Прострочені платежі: 6 професійних та ефективних стратегій повернення
Якщо вам набридло переслідувати своїх клієнтів за прострочені платежі, ви потрапили в потрібне місце! У цій статті ми дамо вам найкращі поради для ефективного вирішення цієї проблеми. Безсумнівно, це одна з найбільш прикрих ситуацій для будь-якого бізнесу, тому ми говоримо вам: Приготуйтеся повернути свої гроші!
Що таке прострочений платіж?
Прострочений платіж – це платіж, який не був здійснений у строки, визначені фінансовою або договірною угодою. Зазвичай, платіж вважається простроченим, якщо він не надійшов протягом 30 днів після узгодженої дати платежу.
Несвоєчасні платежі можуть спричинити фінансові труднощі для компаній, оскільки вони можуть вплинути на грошові потоки та здатність виконувати власні фінансові зобов’язання.
Крім того, стягнення прострочених платежів може бути стресовим і трудомістким процесом для підприємців. З цієї причини, важливо мати ефективні стратегії для стягнення прострочених платежів та підтримання хороших відносин з клієнтами, щоб уникнути таких ситуацій.
Коли і як запитувати?
Перш за все, було б найкраще, якби клієнт міг оплатити рахунок після його отримання, але це не завжди так. Однак, це не так. Для грошового потоку вашої компанії дуже важливо, щоб платежі надходили вчасно.Це дозволяє уникнути прострочених або несплачених рахунків-фактур.
Ви можете налаштувати нагадування про платіж до настання терміну сплати, але не робіть цього пізніше. Ми навіть рекомендуємо надсилати нагадування за тиждень.
Ми знаємо, що важко просити про оплату, але секрет у тому, щоб завжди дотримуватися професійного тону у своїх листах-нагадуваннях або електронних листах.
Ми радимо вам бути доброзичливими та ввічливими, адже грубо сформульоване повідомлення може зашкодити вашим стосункам з клієнтом. Ось як:
Як запитати? Виконайте наступні кроки
Надішліть нагадування за 5 днів до дати сплати
Тема: Нагадування про оплату рахунків-фактур
Шановний [Client’s name],
Сподіваюся, цей лист знайде вас у доброму гуморі. Я пишу, щоб нагадати вам, що рахунок [Invoice number] з датою оплати [Due date] досі не сплачений.
Я був би вдячний, якби ви здійснили платіж якомога швидше, щоб ми могли підтримувати добрі ділові стосунки. Якщо у вас виникли питання або проблеми з оплатою, будь ласка, зв’яжіться зі мною, щоб ми могли вирішити проблему разом.
Я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь.
Щиро ваш,
[Your name]
Чому цей лист ефективний?
Це дуже коротка і шаноблива пам’ять. Це дозволяє клієнту швидко приймати рішення, не витрачаючи час на особисті зобов’язання.
Якщо ви не отримаєте відповідь протягом 5 днів, нагадайте їм про це ще раз.
Тема: Друге нагадування про оплату рахунку-фактури
Шановний [Client’s name],
Сподіваюся, у вас все добре. Я просто хотів би повернутися до законопроекту [Invoice Number], який все ще відкритий.
Я стурбований тим, що виникли деякі проблеми або непорозуміння щодо оплати, тому, будь ласка, зв’яжіться зі мною якнайшвидше, щоб знайти рішення.
Я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь.
Щиро ваш,
[Your name]
Чому цей лист ефективний?
У зв’язку із затримкою платежу ви маєте повне право підвищити тон вашого нагадування. Введіть необхідні дані, такі як сума та номер інвойсу. Нагадайте їм, скільки днів минуло з моменту сплати і яка це була дата. Ніколи не переставайте бути ввічливими, тому що ви не знаєте, які ускладнення можуть виникнути у вашого клієнта.
Якщо ви не отримали відповіді протягом 10 днів після першого листа, нагадайте їм про це ще раз.
Тема: Нагадування про оплату останнього інвойсу
Шановний [Client’s name],
Сподіваюся, цей лист знайде вас у доброму гуморі. Вибачте, що продовжую згадувати про законопроект [Invoice number], але мушу нагадати, що він досі не розглянутий.
Я розумію, що могли виникнути несподівані проблеми, але я хотів би зв’язатися з вами якомога швидше, щоб обговорити їх і знайти рішення, яке влаштує обидві сторони.
Будь ласка, дайте мені знати, якщо я можу бути ще чимось корисним.
