6 nutikat ja professionaalset viisi, kuidas jälgida hilinenud makseid
Kui olete väsinud oma klientide tagaajamisest makseviivituste pärast, siis olete õiges kohas! Selles artiklis räägime teile parimaid nõuandeid, mida saate rakendada, et seda probleemi tõhusalt lahendada. Kahtlemata on see üks kõige frustreerivamaid olukordi iga ettevõtte jaoks, seega ütleme teile, et olge valmis oma raha tagasi saama!
Mis on viivis?
Viivis on makse, mida ei ole tehtud finants- või lepinguga kehtestatud aja jooksul. Üldiselt loetakse makse hilinemiseks, kui see ei ole laekunud 30 päeva jooksul pärast kokkulepitud tähtaega.
Hilinenud maksed võivad tekitada ettevõtetele finantsprobleeme, kuna need võivad mõjutada nende rahavooge ja nende võimet täita oma finantskohustusi.
Lisaks sellele võib hilinenud maksete tagaajamine olla ettevõtte omanike jaoks stressirohke ja aeganõudev protsess. Seetõttu on oluline, et selliste olukordade vältimiseks oleks olemas tõhusad strateegiad hilinenud maksete nõudmiseks ja heade kliendisuhete hoidmiseks.
Millal ja kuidas küsida?
Kõigepealt oleks parim, kui klient saaks maksta pärast arvete saamist (soovitame lugeda arve vs arved), kuid see ei ole alati nii. Siiski on teie ettevõtte rahavoogude jaoks oluline saada makseid õigeaegselt, sest sel viisil väldite makseviivitusi või viiviseid.
Võite rakendada maksemälu enne maksetähtaega, kuid vältige seda hiljem. Tegelikult soovitame saata meeldetuletus nädal enne seda.
Me teame, et makseid on raske küsida, kuid saladus on see, et kõik teie meeldetuletuskirjad või e-kirjad peaksid alati olema professionaalses toonis.
Soovitame olla sõbralik ja viisakas, sest ebaviisakalt sõnastatud sõnum võib kahjustada teie suhteid kliendiga. Siin on, kuidas seda teha:
Seotud artikkel: Mis on arve
Kuidas küsida? Järgige neid samme
Saatke meeldetuletus 5 päeva enne tähtaega.
Teema: Arve maksmise meeldetuletus
Lugupeetud ,
Loodan, et see e-kiri leiab teid hästi. Kirjutan teile, et tuletan teile meelde, et arve, mille maksetähtaeg on , ei ole veel tasutud.
Oleksin tänulik, kui saaksite makse teha nii kiiresti kui võimalik, et me saaksime säilitada head ärisuhet. Kui teil on küsimusi või probleeme seoses maksmisega, võtke minuga julgelt ühendust, et saaksime selle koos lahendada.
Ma ootan teid huviga.
Parimad tervitused,
Miks on see e-kiri tõhus?
See on väga lühike ja lugupidav meeldetuletus. See võimaldab kliendil teha kiireid otsuseid ega võta aega isiklikelt kohustustelt.
Kui 5 päeva jooksul vastust ei tule, tuletage neile uuesti meelde.
Teema: Teise arve maksmise meeldetuletus
Lugupeetud ,
Ma loodan, et teil läheb hästi. Ma tahtsin lihtsalt jälgida arve küsimust, mis on ikka veel täitmata.
Ma olen mures, et seoses maksmisega on tekkinud mõned probleemid või arusaamatused, seega palun võtke minuga võimalikult kiiresti ühendust, et arutada ja otsida lahendust.
Ma ootan teid peagi.
Lugupidamisega,
Miks on see e-kiri tõhus?
Hilinenud makse tõttu on teil täielik õigus teravdada oma meeldetuletuse tooni. Lisage vajalikud üksikasjad, näiteks summa ja arve number. Tuletage meelde, mitu päeva on möödunud maksetähtpäevast ja milline oli see kuupäev. Ärge kunagi lõpetage viisakust, sest te ei tea, millised tüsistused võivad teie kliendil olla.
Kui 10 päeva jooksul pärast esimest e-kirja ei tule vastust, tuletage neile uuesti meelde.
Teema: Viimase arve maksmise meeldetuletus
Lugupeetud ,
Loodan, et see e-kiri leiab teid hästi. Mul on kahju, et pean jätkuvalt arve teemal rääkima, kuid pean teile meelde tuletama, et see on ikka veel täitmata.
Ma saan aru, et võib-olla on tekkinud ootamatuid probleeme, kuid soovin teiega võimalikult kiiresti suhelda, et neid arutada ja leida lahendus, mis sobib mõlemale poolele.
