Рахунок vs інвойс: Основні відмінності, які варто знати

Що таке інвойс?

Це документ, в якому детально описуються придбані товари або послуги і загальну суму, яку потрібно за них заплатити. Загалом, рахунок-фактура – це документ, який використовується для фіксації та вимоги оплати непогашеної заборгованості.

Інвойс – це цифровий документ, в якому вказано опис послуги або товару, а також термін дії. Якщо виникнуть якісь незручності, рахунок-фактура слугує юридичним документом для підтвердження будь-якого виду претензій. Він також використовується для включення платіжних інструкцій або інструкцій з відвантаження, які можуть бути підтверджені за допомогою надійної системи електронного підпису.

Інвойс повинен містити наступні дані:

• Ідентифікаційна інформація: У цьому розділі ви повинні додати інформацію про компанію та інформацію про клієнта, таку як ім’я та адреса, однак, ви також можете запросити номер телефону та електронну пошту.

• Кількість: Позиції слід замовляти з відповідною кількістю, оскільки в кінці списку всі ціни додаються разом, в результаті чого виходить загальна сума.

• Опис товарів або послуг: Пояснення всіх товарів і послуг, які будуть запропоновані. Вони повинні бути чітко описані, щоб уникнути можливих непорозумінь.

Що таке вексель?

Рахунок-фактура – це офіційний запис, де інформація про покупку такі як товари, державні, урядові або місцеві податки та ціни вказана інформація про покупку, наприклад, товари, податки штату, уряду або місцеві податки та ціни. Усі компанії, що здійснюють транзакції, можуть використовувати рахунок для запису інформації про покупку та клієнта.

З іншого боку, його надсилають після завершення транзакції, щоб мати засіб зв’язку, в якому виражені загальні ціни.

Рахунок повинен містити наступні дані:

• Контакт: Інформація про клієнтів та бізнес. У цьому розділі немає обмежень, а це означає, що його можна розширювати за потреби.

• Новий інвойс: Працює як посилання, щоб відрізнити його від наступних інвойсів.

• Дата: Дата транзакції.

• Сукупність: Загальна сума послуг і товарів.

Рахунок vs інвойс Різниця між рахунком та інвойсом?

Рахунок та інвойс – це терміни, що позначають документи, які використовуються в комерційних та фінансових операціях. Хоча вони часто використовуються як взаємозамінні, між ними є деякі тонкі відмінності:

Різні терміни для одного документа

Рахунок та інвойс – це посилання на один і той самий документ, але для його позначення використовуються різні терміни, залежно від того, на якій стороні бізнес-транзакції ви перебуваєте.

Рахунок-фактура – це документ, який містить інформацію про те, скільки грошей винен клієнт. Він вважається рахунком від компанії, яка запропонувала клієнту товари та послуги. Тепер клієнт, який отримує цей інвойс, враховує його як рахунок до сплати.

Погляньте на цей приклад того, як ці терміни застосовуються в бухгалтерському обліку:

1. Приватна мовна школа надішле студенту рахунок за курс, який він бажає пройти. Студент отримає цей інвойс як рахунок і сплатить відповідну суму. Після цього школа надішле студенту квитанцію на підтвердження того, що рахунок було сплачено. Рахунок – це документ, який вказує на суму, що підлягає сплаті за товар або послугу, які вже були надані.
2. Наприклад, якщо ви йдете в ресторан і замовляєте їжу, в кінці трапези вам видадуть рахунок, в якому будуть вказані ціни на їжу, напої, які ви спожили, і загальна сума платежу.

Різні документи, різні держави

Рахунок-фактура – це офіційний документ, який виписується до або після доставки товарів або послуг. Він використовується для запиту на оплату та надання конкретної інформації про поставлену продукцію. Наступні дані повинні бути включені:

1. Слово “інвойс” означає “рахунок-фактура”.
2. Унікальний номер інвойсу
3. Дата випуску
4. Дата оплати рахунку-фактури
5. Ваша адреса та контактні дані (обов’язково з ціною та коротким описом)
6. Контактна інформація клієнта
7. Детальна інформація про надані товари чи послуги
8. Умови оплати
9. Відповідна загальна сума

Хоча також можливе включення інформації про ПДВ (податок на додану вартість), а також галузевих відрахувань, таких як СНД (схема для будівельної галузі).

Однак рахунки часто містять менше інформації, оскільки вони показують лише обмежену інформацію про платежі та податки. Насправді, інформацію про клієнта можна не вказувати.

