Ettemakstud kulud on bilansis kajastatud käibevarana.
Ettevõtted teevad sageli ettemakseid kaupade ja teenuste eest, mida kasutatakse tulevikus. Neid makseid nimetatakse ettemakstud kuludeks ja need on oluline osa iga ettevõtte raamatupidamises. Artiklis, mille me teile sel korral toome, tahame rääkida teile sellest, mis on ettemakstud kulud, kuidas neid raamatupidamisaruannetes kajastatakse ja miks need on ettevõtte finantstervise seisukohast olulised. Võtke kaasa pliiats ja paber, sest te tahate kõik üles kirjutada.
Mis on ettemakstud kulud?
"Ettemakstud kulud" on raamatupidamis- ja finantskäsitlus, mis viitab raha väljamaksetele, mida ettevõte teeb kaupade või teenuste eest, mida ta ei ole veel kasutanud, kuid mida ta loodab kasutada tulevikus. Need kulud kirjendatakse ettevõtte bilansis varadena, kuna need esindavad tulevast majanduslikku kasu.
Teisisõnu, kui ettevõte maksab millegi eest, mida ta saab või kasutab hiljem, loetakse seda ettemakstud kuluks. See võib hõlmata näiteks ettemaksu rendi, kindlustuse, konsultatsiooniteenuste või tarvikute eest, mida kasutatakse lähikuudel.
Kus esinevad ettemakstud kulud bilansis?
Ettemakstud kulud on finantsbilansis varade poolel. Konkreetsemalt asuvad need käibevarade osas, kuhu kirjendatakse majanduslikud ressursid ja kasu, mida eeldatavasti kasutatakse või muudetakse rahaks suhteliselt lühikese aja jooksul, tavaliselt ühe aasta jooksul. Need esitatakse käibevarana, sest need esindavad majanduslikku väärtust, mida ettevõte ei ole veel tarbinud, kuid mida teadaolevalt kasutatakse. Kui need on aja jooksul ära kasutatud või amortiseerunud, kantakse need järk-järgult tegelike kuludena kasumiaruandesse ja ei kajastu enam varana.
Näiteks kui ettevõte maksab oma kontori üüri ette mitme kuu eest, kirjendatakse makstud summa finantsbilansis varana. Aja jooksul, kui osa sellest ettemakstud kulust kulub iga kuu, kantakse see igakuise rendikuluna kasumiaruandesse.
Ettemakstud kulude eelised ja puudused
Seda tüüpi tavad on suurtes ettevõtetes või korporatsioonides väga levinud, sest need pakuvad mitmeid olulisi eeliseid. Kuid tasub selgitada, et see pakub ka teatavaid puudusi, mida on sama oluline mõista. Siinkohal arutame neid:
Eelised
Parem rahavoogude juhtimine
Teatavate kulude ettemaksmine võimaldab ettevõttel paremini planeerida ja juhtida oma rahavooge.
Varajase makse allahindlused
Mõnel juhul pakuvad tarnijad ettevõtetele, kes maksavad ette, soodustusi, mille tulemuseks on märkimisväärne pikaajaline kokkuhoid.
Vältida katkestusi
Teenuste või tarvikute eest ette tasudes väldite maksete hilinemisest tingitud katkestusi oma tegevuses.
Lihtsustab raamatupidamist
Need lihtsustavad raamatupidamist, kuna kulutuste kulud jaotuvad aja jooksul, selle asemel et kirjendada suur summa ühel perioodil.
Puudused
Mõju lühiajalisele likviidsusele
Ettemaksete tegemine vähendab ettevõtte lühiajalist likviidsust, kuna ressursid eraldatakse tulevaste kohustuste täitmiseks, selle asemel et olla kättesaadavad võimalikeks otsesteks vajadusteks.
Kasumi kaotamise oht
Kui ettevõte maksab ette kaupade või teenuste eest, mida ta lõpuks ei kasuta (näiteks tühistab lepingu), siis on oht, et ta kaotab osa või kogu oma investeeringu.
Raskused tarnijate vahetamisel
Kui ettevõte kohustub tarnijale ette maksma, on tal raskusi, kui ta otsustab tarnijat vahetada või tingimusi uuesti läbi rääkida.
Jälgimise keerukus
Ettemakstud kulude nõuetekohane haldamine nõuab hoolikat jälgimist ja täpset raamatupidamist, et tagada nende kirjendamine ja kasutamine õigel ajal.
Kas ettemakstud kulud on vara?
Jah, ettemakstud kulu loetakse raamatupidamises varaks. See võib esmapilgul tunduda veidi segane, sest tavaliselt mõtleme varadest kui füüsilistest kaupadest või finantsinvesteeringutest, kuid raamatupidamises ei ole varad ainult materiaalsed asjad, vaid ka majanduslikud õigused ja ressursid, mida ettevõte omab ja mis eeldatavasti toovad tulevikus kasu.