Щиро ваш,
[Your name]
Чому цей лист ефективний?
На цьому етапі ваш лист-нагадування повинен мати прямий тон. Через стільки днів ви повинні вимагати оплати з абсолютним напором. З іншого боку, важливо бути коротким, щоб не відволікати клієнта, і попросити його підтвердити, чи отримав він раніше надіслані нагадування або чи не загубив він інвойс.
Як ви працюєте з простроченими платежами?
Негайно оплачуйте рахунки-фактури
Не рекомендується чекати на оплату рахунків-фактур, перш ніж обробляти їх. Найкращий варіант – це Оплачуйте рахунки після отриманняЦе дозволяє краще організувати та управляти витратами, а також розподіляти кошти між конкретними одержувачами, щоб негайно розпочати процес.
Однак, якщо негайна оплата рахунків є для вас перешкодою, подумайте про план платежів. Для того, щоб це працювало, необхідно враховувати кількість днів, необхідних для списання платежу з рахунку одержувача, щоб гарантувати отримання платежу.
Автоматизуйте процес управління кредиторською заборгованістю
Автоматизувавши роботу з кредиторською заборгованістю, ви можете підвищити швидкість, якість і точність. Усуваючи всі ручні процеси, ви уникаєте втрачених рахунків, негативного грошового потоку та подвійних або несвоєчасних платежів.
Тому ми рекомендуємо інвестувати в програмне забезпечення для управління кредиторською заборгованістю, яке інтегрується з вашою бухгалтерською системою і повністю виключає ручне введення даних і потенційні помилки. А також міжнародні колекторські агентства, такі як Оддколл.Ви можете заощадити багато часу, керуючи простроченими платежами. Якщо ви бачите, що ваш клієнт не сплачує борг, Oddcoll запевняє вас, що ви отримаєте гроші. Не соромтеся звертатися до них.
Поради, які слід врахувати
- Спілкуйтеся з клієнтом: Важливо зв’язатися з клієнтом одразу після виявлення затримки платежу. Затримка може бути викликана поважною причиною, і простого телефонного дзвінка або електронного листа буде достатньо, щоб вирішити проблему.
- Будьте ввічливі та професійні: Хоча переслідування прострочених платежів може бути неприємним, важливо завжди зберігати професійне та ввічливе ставлення. Агресивна або груба поведінка лише погіршує ситуацію.
- Складіть письмову угоду: Завжди бажано зафіксувати умови угоди в письмовій формі. Це також включає умови оплати та будь-які інші умови, пов’язані з транзакцією. Таким чином, обидві сторони мають чітке уявлення про те, чого вони очікують.
- Запитайте кінцевий термін оплати: Якщо клієнт не може заплатити негайно, ви повинні попросити його встановити кінцевий термін оплати. Це може допомогти зменшити фінансовий тиск на клієнта і дати йому час для виконання своїх зобов’язань.
- Проводити медіацію: Якщо ситуація ускладнюється, ви можете звернутися до медіатора. Медіатор може допомогти вам досягти мирного врегулювання, не вдаючись до судового розгляду.
- Не погрожуйте одразу судовим позовом: Негайна погроза судового позову може змусити іншу сторону захищатися і ускладнити вирішення проблеми. Замість цього спробуйте вирішити проблему мирним шляхом і, якщо необхідно, розгляньте можливість звернення до суду як крайній захід.
Висновок
Прострочені платежі може стати джерелом стресу та фінансових проблем для будь-якої компанії. Однак важливо пам’ятати, що існують ефективні стратегії стягнення прострочених платежів і підтримки хороших відносин з клієнтами.
Спілкування з клієнтом, укладання письмових угод, вимога дотримання термінів оплати та вивчення можливостей арбітражу – ось деякі з кроків, які можна зробити для вирішення проблем із затримкою платежів.
Крім того, дуже важливо завжди професійно та ввічливо вирішувати питання прострочених платежів, уникати погроз та підтримувати відкрите ставлення до вирішення проблем. Якщо ви будете дотримуватися цих стратегій, ви зможете повернути свої гроші і зберегти здорові відносини з клієнтами.
Пов’язана публікація
Провадження у справах про неплатоспроможність німецьких компаній!
ODDCOLL
Oddcoll – сервіс для міжнародного стягнення боргів.
Ми полегшуємо компаніям отримання платежів від своїх клієнтів за кордоном.
Швидкі посилання