Hilinenud maksed on vaev igal elualal. Ettevõtetevahelistele ettevõtetele on tasumata arved aga pidevaks väljakutseks, eriti Väike- ja keskmised ettevõtted, kellel on piiratud aeg ja ressursid nende jälitamiseks.
Kuigi enamikul ettevõtetel on selliseks juhuks mingi järeltegevuse kord olemas, on see sageli ebajärjekindel, reaktiivne või sõltub individuaalsest pingutusest, mitte määratletud süsteemist.
Sissenõudeprotsess pakub struktureeritumat alternatiivi.
Kuigi seda kasutatakse rahanduses laialdaselt, võib sõna ‘dunning’ olla paljudele väiksematele ettevõtjatele tundmatu. See termin viitab plaanipärasele suhtlusjärjestusele, mida kasutatakse tasumata arvete sissenõudmiseks, alustades mitteametlikest meeldetuletustest ja vajadusel liikudes formaalsemate sammude poole.
Neile, kes soovivad parandada maksemäärasid ja vähendada sõltuvust viimase hetke või käsitsi järeleaitamisest, on oma esimeseks sammuks tutvumine sissenõudmisprotsessiga. See kehtib eriti siis, kui tegemist on rahvusvahelised kliendid, kus taastumine võib kiiresti muutuda keerulisemaks.
Mis on järelmaksuprotsess debitoorsetes arvetes?
Vastavalt Investopedia, sissenõudmisprotsess on struktureeritud töövoog, mida ettevõtted kasutavad tasumata arvete järelkontrolliks. See koosneb eelmääratletud toimingute (tavaliselt e-kirjad, kõned või kirjad) jadast, mida saadetakse kindlate ajavahemike järel, kui maksetähtaeg on möödunud.
Protsessi rakendamine loob ajakava teie võlgade sissenõudmise jõupingutustele, kus igal etapil on selge eesmärk: esmane kontakt on meeldetuletus, hilisemad etapid suurendavad kiireloomulisust ja kirjeldavad võimalikke tagajärgi, kui makset ei laeku. Alles pärast nende sammude ebaõnnestumist peaks protsess liikuma edasi kolmandate osapoolte sissenõudmise või õigusliku eskaleerumiseni.
Inkassoteenuse üks peamine omadus on järjepidevus. Kui B2B ettevõtted käitlevad iga tähtaja ületanud arvet ühtemoodi, vähendab see tähelepanu puudumisest või ebakindlusest tekkivate viivituste riski, mida põhjustab ebaselgus järgmiste sammude osas. See on eriti kasulik iga kasvava ettevõtte jaoks, kuna käsitsi jälgimist muutub suuremal skaalal raskemaks hallata.
Miks inkassoprotsess on B2B ettevõtetele oluline
Ettevõtete jaoks, kellel puudub kehtestatud järelmaksuprotsess, võib arvete järelkontroll kiiresti hilineda või muutuda ebajärjekindlaks. Selle tulemusena võivad tähtajast ületanud maksed vaikselt kuhjuda, kuni nende haldamine muutub keeruliseks.
Struktureeritud lähenemine hoiab seega ära arvete kadumise. Selged järgmisetegevuste tähtajad võimaldavad ettevõtetel tegutseda varakult, mil taastumine on kõige tõenäolisem, vähendades seega hiljem vajadust kulukate täitemenetluste järele.
Samuti on olemas operatiivne eelis. Selle asemel, et käsitleda iga hilinenud makset ühekordse otsusena, saavad meeskonnad tugineda standardiseeritud süsteemile, mis säästab aega ja toob ettenähtavuse laekuvatesse arvetesse.
Võlgade sissenõudmise protsess samm-sammult
Edukas sissenõudmisprotsess sõltub järjepidevusest, ajastusest ja toonist. Iga samm peaks tunduma loomuliku edasiminekuna, andes kliendile kõik võimalused maksta, samal ajal selgitades, et asja ignoreerimisel see eskaleerub.
Siin on praktiline raamistik, mida B2B ettevõtted saavad järgida.
1. samm: Sõbralik meeldetuletus makse kohta
Teie esimene sõnum võlgade sissenõudmisel peaks olema viisakas ja vähese survega. Saatke see vahetult enne tähtaega või mõni päev pärast tähtaega. Selles etapis käsitate maksmata jätmist kui eksimust, mitte tahtlikku viivitust.
Hoidke toon kerge ja abistav ning lisage kindlasti arve number, makstav summa ja maksejuhendid. Õigeaegne meeldetuletus aitab enamikul juhtudel ilma edasiste toiminguteta lahendada.
