6 protingi ir profesionalūs būdai, kaip sekti vėluojančius mokėjimus
Jei pavargote persekioti savo klientus dėl pradelstų mokėjimų, esate tinkamoje vietoje! Šiame straipsnyje pateiksime jums geriausius patarimus, kuriuos galite įgyvendinti, kad veiksmingai išspręstumėte šią problemą. Neabejotinai tai viena labiausiai varginančių situacijų bet kokiam verslui, todėl sakome jums: pasiruoškite susigrąžinti pinigus!
Kas yra pradelstas mokėjimas?
Pavėluotas mokėjimas - tai mokėjimas, kuris neatliekamas per finansiniame ar sutartiniame susitarime nustatytą laiką. Paprastai mokėjimas laikomas pavėluotu, jei jis negautas per 30 dienų nuo sutartos mokėjimo datos.
Vėluojantys mokėjimai gali sukelti finansinių problemų įmonėms, nes jie gali turėti įtakos jų pinigų srautams ir gebėjimui vykdyti savo finansinius įsipareigojimus.
Be to, vėluojančių mokėjimų persekiojimas gali būti stresą keliantis ir daug laiko reikalaujantis procesas verslo savininkams. Dėl šios priežasties, norint išvengti tokių situacijų, svarbu turėti veiksmingas strategijas, kaip reikalauti vėluojančių mokėjimų ir palaikyti gerus santykius su klientais.
Kada ir kaip paklausti?
Pirmiausia būtų geriausia, jei klientas galėtų sumokėti gavęs sąskaitas faktūras (rekomenduojame perskaityti sąskaita faktūra ir sąskaita faktūra), tačiau taip būna ne visada. Vis dėlto jūsų įmonės pinigų srautams labai svarbu gauti mokėjimą laiku, nes taip išvengsite pradelstų ar pradelstų sąskaitų.
Galite įdiegti priminimą apie mokėjimą prieš mokėjimo terminą, tačiau venkite tai daryti vėliau. Tiesą sakant, rekomenduojame priminimą siųsti likus savaitei iki jo.
Žinome, kad sunku prašyti mokėjimų, tačiau paslaptis ta, kad visuose priminimo laiškuose ar el. laiškuose visada reikia laikytis profesionalaus tono.
Rekomenduojame elgtis draugiškai ir mandagiai, nes grubiai suformuluota žinutė gali pakenkti jūsų santykiams su klientu. Štai kaip tai padaryti:
Susijęs straipsnis: Kas yra sąskaita faktūra
Kaip paklausti? Atlikite šiuos veiksmus
Siųskite priminimą likus 5 dienoms iki termino pabaigos
Tema: Priminimas apie sąskaitos apmokėjimą
Gerbiamasis ,
Tikiuosi, kad šis laiškas jums padės. Rašau norėdamas priminti, kad sąskaita faktūra, kurios apmokėjimo terminas yra iki šiol neapmokėta.
Būčiau dėkingas, jei mokėjimą atliktumėte kuo greičiau, kad galėtume palaikyti gerus verslo santykius. Jei turite klausimų ar problemų dėl mokėjimo, nedvejodami susisiekite su manimi, kad galėtume jas išspręsti kartu.
Laukiu žinių iš jūsų.
Geriausi linkėjimai,
Kodėl šis el. laiškas yra veiksmingas?
Tai labai trumpas ir pagarbus priminimas. Tai leidžia klientui greitai priimti sprendimus ir neatimti laiko iš asmeninių įsipareigojimų.
Jei per 5 dienas negaunate atsakymo, priminkite jiems dar kartą.
Tema: Antrasis priminimas apie sąskaitos apmokėjimą
Gerbiamasis ,
Tikiuosi, kad jums gerai sekasi. Tik norėjau pratęsti klausimą dėl sąskaitos faktūros, kuri vis dar neapmokėta.
Esu susirūpinęs, kad kilo problemų ar nesusipratimų dėl mokėjimo, todėl prašau kuo greičiau susisiekti su manimi ir aptarti bei ieškoti sprendimo.
Tikiuosi netrukus iš jūsų sulaukti žinių.
Nuoširdžiai Jūsų,
Kodėl šis el. laiškas yra veiksmingas?
Dėl pavėluoto mokėjimo turite teisę sugriežtinti priminimo toną. Įtraukite būtiną informaciją, pavyzdžiui, sumą ir sąskaitos faktūros numerį. Priminkite, kiek dienų praėjo nuo apmokėjimo termino ir kokia tai buvo data. Dabar niekada nenustokite būti mandagūs, nes nežinote, kokių komplikacijų gali turėti jūsų klientas.
Jei per 10 dienų nuo pirmojo el. laiško išsiuntimo negaunama jokio atsakymo, priminkite jiems dar kartą.
Tema: Paskutinis priminimas apie sąskaitos apmokėjimą
Gerbiamasis ,
Tikiuosi, kad šis laiškas jums padės. Apgailestauju, kad turiu nuolat kalbėti apie sąskaitą faktūrą, bet turiu priminti, kad ji vis dar neapmokėta.
