Avstämning av kontanter: Vad det är, hur man gör det & Form 2024

Kontantavstämning är en grundläggande process för alla företag, men särskilt för stora företag. Bristande avstämning leder alltid till fel i bokföringen och i slutändan till felaktiga affärsbeslut. Oavsett om du driver en liten butik eller ett stort företag är det viktigt att känna till denna process för att säkerställa att dina finansiella poster är korrekta och uppdaterade. I den här artikeln kommer vi att förklara i detalj vad kontantavstämning är, hur man gör det korrekt och allt du behöver veta för att förstå det på djupet.

Vad är Pretty Cash Reconciliation?

Pretty Cash Reconciliation är en avancerad redovisningsmetod som används för att säkerställa att ett företags finansiella poster stämmer överens exakt och i detalj med mängden fysiska kontanter som finns till hands. Till skillnad från vanlig kassaavstämning, som fokuserar på den allmänna matchningen av saldon, går pretty cash reconciliation in på en finare detaljnivå, vilket gör den till ett viktigt verktyg för företag som hanterar stora kontantvolymer eller som kräver extrem precision i sin redovisning.

Vad detta innebär är inte bara att verifiera saldon, utan också att analysera kontanttransaktioner på djupet och med stor uppmärksamhet på detaljer, noggrant granska tillhörande stödjande dokument. Detta hjälper till att upptäcka avvikelser, bokföringsfel och potentiella bedrägerier mer effektivt, vilket i sin tur bidrar till ett sunt finansiellt beslutsfattande och tillförlitligheten i den finansiella rapporteringen.

Hur stämmer man av pretty cash? Steg för steg

Avstämning av pretty cash är en rigorös process som kräver noggrannhet och ett metodiskt tillvägagångssätt. Nedan beskriver vi stegen för att genomföra denna process på ett effektivt sätt:

Steg 1

Dokumentinsamling och bokföring: Innan du påbörjar avstämningen ska du samla in alla dokument och uppgifter som rör kontanttransaktioner. Detta inkluderar kvitton, fakturor, bankuppgifter, interna företagsuppgifter och alla andra dokument som stöder verksamheten.

Steg 2

Registrera kassatransaktioner: Registrera alla kontanttransaktioner i företagets kontoböcker. Varje transaktion måste dokumenteras noggrant, inklusive datum, belopp, en detaljerad beskrivning och vilka konton som berörs.

Steg 3

Jämförelse med extern bokföring: Jämför företagets interna bokföring med extern bokföring, t.ex. kontoutdrag och kassakvitton. Var mycket uppmärksam på detta steg, gör det inte automatiskt, eftersom du ökar risken för att göra misstag.

Steg 4

Identifiera avvikelser: Om du hittar avvikelser mellan interna och externa register ska du noggrant identifiera dem och analysera orsaken till varje avvikelse.

Steg 5

Gör justeringar i redovisningen: Gör nödvändiga justeringar av redovisningen för att korrigera identifierade avvikelser, oavsett om det handlar om att korrigera fel eller justera saldon. Se till att du dokumenterar dessa inställningar på lämpligt sätt.

Steg 6

Dokumentation av processen: Det är viktigt att dokumentera hela processen för avstämning av likvida medel. Registrera alla åtgärder som vidtagits, korrigeringar som gjorts och slutsatser som dragits.

Steg 7

Granskning och godkännande: När du har genomfört kassaavstämningen och gjort alla nödvändiga justeringar ska du låta en behörig person inom företaget granska och godkänna processen.

Steg 8

Arkivering av dokument: Arkivera alla dokument och uppgifter som rör kassaavstämningen på ett organiserat och säkert sätt. Kom ihåg att en organiserad fil underlättar framtida revisioner och referenser.

Blankett för “Pretty cash reconciliation

I processen “Pretty Cash Reconciliation” är formuläret en av de viktigaste komponenterna. Det ger en organiserad struktur som underlättar dokumentation och spårning av kontanttransaktioner, samt jämförelsen mellan interna och externa register. Detta är vanliga element i en förbättrad blankett för kassaavstämning:

Datum för avstämning

I detta avsnitt av formuläret kan du registrera det datum då avstämningen utförs.

Ursprungligt kassasaldo

Här registreras det kontantbelopp med vilket avstämningsprocessen inleddes.

Registrering av transaktioner

Detta utrymme är avsett för att registrera alla kassatransaktioner i detalj. Fält finns för datum för transaktionen, en exakt beskrivning, vilket belopp det gäller och om transaktionen är en inbetalning eller utbetalning.

Justerat saldo

När alla kassatransaktioner har bokförts beräknas det justerade saldot.

Jämförelse med externa poster: I detta avsnitt finns utrymme för att registrera och jämföra företagets interna redovisning med extern redovisning, t.ex. kontoutdrag eller andra relevanta dokument.

Anteckningar och observationer

Ett område för dokumentation av viktiga anteckningar, observationer eller kommentarer i samband med avstämningsprocessen.

