Vad är en faktura och vad används den till? 2023

Har du någonsin undrat vad en faktura är och vad den används till? Även om det kan låta tråkigt är fakturor ett viktigt verktyg för alla företag som säljer produkter eller tjänster på kredit. Och om du ansvarar för ditt företags ekonomiska förvaltning är det viktigt att förstå hur de fungerar och hur man utfärdar fakturor på rätt sätt.

I den här artikeln förklarar vi på ett enkelt sätt vad en faktura är och vad den används till. Dessutom kommer vi att visa vilka olika typer av fakturor som finns och vilken information de ska innehålla. Missa inte det här!

Vad är en faktura?

En faktura är ett kommersiellt dokument som registrerar en leverantörs försäljning av varor eller tjänster till en kund. Den innehåller uppgifter om de sålda produkterna eller tjänsterna, priset per enhet, den totala summan som ska betalas och skatterna.

Det är viktigt att notera att fakturor också har en juridisk funktion, eftersom de är ett giltigt dokument som bevisar att en affärstransaktion har ägt rum. Av denna anledning är företag skyldiga att utfärda fakturor i många länder och det är viktigt att du ser till att följa lokala bestämmelser om deras utfärdande och innehåll.

Vad är den till för?

Det här dokumentet är viktigt för den ekonomiska förvaltningen av alla företag, eftersom det gör det möjligt att föra ett detaljerat register över genomförd försäljning och pågående betalningar. Dessutom har det flera viktiga funktioner för ett företag, bland annat:

• Bokföring: Det är möjligt att registrera försäljning och pågående betalningar med hjälp av fakturan. Förutom att underlätta företagets bokföring och ekonomiska förvaltning.

• Ekonomisk kontroll: Fakturan är ett verktyg som hjälper dig att kontrollera företagets inkomster och utgifter, vilket gör att du tydligt och exakt kan känna till statusen för fordringar och skulder.

• Rättslig efterlevnad: I många länder är företag enligt lag skyldiga att utfärda fakturor för att bevisa att en affärstransaktion har ägt rum, så fakturan är ett grundläggande dokument för att följa skatte- och skattelagstiftningen.
• Inkassohantering: Fakturan är ett sätt att fastställa betalningsvillkor med kunden och att påminna dem om att de har en utestående förpliktelse. Vid utebliven betalning är fakturan dessutom ett dokument som kan användas som bevis i en fordran eller rättsprocess. Kom ihåg att om du har förfallna betalningar från fakturor, Oddcoll är ett internationellt inkassobolag som garanterar en framgångsrik betalning. Kontakta oss nu! Vi uppmuntrar till att läsa Payment Reminder Email och How to Collect Unpaid Invoices (hur man samlar in obetalda fakturor).

När ska man utfärda en faktura?

När en faktura ska utfärdas beror på vilken typ av affärstransaktion som har ägt rum. Fakturor ska dock utfärdas i följande fall:

• Försäljning av varor eller tjänster på kredit: Används när en kreditförsäljning har behandlats, dvs. när kunden inte betalar vid leverans av varorna eller tjänsterna.
• Försäljning till företag: Om ett företag gör ett köp är det nödvändigt att utfärda en faktura, oavsett om betalningen sker kontant eller på kredit.
• Tillhandahållande av tjänster: Om en tjänst har utförts måste en faktura utfärdas, även om betalningen sker kontant.
• Export: Vid utlandsförsäljning måste en faktura utfärdas för att bevisa att transaktionen har ägt rum.

Det är viktigt att notera att det i många länder finns särskilda bestämmelser om utfärdande av fakturor, så det är nödvändigt att informera sig om de rättsliga och skattemässiga skyldigheterna i varje enskilt fall. Dessutom är det tillrådligt att utfärda fakturan efter en affärstransaktion för att undvika eventuella problem med inkassohantering och efterlevnad av lagstiftningen.

Vilken information ska ingå i en faktura?