See on peamine põhjus, miks ettemakstud kulu liigitatakse varaks, st see kujutab endast majanduslikku ressurssi, millest ettevõte saab tulevikus kasu. Näiteks kui ettevõte maksab rendi ette mitmeks kuuks, kasutab ta neid ruume selle aja jooksul jätkuvalt. Majanduslik kasu (ruumide kasutamine) kestab pikema aja jooksul ja seetõttu loetakse seda varaks.
Ettemakstud kulude liigid
Ettemakstud kulud hõlmavad erinevaid kategooriaid ettevõtte raamatupidamises. Järgnevalt selgitame mõningaid kõige levinumaid liike:
Eelnevalt makstud renditasud
Nimetame seda uuesti, sest see on üks levinumaid. See hõlmab büroode, äriruumide või kinnisvara rendi ettemaksu, mille puhul ettevõte kindlustab ruumi kasutamise teatavaks ajaks.
Ettemakstud kindlustus
Kindlustusmakseid makstakse ette, et katta riske, näiteks tervisekindlustus, varakindlustus või vastutuskindlustus.
Ettemakstud tarvikud
See tähendab, et ostetakse ette tarvikuid, mida kasutatakse aja jooksul, näiteks kontoripaberit, puhastusvahendeid või tootmistarbeid.
Tellimused ja liikmemaksud
Tellimused sellistele teenustele nagu tarkvara, ajakirjad, võrguteenused või kutseorganisatsioonide liikmemaksud.
Ettemakstud reklaam ja turundus
Reklaami- ja turunduskampaaniatega seotud kulud, nagu näiteks reklaamid trükis või digitaalses meedias, makstakse sageli ette.
Ettemakstud intressikulu
See tähendab, et ettevõte maksab laenude või krediidiliinide eest intressi ette.
Ettemakstud reisikulud
Kui ettevõte broneerib ärireisid ette, loetakse sellega seotud kulud, näiteks lennupiletid või hotellibroneeringud, ettemakstud kuludeks.
Hoolduslepingud ja ettemakstud teenused
See hõlmab seadmete hoolduslepinguid, IT-teenuseid või professionaalsete teenuste lepinguid.
Ettemakstud litsentsid ja litsentsitasud
Ettevõtted, kellel on litsentsimis- või litsentsitasuõigused, maksavad need tasud tavaliselt ette, et tagada intellektuaalomandi jätkuv kasutamine.
Edasilükatud maksud
See on siis, kui maksud makstakse ette, et täita tulevasi maksukohustusi.
Kuidas kirjendada ja arvestada ettemakstud kulusid raamatupidamises? Samm-sammult
Ettemakstud kulude kirjendamine ja arvestamine raamatupidamises on oluline protsess, et säilitada ettevõtte rahaliste vahendite täpne esitus. Kui te ei tea, millest me räägime või kuidas seda teha, siis siin on samm-sammuline juhend, et paremini aru saada:
1. samm
Tuvastage need
Enne ettemakstud kulude kirjendamist on oluline kindlaks teha, millised kulud vastavad sellele tingimusele. Nende hulka võivad kuuluda muu hulgas ettemakstud rendikulud, kindlustused, tarvikud ja tellimused. Igal kululiigil on raamatupidamises oma kategooria.
2. samm
Määrake kasutamise kogus ja ajavahemik
Oluline on kindlaks teha, kui palju on ette makstud ja kui kaua kuluga seotud hüvitist eeldatavasti kasutatakse. Näiteks kui te olete maksnud aastas $12 000 üüri, peate arvutama, kui palju see vastab igale kuule ($12 000 / 12 kuud = $1 000 kuus).
3. samm
Tehingu registreerimine
Tehingu kajastamiseks pearaamatus ja bilansis toimige järgmiselt:
Deebet ettemakstud kulude konto
Te peate debiteerima spetsiaalset kontot nimega "Ettemakstud kulud" (või sarnast kontot) kogu kulusumma ulatuses. Näiteks kui te maksate $12,000 ühe aasta rendi eest, siis debiteerige "Ettemakstud kulud" kontolt $12,000.
Krediit sularahale või pangakontole
Krediteerige sularaha- või pangakontole sama summa, millega debiteerisite ettemakstud kulukontot. See kajastab ettevõtte raha väljavoolu. Seega krediteeriksite ülaltoodud näites oma raha- või pangakontot $12 000 võrra.
4. samm
Jaotada ettemakstud kulud
Aja edenedes ja ettemakstud kuludest saadava kasu kasutamisel peate oma raamatupidamisdokumente korrigeerima. Oletame, et igakuine renditasu on $1,000. Igal kuul peate te tegema järgmist:
Kulukonto deebet
Te peate debiteerima asjakohast kulukontot (näiteks "Rendikulud") selle kuu jooksul kasutatud kulusummaga. Sellisel juhul debiteerite "Rendikulud" kontot $1,000.
