如何一步一步地收取逾期发票[2023]

如果你厌倦了追讨客户的逾期付款,那么你就来对地方了!在这篇文章中,我们将告诉你,你应该如何做!在这篇文章中,我们将告诉你可以实施的最佳技巧,以有效解决这个问题。毫无疑问,这对任何企业来说都是最令人沮丧的情况之一,所以我们告诉你,准备好让你的钱回来吧!

什么是逾期付款?

逾期付款是指没有在财务或合同协议中规定的时间范围内付款。一般来说,如果在约定的到期日后30天内没有收到付款,则被视为逾期付款。

逾期付款会给公司带来财务问题,因为它们会影响公司的现金流和履行其自身财务承诺的能力。

此外,对企业主来说,追讨逾期付款可能是一个充满压力和耗费时间的过程。出于这个原因,重要的是要有有效的策略来要求逾期付款,并保持良好的客户关系,以避免类似的情况。

何时和如何询问?

首先,如果客户能在收到发票后付款是最好的(我们建议你阅读账单与发票),但情况并非总是如此。然而,按时收到付款对你的公司的现金流是至关重要的,因为这样,你将避免拖欠或逾期的账目。

你可以在到期日之前实施付款提醒,但要避免在后期进行。事实上,我们建议在一周前发送催款通知。

我们知道要求付款很困难,但秘诀是在你所有的催款信或电子邮件中始终保持专业的语气。

我们建议你要友好而有礼貌,因为措辞粗鲁的信息会损害你与客户的关系。以下是如何做到这一点的:

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如何询问?遵循以下步骤

在到期日前5天发送提醒函
主题:发票付款提醒

亲爱的[客户姓名]、

我希望这封邮件能让你感觉良好。我写信提醒你,到期日为[到期日]的发票[发票号码]还没有支付。

如果你能尽快付款,我将不胜感激,这样我们才能保持良好的业务关系。如果你对付款有任何疑问或问题,请随时与我联系,以便我们共同解决。

我期待着您的来信。

最好的问候、

[您的姓名]

为什么这封电子邮件是有效的?

它是一个非常简短和尊重的提醒。这使客户能够迅速做出决定,而不占用个人的时间。

如果5天内没有答复,再次提醒他们
主题:第二张发票付款提醒

亲爱的[客户的名字]、

我希望你一切顺利。我只是想跟进[发票号码]发票的问题,该发票至今仍未支付。

我担心在付款方面出现了一些问题或误解,所以请尽快与我联系,讨论并寻求解决方案。

我期待着尽快收到你的来信。

你诚挚的、

[您的姓名]

为什么这封邮件有效?

由于逾期付款,你完全有权利使你的催款语气更加尖锐。纳入必要的细节,如金额和发票号码。提醒他们距离到期日有多少天了,日期是什么。现在,永远不要停止礼貌,因为你不知道你的客户可能有什么复杂情况。

如果在第一封电子邮件后的10天内没有回应,再次提醒他们
Subject:最后一张发票付款提醒

亲爱的[客户的名字]、

我希望这封邮件能让你感觉良好。我很抱歉要一直唠叨发票[发票号码]的问题,但我必须提醒你,它仍然是未付款。

我理解可能出现了意想不到的问题,但我希望尽快与你沟通,讨论这些问题,找到一个对双方都有利的解决方案。

如果我可以提供进一步的帮助,请告诉我。

最好的问候、

[您的姓名]

为什么这封邮件会有效?

在这一点上,你的提醒应该有一个直接的语气。这么多天后,你应该以绝对的压力要求付款。另一方面,重要的是要简短,以免分散客户的注意力,并要求他确认是否收到你之前发送的催款通知,或者是否放错了发票。

如何处理逾期付款问题?

立即结清发票

我们不建议等到发票到期才处理。最好的选择是在收到发票后进行结算,因为这可以让你对费用有更好的组织和管理,也可以将资金分配给特定的收款人,立即开始处理。

另一方面,如果立即结算发票对你来说是个障碍,你应该考虑安排付款时间。而要做到这一点,要考虑到付款从收款人的账户中扣除的天数,以确保收到付款。

使你的应付账款流程自动化

通过使你的应付账款流程自动化,你可以提高速度、质量和准确性。通过消除任何人工流程,你将避免丢失发票、负现金流和重复或延迟付款。

因此,我们建议投资于一个与你的会计系统整合的应付账款软件,完全消除手工数据输入和可能的错误。以及像Oddcoll这样的国际债务催收机构,你可以在管理未付款项方面节省大量的时间。如果你看到你的客户不支付债务,Oddcoll保证你能得到支付。请不要犹豫,与他们联系。

要记住的提示

  • 与客户沟通:一旦发现有逾期付款的情况,就应立即与客户沟通。延迟付款可能有一个合理的理由,一个简单的电话或电子邮件可能就足以解决问题。
  • 要有礼貌和专业:虽然追讨逾期付款会让人感到沮丧,但在任何时候都要保持专业和礼貌的态度。咄咄逼人或无礼的态度只会使情况变得更糟。
  • 建立一个书面协议:以书面形式确定任何协议的条款总是明智的。这包括支付条款和与交易有关的任何其他条件。这样一来,双方都能清楚地了解所期望的东西。
  • 要求提供付款期限:如果客户无法立即付款,可以考虑要求一个付款期限。这可以帮助减轻客户的财务压力,使他们有时间履行其义务。
  • 带来调解:如果事情变得困难,考虑使用调解员。调解员可以帮助你们达成友好的协议,而不诉诸法律行动。

不要马上威胁要采取法律行动:立即威胁采取法律行动会使另一方处于守势,使问题难以解决。相反,应尝试友好地解决问题,如果有必要,可考虑将法律行动作为最后手段。

结论

逾期付款可能是任何企业的压力和财务问题的来源。然而,重要的是要记住,有一些有效的策略来要求延迟付款和保持良好的客户关系。

与客户沟通,建立书面协议,要求支付条款和探索调解方案是解决逾期付款问题的一些步骤。

此外,关键是在任何时候都要以专业和礼貌的方式处理逾期付款问题,避免威胁并保持解决问题的开放态度。通过遵循这些策略,你将能够收回你的钱,并与你的客户保持健康的关系。

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