Samm 2: Esimene maksetähtaja ületamise teade
Kui maksetähtajast hoolimata selle kohta märki ei ilmne, saatke kindlam, kuid siiski professionaalne sõnum, milles selgelt öeldakse, et arve on tasumisega viivitanud. Viidake algsele arvele ja maksetähtpäevale, kinnitage tasumata summa ja kutsuge klienti üles võtma ühendust, kui miski on ebaselge või vaieldav.
See on suurepärane võimalus probleemide ilmnemisel need varakult avastada. Parem on kohe teada saada, kas on tekkinud vaidlus või kas kliendil on probleeme rahavoogudega.
3. samm: Teine meeldetuletus (viivise algus)
Sel hetkel on arve oluliselt tähtajast maas. Toonis peaks see seetõttu peegelduma.
Palun tasuge koheselt. Palun kinnitage, millal makse tehakse. Konto liigub eskalatsiooni suunas.
See etapp on sageli pöördepunkt. Kliendid, kes kavatsevad maksta, reageerivad siin tõenäoliselt. Seevastu jätkuv vaikus annab märku taastumise mittetoimumise suuremast riskist.
Samm 4: Lõppteade / kiri enne hagimenetlust
See ei ole enam meeldetuletus; see on ametlik nõue. Veenduge, et määrate kindla maksetähtaja ja teatate selgelt, et maksmata jätmine toob kaasa eskaleerumise. Selgitage, milline on see eskaleerumine, olgu see siis kolmandate osapoolte sissenõudmine, õiguslikud toimingud või mõlemad.
Säilitage kindel ja ühemõtteline, kuid professionaalne toon. Eesmärk on selgus, mitte konflikt.
5. samm: Laekumise või õiguslike meetmete rakendamine
Kui siseabinõud on ammendatud, jääb ainukeseks võimaluseks üleminek välisele sissenõudmisele. See võib tähendada võlgade sissenõudmise agentuuri palkamist, kohtumenetluse alustamist või mõlemat, sõltuvalt võla suurusest ja iseloomust.
Täitemenetluse piirangud
Kuna juhtumid muutuvad keerulisemaks, aitab struktureeritud võla sissenõudmise protsess, kuid see ei taga pidevat taastumist.
Ajastus on tavaline komistuskivi. Kui järeltegevused saabuvad liiga hilja või üldse mitte, võivad arved jääda tähelepanuta. Teisest küljest, kui ettevõtted tegutsevad liiga kiiresti või kasutavad agressiivset või liiga formaalset keelt, riskivad nad kahjustada kliendisuhteid, parandamata samas tõenäosust saada makstud.
Need probleemid muutuvad piiriüleselt teravamaks. Rahvusvaheline võlgade sissenõudmine tekitab lisahõõrdumist, sealhulgas keelebarjäärid, erinevad maksekultuurid ja tundmatud õigussüsteemid. Lähenemisviis, mis toimib kodumaiselt hästi, võib olla ebatõhus või hoopis kahjulik, kui seda rakendada välismaistele klientidele.
Samuti on piir, mida sisesuhtlemise tiimid realistlikult suudavad käsitleda. Kui mitmele meeldetuletusele pole vastatud, jäävad sisekorraldused sageli seisma.
Siin annab Oddcoll selge eelise.
Selle asemel, et toetuda üksnes sisekontrollile, Oddcoll võimaldab ettevõtetel sujuvalt eskaleerida kohalikele, riigisisestele ekspertidele, kui standardprotsess oma piire näeb.
Ühendades iga juhtumi kontrollitud võlgade sissenõudmise agentuuridega ja kohalikud juriidilised spetsialistid võlausaldaja riigis, see kõrvaldab keele, õiguslike erinevuste ja kohalike tavade seotud hõõrdumise.
Lisaks tagab Oddcolli andmepõhine lähenemisviis, et juhtumid antakse üle partneritele, kellel on tõestatud tulemuslikkus spetsiifilised turud. See suurendab taastumise tõenäosust, võttes koormuse sisemeeskondadelt.
Valmis parandama oma taastumismäärasid?
Hästi struktureeritud meeldetuletusprotsess võib oluliselt parandada tasumata arvete haldamist. Kuid kui maksed ikka ei laeku, on järgmine samm sama oluline.
Selle asemel, et lasta võlgadel takistada või need liiga vara maha kanda, saavad ettevõtted oma lähenemist tugevdada, ühendades sise-eeskirjad õige väline tugi.
Koostöökindlate, kohapealsete kogumisekspertide ja andmepõhise tagasinõudmise mudeliga aitab Oddcoll B2B-ettevõtetel muuta seisvad arved edukateks tulemusteks, eriti keerulistes rahvusvahelistes juhtumites.
Kui teie praegune protsess tulemusi ei anna, võib olla aeg astuda järgmine samm. Võtke ühendust ja alustage oma võlgade sissenõudmise teekonda!