Krediit ettemakstud kulude kontole
Krediteerige ettemakstud kulude kontot sama summaga, millega debiteerisite kulukontot. Näites krediteerite "Ettemakstud kulud" kontot $1,000.
Selline debiteerimis- ja krediteerimisprotsess tagab, et need kajastuvad täpselt kasumiaruandes ja et ettemakstud kulude jääk väheneb järk-järgult nende kasutamise käigus.
5. samm
Perioodiline läbivaatamine ja kohandamine
Oluline on pidevalt jälgida ettemakstud kulusid ja korrigeerida kirjeid vastavalt sellega seotud hüvitiste tarbimisele. Raamatupidamisperioodi lõpus peaksite tagama, et kulud on täielikult amortiseerunud ja et ettemakstud kulude kontol ei ole tasumata jääke.
Näiteid ettemakstud kuludest
Nüüd, kui me oleme näinud, mis need on ja kuidas neid registreeritakse, vaatame praktilisi näiteid:
Rendi ettemakse
1. Väikeettevõte rendib kontoripinda $1200 eest kuus, kuid otsustab maksta kuue kuu üüri ette, kokku $7200.
Esialgu kirjendatakse makse järgmiselt:
Deebet: Ettemakstud üür $7,200
Krediit: sularaha $7,200
Iga kuu kajastatakse kuluna $1,200:
Deebet: Rendikulud $1,200
Tellimus: 1,200
Kindlustuse ettemakse
Ettevõte ostab iga-aastase kindlustuse
poliitika oma sõidukite jaoks, mille maksumus on $3,600.
Esialgu kirjendatakse makse järgmiselt:
Deebet: Ettemakstud kindlustus $3,600
Krediit: sularaha $3,600
Tunnistage aasta jooksul $300 kuus kindlustuskuluna:
Deebet: Kindlustuskulud $300
Krediit: ettemakstud kindlustus $300
Ettemakstud reklaam
Turundusagentuur teeb digitaalse reklaamikampaania eest ettemaksu, makstes $10 000 ette.
Esialgu kirjendatakse makse järgmiselt:
Deebet: $10,000: ettemakstud reklaam $10,000
Krediit: sularaha 10,000
Kuna reklaamid kestavad kolm kuud, siis tunnete iga kuu $3,333.33:
Deebet: Reklaamikulud $3,333.33
Tellimus: $3,333.33
Mis on ettemakstud kulude kanne?
Ettemakstud kulude kirjendamine hõlmab tavaliselt tulevase kulu esmase makse kirjendamist varana ja seejärel selle kulu järkjärgulist kajastamist selle perioodi jooksul, mil hüvitis saadakse või teenust kasutatakse. Et te paremini aru saaksite, selgitame seda teile nii:
Kui makse on tehtud (esialgne kanne)
Tasu: Ettemakstud kulud (varakonto bilansis).
Krediit: sularaha või pank (sularaha või pangakonto vähendamine)
See kanne kajastab ettemakstud kulude eest tehtud makset ja kajastab seda varana bilansis, sest ettevõte on maksnud tulevase hüvitise eest.
Kulu tekkimisel (amortisatsioon/kanne)
Pealkiri: Kulukonto (nt kindlustuskulud jne).
Tellimus: Ettemakstud kulu
Need kanded tehakse perioodiliselt (näiteks kord kuus või kord aastas), et kajastada osa ettemakstud kuludest tegeliku kuluna kasumiaruandes. Krediit vähendab ettemakstud kulude konto saldot.
Selle protsessi eesmärk on viia kulud vastavusse nende tekkimise või nendega seotud teenuse tarbimise perioodidega.
Näpunäiteid tõhusaks ettemakstud kulude haldamiseks
Täiendav abi ei tee kunagi haiget, samuti mõned nõuanded. Siinkohal räägime teile kõige praktilisemad ja olulisemad, mida ettemakstud maksete käsitlemisel silmas pidada:
- Maksmisele kuuluvate kulude nõuetekohane tuvastamine ja liigitamine nõuab ettevõtte kulude üksikasjalikku tundmist ja oskust määrata kindlaks, millised kulud on abikõlblikud ettemaksuks.
- Töötage välja selged eeskirjad ja menetlused ettemakstud kulude haldamiseks oma ettevõttes. Määrake kindlaks, kes vastutab nende kulude heakskiitmise, registreerimise ja jälgimise eest.
- Jälgige aegumiskuupäevi. See aitab teil planeerida ja tagada, et hüvitised kasutatakse täielikult ära enne nende aegumist.