Palun andke mulle teada, kui ma saan teid täiendavalt aidata.
Parimad tervitused,
Miks on see e-kiri tõhus?
Siinkohal peaks teie meeldetuletus olema otsekohese tooniga. Nii mitme päeva pärast peaksite nõudma maksmist absoluutse survega. Teisest küljest on oluline olla lühike, et mitte segada klienti, ja paluda tal kinnitada, kas ta on teie varem saadetud meeldetuletused kätte saanud või on ta arve ära eksinud.
Kuidas tulla toime hilinenud maksetega?
Arveid viivitamatult tasuda
Me ei soovita oodata, kuni arveid on vaja töödelda. Parim variant on arveid tasuda nende laekumisel, sest see võimaldab teil kulusid paremini korraldada ja hallata ning eraldada raha konkreetsetele saajatele, et alustada protsessi kohe.
Teisest küljest, kui arvete kohene tasumine on teie jaoks takistuseks, peaksite kaaluma maksete ajastamist. Ja selleks, et see toimiks, võtke arvesse, mitu päeva kulub makse laekumise tagamiseks saaja kontolt debiteerimiseks.
Automatiseeri oma raamatupidamiskohustuslaste protsess
Automatiseerides oma tasumisele kuuluva raamatupidamisarvestuse protsessid, saate suurendada kiirust, kvaliteeti ja täpsust. Kui kaotate kõik käsitsi tehtavad protsessid, väldite kaduma läinud arveid, negatiivset rahavoogu ja topelt- või hilinenud makseid.
Seetõttu soovitame investeerida raamatupidamisarvestuse tarkvarasse, mis on integreeritud teie raamatupidamissüsteemiga ning välistab täielikult käsitsi sisestatud andmed ja võimalikud vead. Nagu ka rahvusvaheline inkassofirma nagu Oddcoll, kus saate säästa palju aega tasumata maksete haldamisel. Kui näete, et teie klient ei maksa võlga, tagab Oddcoll teile tasu. Ärge kartke nendega ühendust võtta.
Näpunäiteid, mida silmas pidada
- Suhtle kliendiga: Oluline on suhelda kliendiga niipea, kui makseviivitus avastatakse. Viivitusel võib olla mõjuv põhjus ja probleemi lahendamiseks võib piisata lihtsast telefonikõnest või e-kirjast.
- Olge viisakas ja professionaalne: Kuigi hilinenud maksete tagaajamine võib olla pettumust tekitav, on oluline säilitada alati professionaalne ja viisakas suhtumine. Agressiivsus või ebaviisakus teeb olukorra ainult hullemaks.
- Kehtestada kirjalik kokkulepe: Alati on soovitav kehtestada mis tahes lepingu tingimused kirjalikult. See hõlmab ka maksetingimusi ja muid tehinguga seotud tingimusi. Nii on mõlemal poolel selge arusaam sellest, mida oodatakse.
- Taotlege maksetähtaega: Kui klient ei ole võimeline kohe maksma, kaaluge maksetähtaja taotlemist. See võib aidata leevendada kliendi rahalist survet ja anda talle aega oma kohustuste täitmiseks.
- Viige sisse vahendusmenetlus: Kui asjad lähevad keeruliseks, kaaluge vahendaja kasutamist. Vahendaja võib aidata teil jõuda sõbraliku kokkuleppeni ilma kohtusse pöördumata.
Ärge ähvardage kohe kohtumenetlustega: See võib panna teise poole kaitsesse ja raskendada probleemi lahendamist. Püüdke selle asemel lahendada probleem sõbralikult ja vajaduse korral kaaluge õiguslikke meetmeid viimase abinõuna.
Kokkuvõte
Hilinenud maksed võivad olla iga ettevõtte jaoks stressi ja finantsprobleemide allikaks. Siiski on oluline meeles pidada, et on olemas tõhusad strateegiad hilinenud maksete nõudmiseks ja heade kliendisuhete säilitamiseks.
Kliendiga suhtlemine, kirjalike kokkulepete sõlmimine, maksetingimuste taotlemine ja vahendamisvõimaluste uurimine on mõned sammud, mida saab võtta makseviivitusega seotud probleemide lahendamiseks.
Lisaks on oluline, et hilinenud maksetega tegelemine oleks alati professionaalne ja viisakas, vältides ähvardusi ja säilitades avatud suhtumise probleemide lahendamisse. Neid strateegiaid järgides suudate oma raha tagasi saada ja säilitada terved suhted oma klientidega.
