é essencial para a tesouraria da sua empresa receber o pagamento a tempo e horas, uma vez que, desta forma, estará a evitar contas em atraso ou em atraso.
Pode implementar um lembrete de pagamento antes da data de vencimento, mas evite fazê-lo mais tarde. De facto, recomendamos o envio do lembrete uma semana antes.
Sabemos que é difícil pedir pagamentos, mas o segredo é ter sempre um tom profissional em todas as suas cartas ou e-mails de aviso.
Recomendamos que seja simpático e educado, uma vez que uma mensagem mal redigida pode prejudicar a sua relação com o cliente. Eis como o fazer:
Artigo relacionado: O que é uma fatura
Como perguntar? Siga estes passos
Enviar um lembrete 5 dias antes da data de vencimento
Assunto: Lembrete de pagamento de facturas
Caro ,
Espero que este e-mail vos encontre bem. Escrevo para lembrar que a fatura com data de vencimento de ainda não foi paga.
Agradecia que efectuasse o pagamento o mais rapidamente possível, para podermos manter uma boa relação comercial. Se tiver alguma dúvida ou problema em relação ao pagamento, não hesite em contactar-me para que possamos resolvê-lo em conjunto.
Aguardo com expetativa o vosso contacto.
Com os melhores cumprimentos,
Porque é que este e-mail é eficaz?
Trata-se de uma chamada de atenção muito breve e respeitosa. Isto permite que o cliente tome decisões rápidas e não perca tempo com as suas obrigações pessoais.
Se não obtiver resposta no prazo de 5 dias, volte a recordá-lo
Assunto: Lembrete de pagamento da segunda fatura
Caro ,
Espero que esteja bem. Queria apenas dar seguimento à questão da fatura, que ainda está pendente.
Receio que tenham surgido alguns problemas ou mal-entendidos em relação ao pagamento, pelo que peço que me contactem o mais rapidamente possível para discutir e procurar uma solução.
Aguardo com expetativa o seu contacto em breve.
Com os melhores cumprimentos,
Porque é que este e-mail é eficaz?
Devido aos atrasos de pagamento, tem todo o direito de apurar o tom do seu aviso. Inclua os dados necessários, como o montante e o número da fatura. Lembre-o de quantos dias passaram desde a data de vencimento e qual foi a data. Nunca deixe de ser educado, pois não sabe quais as complicações que o seu cliente pode ter.
Se não obtiver resposta no prazo de 10 dias após a primeira mensagem de correio eletrónico, volte a recordá-lo
Assunto: Lembrete de pagamento da última fatura
Caro ,
Espero que este e-mail o encontre bem. Lamento ter de continuar a insistir na questão da fatura, mas devo recordar-lhe que esta continua pendente.
Compreendo que possam ter surgido problemas inesperados, mas gostaria de comunicar convosco o mais rapidamente possível para os discutir e encontrar uma solução que seja benéfica para ambas as partes.
Por favor, informe-me se eu puder ajudar de alguma forma.
Com os melhores cumprimentos,
Porque é que este e-mail é eficaz?
Nesta altura, o seu aviso deve ter um tom direto. Ao fim de tantos dias, deve exigir o pagamento com uma pressão absoluta. Por outro lado, é importante ser breve, para não distrair o cliente, e pedir-lhe que confirme se recebeu os avisos enviados anteriormente ou se perdeu a fatura.
Como lidar com os pagamentos em atraso?
Liquidar facturas imediatamente
Não recomendamos que se espere pelo vencimento das facturas para as processar. A melhor opção é liquidar as facturas no momento da sua receção, pois isso permite-lhe ter uma melhor organização e gestão das despesas, bem como atribuir fundos a destinatários específicos para iniciar o processo imediatamente.
Por outro lado, se a liquidação imediata das facturas for um obstáculo para si, deve considerar a possibilidade de programar os pagamentos. E para que isso funcione, tenha em conta o número de dias que o pagamento demora a ser debitado na conta do destinatário para garantir a receção do pagamento.
Automatize o seu processo de contas a pagar
Ao automatizar os seus processos de contas a pagar, pode aumentar a velocidade, a qualidade e a precisão. Ao eliminar quaisquer processos manuais, evitará a perda de facturas, um fluxo de caixa negativo e pagamentos em duplicado ou atrasados.
Por conseguinte, recomendamos que invista num software de contas a pagar que se integre no seu sistema de contabilidade e elimine completamente a introdução manual de dados e possíveis erros. Para além de um agência internacional de cobrança de dívidas como Oddcollonde pode poupar muito tempo na gestão dos pagamentos em atraso. Se vir que o seu cliente não paga a dívida, a Oddcoll garante-lhe o pagamento. Não hesite em contactá-los.
Conselhos a ter em conta
- Comunicar com o cliente: É importante comunicar com o cliente assim que for detectado um atraso no pagamento. Pode haver uma razão válida para o atraso e um simples telefonema ou correio eletrónico pode ser suficiente para resolver o problema.
- Ser cortês e profissional: Embora possa ser frustrante perseguir pagamentos em atraso, é fundamental manter sempre uma atitude profissional e cortês. Ser agressivo ou rude só vai piorar a situação.
- Estabelecer um acordo escrito: É sempre aconselhável estabelecer as condições de qualquer acordo por escrito. Isto inclui as condições de pagamento e quaisquer outras condições relacionadas com a transação. Desta forma, ambas as partes têm uma noção clara do que se espera.
- Solicitar uma condição de pagamento: Se o cliente não puder pagar imediatamente, considere a possibilidade de solicitar um prazo de pagamento. Isto pode ajudar a aliviar a pressão financeira sobre o cliente e dar-lhe tempo para cumprir as suas obrigações.
- Promover a mediação: Se as coisas se tornarem difíceis, considere a possibilidade de recorrer a um mediador. Um mediador pode ajudá-lo a chegar a um acordo amigável sem recorrer a uma ação judicial.
Não ameace com uma ação judicial de imediato: Ameaçar com uma ação judicial de imediato pode colocar a outra parte na defensiva e dificultar a resolução do problema. Em vez disso, tente resolver o problema de forma amigável e, se necessário, considere a ação judicial como último recurso.
Conclusão
Os atrasos de pagamento podem ser uma fonte de stress e de problemas financeiros para qualquer empresa. No entanto, é importante lembrar que existem estratégias eficazes para solicitar pagamentos em atraso e manter boas relações com os clientes.
Comunicar com o cliente, estabelecer acordos escritos, solicitar condições de pagamento e explorar opções de mediação são algumas das medidas que podem ser tomadas para resolver problemas de atraso de pagamento.
Além disso, é fundamental abordar os pagamentos em atraso de uma forma profissional e cortês em todas as ocasiões, evitando ameaças e mantendo uma atitude aberta para a resolução do problema. Seguindo estas estratégias, conseguirá recuperar o seu dinheiro e manter relações saudáveis com os seus clientes.