- Pidage täpset arvestust kõigi ettemakstud kulude kohta. Kasutage usaldusväärset raamatupidamissüsteemi nende tehingute nõuetekohaseks registreerimiseks.
- Jälgige neid regulaarselt, et tagada nende täielik kasutamine ja et ei jääks kasutamata jääke.
- Kaaluge ettemakstud kulude jälgimise ja haldamise automatiseerimist raamatupidamistarkvara abil.
- Integreerige ettemakstud kulude haldamine oma pikaajalisse finantsplaneerimisse.
- Koolitage oma raamatupidamis- ja finantsmeeskonda nõuetekohase juhtimise tähtsusest ja ettevõtte vastavatest põhimõtetest.
Õiguslikud ja maksualased kaalutlused
Selliste kulude haldamine ei hõlma mitte ainult raamatupidamislikke aspekte, vaid hõlmab ka olulisi õiguslikke ja maksualaseid kaalutlusi, mida ettevõtted peavad arvestama, et järgida eeskirju ja optimeerida oma maksusituatsiooni. See tähendab:
Õigusaktide täitmine
Ettevõtted peavad tagama, et nad täidavad kõiki õigus- ja maksueeskirju, mis tavaliselt hõlmab konkreetseid aruandlus- või dokumenteerimisnõudeid.
Maksustamisviis
Sõltuvalt riigist ja ettemakstud kulutuse laadist võib selle maksustamine erineda. Näiteks võivad mõned kulud olla maksustatavalt mahaarvamisele kuuluvad, teised aga mitte. Oluline on konsulteerida asjatundliku maksunõustaja või raamatupidajaga, et mõista, kuidas need kulud mõjutavad ettevõtte maksudeklaratsiooni.
Amortisatsioon ja mahaarvamised
Mõnda ettemakstud kulu saab maksustamise mõttes järk-järgult amortiseerida, mis tähendab, et maksude mahaarvamine toimub kasutusperioodi jooksul.
Dokumentatsioon ja tugi
Kõikide kulude täpne ja täielik dokumenteerimine on võtmetähtsusega mis tahes maksuvähendusnõude toetamiseks ja maksuauditite korral õigusnormide järgimise tõendamiseks.
Muudatused õigusaktides
Maksuseadused ja õigusnormid võivad aja jooksul muutuda. Ettevõtted peavad olema kursis kõigi muudatustega, mis võivad teie kohtlemist mõjutada.
Professionaalsed nõuanded
Arvestades juriidiliste ja maksualaste kaalutluste keerukust, on soovitatav küsida nõu ettemakstud kulude haldamisele spetsialiseerunud õigus- ja maksuspetsialistidelt.
Oddcoll
Kas teie ettevõttel on võlgnevusi, mis mõjutavad rahavoogu ja finantsstabiilsust? Oddcoll on teie liitlane nende oluliste ressursside taastamisel. Me oleme eksperdid võlgade sissenõudmine ja meie ülesanne on aidata teil tagasi saada see, mis teile õiguspäraselt kuulub.
Millist kasu saad Oddcoll'ist?
Meie rahvusvaheline võlgade sissenõudmine sissenõudmisteenuste abil vabastate rahalisi vahendeid, mida saab ümber suunata oma ettemakstud kulude tõhusamaks haldamiseks ja optimeerimiseks. See tähendab teie ettemakstud vahendite tõhusamat kasutamist.
Tasumata summade sissenõudmine halbade võlgade sissenõudmine süstib teie ettevõttesse täiendavaid vahendeid, mis aitavad otseselt kaasa juhtimisele.
Tasumata võlgade nõuetekohane haldamine aitab vältida makseviivitajate kuhjumist ja seega vähendada finantsriske, finantsriske.
Meil on juriidiliste aspektide eksperdid, suurepärased läbirääkimistehnikad ja väga inimlik lähenemine, meie teenuste palkamise protsess on väga lihtne ja turvaline. Külastage meie veebilehte SIIN et rohkem teada saada.
Kokkuvõte
Lühidalt öeldes on ettemakstud kulud ettevõtte raamatupidamisarvestuse oluline osa, mis hõlmab ettemakseid tulevikus kasutatavate kaupade ja teenuste eest. Oluline on neid kulusid raamatupidamises nõuetekohaselt hallata ja kirjendada, kasutades konkreetsete sammudega menetlust, et tagada ettevõtte rahaliste vahendite täpne kajastamine. Lisaks peaksite alati arvestama nende kuludega seotud õiguslikke ja maksualaseid tagajärgi, vajadusel isegi nii kaugele, et pöördute selle valdkonna spetsialistide poole.
Lõppkokkuvõttes aitab ettemakstud kulude tõhus haldamine alati kaasa ettevõtte finantstervisele ning võimele planeerida ja kasutada ressursse tõeliselt tõhusalt.