För att en faktura ska vara giltig och fylla sin juridiska och ekonomiska funktion måste den innehålla följande information:

1. Leverantörens namn eller företagsnamn, fullständig skatteadress, skatteregistreringsnummer och annan information som gör det möjligt att identifiera leverantören.
2. Information om kunden: Kundens namn eller företagsnamn, fullständig skatteadress, skatteidentifikationsnummer eller annan information som gör det möjligt att identifiera kunden.
3. Transaktionsuppgifter: Fakturans utfärdandedatum, periodiseringsdatum, fakturanummer, beskattningsbart belopp, detaljerad beskrivning av sålda varor eller tjänster och kvantitet.
4. Skatter och rabatter: Uppdelning av tillämpliga skatter, t.ex. moms, och eventuella ytterligare rabatter eller avgifter.
5. Totalt belopp som ska betalas och betalningsvillkor: Totalt belopp som ska betalas, betalningsvillkor och eventuella andra betalningsvillkor som leverantören och kunden kommit överens om.

Det är lämpligt att inkludera all information som är relevant för transaktionen, t.ex villkoren för försäljningen, garantivillkor, tekniska specifikationer för produkterna eller tjänsterna, bland andra uppgifter som kan vara viktiga för kunden.

Typer av fakturor

Det finns olika typer av fakturor beroende på vilken verksamhet du vill genomföra. Här är de vanligaste typerna:

• Vanliga: Den vanligaste fakturan är “normalfaktura” och används när det är nödvändigt att begära betalning.
• Förenklad: Denna typ av faktura används som betalningsbevis och utfärdas till slutkonsumenten efter att köpet har genomförts.
• Rättelse: Detta är görs för att ändra fakturor som tidigare har gjorts, men som innehåller ett fel eller för att en återbetalning är nödvändig.
• Sammanfattning: Används för att redovisa grupperade fakturor för utgifter som uppstått inom en kalendermånad och som är riktade till en enda mottagare. Dessutom har den samma rättsliga värde som en vanlig faktura, så den måste innehålla alla nödvändiga uppgifter.
• Proforma: Detta är känt som en budget och har inga skatteeffekter. Faktum är att den måste innehålla samma uppgifter som en vanlig faktura.
• Elektronisk: Den är som en vanlig faktura, men i digitalt format och har samma värde som en pappersfaktura.

¿Är fakturan samma sak som räkningen? Du kan läsa artikeln för att ta reda på det: Skillnaden mellan faktura och räkning.

Exempel på fakturor

Nedan visar vi några exempel på fakturor så att du kan bekanta dig med deras format och få en tydligare bild.

Hur använder man en faktura för att samla in pengar på ett effektivt sätt?

Fakturan är ett grundläggande verktyg för att hantera inkassokrav och för att se till att betalning tas emot för sålda varor eller tjänster. Här är därför några tips om hur du kan använda fakturan effektivt i inkassoprocessen:

• Utfärda fakturan så snart som möjligt: Det är viktigt att utfärda fakturan så snart som möjligt efter det att affärstransaktionen har slutförts, för att undvika förseningar och eventuella problem i inkassoprocessen.

• Inkludera all nödvändig information: Det undviker eventuella tvivel eller förvirring hos kunden.

• Fastställ tydliga betalningsvillkor: I fakturan är det viktigt att fastställa betalningsvillkor och andra villkor som överenskommits med kunden. På så sätt fastställs en tidsfrist för betalning och eventuella förseningar eller uteblivna betalningar undviks.

• Följ upp på ett effektivt sätt: När en faktura har utfärdats är det viktigt att följa upp den på ett effektivt sätt för att se till att betalningen kommer in i tid. Betalningspåminnelser kan skickas och en uppföljningsprocess kan upprättas för utestående betalningar.

• Erbjuda betalningsalternativ: För att underlätta inkassoprocessen kan du erbjuda olika betalningsalternativ, t.ex. banköverföring, kredit- eller betalkort eller kontant betalning. Detta ökar chansen att kunden faktiskt gör betalningen.

Genom att följa dessa tips kan du använda fakturan effektivt för att hantera inkassokrav på ett effektivt sätt och se till att betalning tas emot för sålda varor eller tjänster.

Slutsats

Fakturan är ett viktigt dokument för alla företag som säljer produkter eller tjänster på kredit. Fakturan är inte bara en detaljerad dokumentation av affärstransaktionerna, utan är också viktig för finansiell kontroll, efterlevnad av lagar och regler och inkassohantering.

Kom ihåg att fakturan är ett juridiskt och ekonomiskt dokument som måste följa lokala bestämmelser om utfärdande och innehåll. Därför måste du se till att informationen som ingår i fakturan är korrekt och fullständig, liksom effektiv uppföljning för att säkerställa att betalningen kommer in i tid.