Avstämd utgående balans

Formuläret avslutas med fastställandet av det avstämda slutsaldot, vilket är det slutliga kassasaldot efter att alla nödvändiga justeringar har gjorts.

Tips för mer effektiv kassaavstämning

Som vi har sagt tidigare kräver denna process noggrann uppmärksamhet på detaljer och noggrann hantering av finansiell information. Här ger vi dig några tips så att du kan göra det på bästa sätt:

  1. Se till att du registrerar alla kontanttransaktioner korrekt och i detalj.
  2. Vänta inte på att stora mängder kontanttransaktioner ska ackumuleras. Gör avstämningar regelbundet, t.ex. månadsvis eller kvartalsvis, för att identifiera och åtgärda problem tidigt.
  3. Utnyttja redovisningsverktyg och programvara som kan automatisera delar av processen, vilket minskar marginalen för mänskliga fel och effektiviserar processen.
  4. Om du hittar avvikelser ska du alltid noggrant dokumentera dem och de åtgärder som vidtagits för att rätta till dem.
  5. Se till att en person med lämplig behörighet granskar och godkänner avstämningsprocessen.

Exempel på avstämning av pretty cash

Här är några hypotetiska exempel för att du bättre ska förstå hur pretty cash-avstämning fungerar:

Exempel 1: Detaljhandelsföretag

Antag att en detaljhandelsbutik gör många kontanttransaktioner under dagen. I slutet av dagen räknar kassören kontanterna i kassan och hittar 5 000 USD. De interna kassaregistren visar dock totalt 5 200 USD. Avstämningen skulle innebära att man identifierar avvikelsen på 200 USD, undersöker enskilda transaktioner för att identifiera fel och justerar interna register för att matcha de faktiska kontanterna i kassan.

Exempel 2: Tjänsteföretag

Låt oss säga att ett tjänsteföretag har flera bankkonton och gör många överföringar och insättningar under månaden. I slutet av månaden visar banksaldona 20 000 USD på ett konto och 30 000 USD på ett annat. Företagets interna bokföring visar dock saldon på 22 000 USD respektive 28 000 USD. En korrekt kassaavstämning skulle innebära att man identifierar avvikelser på båda kontona, granskar transaktionerna i detalj och justerar den interna bokföringen för att matcha de faktiska banktillgodohavandena.

Dessa exempel illustrerar hur denna process är nödvändig för att säkerställa att bokföringen är korrekt och korrekt återspeglar mängden likvida medel i ett företag. Detta noggranna och detaljerade tillvägagångssätt hjälper till att identifiera och korrigera avvikelser, vilket i sin tur bidrar till en mer korrekt och effektiv finansiell förvaltning.

Oddcoll

Är du trött på att hantera gäldenärer som inte betalar? På Oddcoll har vi en lösning för dig. Vi erbjuder inkassotjänster för företag som vill få tillbaka sina pengar effektivt och utan stress.

Processen är enkel: skapa ett konto och ladda upp din databas. Antingen direkt på plattformen eller via API eller en CSV-fil.

När den har laddats upp tar vårt team av inkassoexperter hand om resten.

Vi arbetar med lokala inkassobyråer och advokatbyråer i samma land som dina gäldenärer, vilket innebär att de har den jurisdiktion och erfarenhet som krävs för att vidta rättsliga åtgärder mot gäldenärer som vägrar att betala.

Dessutom är hela vårt team av inkassobyråer och advokatbyråer noggrant utvalda och kontrollerade, vi arbetar bara med de bästa.

När det internationella inkassokravet har betalats kommer pengarna direkt till dig, utan att du ens behöver tänka på det. Varför ta itu med huvudvärken av obetalda fordringar när Oddcoll kan lösa det snabbt och effektivt?

Besök vår webbplats och läs mer om oss.

Slutsats

Kort sagt är avstämning av likvida medel en viktig rutin för alla företag som hanterar kontanter. Att säkerställa att de finansiella posterna är korrekta och uppdaterade är avgörande för att kunna fatta sunda och bra affärsbeslut.

Det är därför, genom att följa de steg vi har tillhandahållit och våra tips, kommer du att kunna utföra kontantavstämning effektivt. Om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp, tveka inte att kontakta en redovisningsexpert eller ekonom.

Låt inte avvikelser i avräkningen eller skulder till fordringsägare försvaga ditt företag! Leta efter strategiska partners.

4 minuters läsning.

Vilka regler gäller.
Den internationella inkassoprocessen.
Hur man uppnår effektiv inkasso.

Oddcoll är en plattform med inkassobolag över hela världen som gör det möjligt för internationellt orienterade företag att enkelt driva in sina förfallna fakturor.

Gäller för alla våra partners

– Juridiskt tillstånd att driva in fordringar i deras länder
– Inkassospecialister för B2B
– Kommunicerar på engelska
– Experter på den nationella lagstiftningen för indrivning av fordringar

RELATED ARTICLE  Oddcolls inkassotjänster. För vem? - En exemplifiering,
WordPress Image Lightbox Plugin