Suprantu, kad galėjo iškilti netikėtų problemų, tačiau norėčiau kuo greičiau su jumis susisiekti, aptarti jas ir rasti abiem pusėms tinkamą sprendimą.
Praneškite man, jei galėčiau dar labiau padėti.
Geriausi linkėjimai,
Kodėl šis el. laiškas yra veiksmingas?
Šiuo metu jūsų priminimas turėtų būti tiesioginis. Po tiek dienų turėtumėte reikalauti sumokėti absoliučiu spaudimu. Kita vertus, svarbu būti trumpiems, kad neblaškytumėte kliento, ir paprašyti jo patvirtinti, ar jis gavo jūsų anksčiau siųstus priminimus, ar nepametė sąskaitos faktūros.
Kaip elgtis, kai vėluojama atlikti mokėjimus?
Nedelsiant apmokėkite sąskaitas faktūras
Nerekomenduojame laukti, kol sąskaitos faktūros bus apdorotos. Geriausia sąskaitas faktūras apmokėti jas gavus, nes tai leidžia geriau organizuoti ir valdyti išlaidas, taip pat paskirstyti lėšas konkretiems gavėjams ir iš karto pradėti procesą.
Kita vertus, jei jums trukdo iš karto apmokėti sąskaitas faktūras, turėtumėte apsvarstyti galimybę planuoti mokėjimus. O kad tai pavyktų, atsižvelkite į tai, per kiek dienų mokėjimas turi būti nurašytas nuo gavėjo sąskaitos, kad užtikrintumėte mokėjimo gavimą.
Automatizuokite mokėtinų sąskaitų procesą
Automatizavę mokėtinų sumų procesus galite padidinti greitį, kokybę ir tikslumą. Panaikinę bet kokius rankinius procesus, išvengsite prarastų sąskaitų faktūrų, neigiamo pinigų srauto ir dvigubų ar pavėluotų mokėjimų.
Todėl rekomenduojame investuoti į mokėtinų sumų programinę įrangą, kuri integruojama su jūsų apskaitos sistema ir visiškai pašalina rankinį duomenų įvedimą bei galimas klaidas. Taip pat tarptautinė skolų išieškojimo agentūra kaip Oddcoll, kur galite sutaupyti daug laiko valdydami nesumokėtus mokėjimus. Jei matote, kad jūsų klientas nesumoka skolos, "Oddcoll" užtikrina, kad jums bus sumokėta. Nedvejodami kreipkitės į juos.
Patarimai, kurių reikia nepamiršti
- Bendraukite su klientu: Svarbu bendrauti su klientu iš karto, kai tik nustatoma, kad mokėjimas vėluoja. Gali būti, kad vėlavimo priežastis yra pagrįsta, o problemai išspręsti gali pakakti paprasto skambučio ar elektroninio laiško.
- Būkite mandagūs ir profesionalūs: Nors vėluojančių mokėjimų persekiojimas gali kelti nusivylimą, labai svarbu visada išlaikyti profesionalų ir mandagų požiūrį. Agresyvus ar nemandagus elgesys tik pablogins situaciją.
- Sudarykite rašytinį susitarimą: Visada patartina bet kokios sutarties sąlygas nustatyti raštu. Tai apima mokėjimo sąlygas ir visas kitas su sandoriu susijusias sąlygas. Taip abi šalys aiškiai supras, ko tikimasi.
- Prašyti mokėjimo termino: Jei klientas negali sumokėti iš karto, apsvarstykite galimybę prašyti nustatyti mokėjimo terminą. Tai gali padėti sumažinti finansinį spaudimą klientui ir suteikti jam laiko įvykdyti savo įsipareigojimus.
- Užtikrinkite tarpininkavimą: Jei kyla sunkumų, apsvarstykite galimybę kreiptis į tarpininką. Tarpininkas gali padėti pasiekti taikų susitarimą, nesiimant teisinių veiksmų.
Negrasinkite iš karto imtis teisinių veiksmų: Iš karto grasindami imtis teisinių veiksmų, kitą šalį galite pastūmėti į gynybinę poziciją ir apsunkinti problemos sprendimą. Vietoj to stenkitės išspręsti problemą draugiškai ir, jei reikia, teisinius veiksmus apsvarstykite kaip kraštutinę priemonę.
Išvada
Vėluojantys mokėjimai gali sukelti stresą ir finansinių problemų bet kuriai įmonei. Tačiau svarbu nepamiršti, kad yra veiksmingų strategijų, kaip reikalauti vėluojančių mokėjimų ir palaikyti gerus santykius su klientais.
Bendravimas su klientu, rašytinių susitarimų sudarymas, mokėjimo terminų prašymas ir tarpininkavimo galimybių nagrinėjimas - tai tik keletas veiksmų, kurių galima imtis siekiant išspręsti vėluojančių mokėjimų problemas.
Be to, labai svarbu visada profesionaliai ir mandagiai spręsti vėluojančių mokėjimų klausimus, vengti grasinimų ir išlaikyti atvirą požiūrį į problemos sprendimą. Laikydamiesi šių strategijų galėsite atgauti pinigus ir palaikyti sveikus santykius su klientais.