Коли ви отримуєте рахунок від ресторану, це не означає, що він є формальним документом. Оскільки, його дані можуть бути обмежені номером столика, напоями та їжею, ПДВ та загальною сумою. Іншими словами, формальність інвойсу в цьому випадку не застосовується.

Чому рахунок менш формальний, ніж інвойс? Це пов’язано з тим, що векселі, як правило, використовуються для одноразових транзакцій, тобто покупець платить, коли робить замовлення і отримує товари та послуги.

Коли використовується вексель?

Рахунок використовується для підтвердження отримання платежу і слугує доказом транзакції. Вони використовуються для ведення точного обліку транзакцій, а також для цілей бухгалтерського та податкового обліку. Як правило, його виписує постачальник товарів або послуг і адресує клієнту, який здійснив платіж.

Коли використовується інвойс?

Інвойс використовується для визначення умов оплати та деталей транзакції до доставки товару. Це використовується для встановлення непогашеної заборгованості а також для цілей бухгалтерського та податкового обліку. Крім того, він видається постачальником товарів або послуг і адресується клієнту. На завершення він встановлює умови оплати та деталі транзакції, перш ніж приступити до доставки.

Який з них краще використовувати?

Це залежить від типу транзакції, яку ви хочете здійснити, оскільки, як зазначалося вище, вексель використовується тоді, коли немає необхідності в неформальному записі. З іншого боку, інвойс вимагає конкретної і набагато детальнішої інформації.

Яким би не був ваш випадок, вивчіть, який тип реєстрації відповідає вашим потребам. Нагадуємо, що якщо ваші клієнти мають
прострочені платежі
(прочитати статтю
лист з нагадуванням про платіж
), і ви місяцями переслідуєте їх, щоб здійснити платіж,
Oddcoll
це
міжнародне агентство по стягненню боргів
яка гарантує, що вам заплатять, і зробить це за вас. Це дуже просто, це працює в три легких кроки. Вони також працюють на міжнародному рівні в багатьох країнах:
стягнення боргів у Німеччині
,
стягнення заборгованості в Малайзії
,
стягнення боргів на Філіппінах
і т.д. …

Просто дотримуйтесь інструкцій, і за лічені хвилини ви звільнитеся від великої кількості роботи. Не думайте двічі, автоматизуйте оплату боргів та заощаджуйте години роботи!

Чи рекомендуєте ви програмне забезпечення для автоматизації виставлення рахунків?

Відповідь – так, тому що це дозволяє автоматизувати роботу та заощадити час і сили в процесі виставлення рахунків. Програмне забезпечення для виставлення рахунків допоможе вам швидко та ефективно створювати та надсилати рахунки, що сприятиме підвищенню ефективності та продуктивності вашого бізнесу.

Крім того, програмне забезпечення також може допомогти вам відстежувати відстежувати рахунки-фактури та несплачені платежіякий ідеально підходить для більш точного контролю грошових потоків та уникнення проблем зі стягненням боргів. Він також може допомогти вам створювати важливі звіти та статистичні дані про ваші фінанси, які допоможуть вам приймати більш обґрунтовані рішення щодо вашого бізнесу.

Однак, дуже важливо, щоб ви вибрали надійні і безпечне програмне забезпечення для виставлення рахунків, яке підходить ваші конкретні бізнес-потреби. Обираючи програму для виставлення рахунків, перегляньте її функції та можливості, щоб переконатися, що вона відповідає вашим вимогам. Важливо також врахувати вартість програмного забезпечення і переконатися, що воно вписується у ваш бюджет.

Насправді, існують інструменти, які дозволяють зробити наступне:

• Налаштовуйте та створюйте професійні рахунки-фактури.
• Надсилайте рахунки зі свого мобільного телефону.
• Надсилайте нагадування своїм клієнтам.
• Інтегруйте бухгалтерське програмне забезпечення та керуйте своїми фінансами.

Чи готові ви автоматизувати свою роботу?

Висновок

Розуміння відмінностей між інвойсом та рахунком-фактурою допоможе вам уникнути плутанини та проблем зі стягненням заборгованості. У той час як рахунок-фактура виставляється до доставки товару або послуги і містить умови оплати, рахунок виставляється після отримання платежу і просто підтверджує, що він був прийнятий.

З іншого боку, щоб уникнути проблем зі стягненням заборгованості, дуже важливо встановити чіткі умови оплати та чітко донести їх до клієнтів. Крім того, дуже важливо вести точний облік усіх транзакцій і мати систему відстеження платежів. Дотримуючись цих порад, ви зможете уникнути плутанини і проблем зі стягненням заборгованості та забезпечити здоровий грошовий потік для вашого бізнесу.