Packningssedel: Vad det är, hur man skapar det, när & exempel

Om du har ett företag eller arbetar i företagsvärlden har du förmodligen hört talas om fakturor och följesedlar. Ofta används dessa ord synonymt, vilket kan leda till förvirring och fel när man dokumenterar affärstransaktioner.

I den här artikeln kommer vi därför att fokusera på att förklara vad en följesedel är och vad den används till, samt hjälpa dig att skilja den från en faktura. Det är viktigt att ha den här kunskapen för att kunna hantera kommersiella dokument på rätt sätt i ditt företag och därmed undvika problem med skattemyndigheterna. Läs vidare för att upptäcka allt du behöver veta om följesedlar och deras förhållande till fakturor!

Vad är en följesedel?

En följesedelär ett kommersiellt dokument som används för att registrera leveransen av en produkt och fungerar som leveransbevis.Den används vid försäljning och köp av produkter och utfärdas av säljaren för att bekräfta leveransen till köparen.

Fraktsedeln är ett viktigt dokument för både säljaren och köparen, eftersom den gör detmöjligt att verifiera leveransen av en tjänst och undvika eventuella konflikter. Dessutom kan den ligga till grund för utfärdandet av en faktura, som är ett dokument som anger värdet på den produkt som har levererats och som används för skatteändamål.

Vad innehåller en följesedel och vilka delar består den av?

De måste ha en specifik struktur, även om du implementerar en programvara för följesedlar eller en mall. En följesedel måste ha följande specifikationer:

• Säljarens namn och kontaktuppgifter.
• Namn och kontaktuppgifter för köparen: inklusive adress, momsregistreringsnummer eller NF.
• Leveransdatum.
• Datum för utfärdande.
• Beskrivning av varorna i ordern.
• Kvantitet för varje produkt som ingår i beställningen.

Dessutom kan den också innehålla en stämpel eller signatur från adressaten.

 Exempel på följesedlar

Så här ser en följesedel ut. Den har ett liknande format som fakturor, men dessa är kända som “följesedlar”.

 Typer av följesedlar

Det finns flera olika typer av följesedlar som används vid försäljning och inköp av produkter. Nedan följer en kort beskrivning av de vanligaste:

• Följesedel: används för att registrera köparens mottagande av varor eller tjänster. I det här fallet utfärdas följesedeln av leverantören eller säljaren och fungerar som bevis på leveransen.
• Leveranssedel: detta är den leveranssedel som utfärdas av säljaren för att registrera leveransen av produkten till köparen. Den fungerar som bevis på leverans och som grund för utfärdande av en faktura.
• Returfraktsedel: används när köparen returnerar den produkt som säljaren levererat.I detta fall fungerar returfraktsedeln som bevis på returen och som grund för utfärdande av en kreditnota.
• Följesedel: är det dokument som används för att registrera transportörens leverans av produkten till köparen.Den fungerar som leveransbevis och kan användas som underlag för att utfärda en faktura.
• Avhämtningskvitto: används för att registrera köparens eller transportörens avhämtning av varor eller tjänster. Den används för att verifiera hämtningen och kan användas som underlag för utfärdande av en faktura.
• Värdefraktsedel: är en typ av fraktsedel som inkluderar värdet på de levererade produkterna eller tjänsterna. Detta värde kan uttryckas i en valuta eller i en specifik måttenhet, t.ex. kilo eller liter. Den används för att ackreditera leveransen av varor eller tjänster och för att mottagaren ska ha bevis på värdet av det som har levererats.
• Icke-värderad följesedel: detta är en typ av följesedel som inte innehåller värdet på de levererade produkterna eller tjänsterna. Denna typ av följesedel används främst när värdet på de levererade produkterna inte är relevant eller nödvändigt för företagets verksamhet. Till exempel vid leverans av prover eller små kvantiteter av produkter.

Det är viktigt att komma ihåg att även om det finns olika typer av följesedlar är de alla viktiga dokument för kontroll och hantering av kommersiella transaktioner.

Hur utfärdas en följesedel?

Utfärdandet av en följesedel kan variera beroende på företaget och det ledningssystem som används, men i allmänhet är stegen för att utfärda en följesedel följande:

• Identifiera de produkter eller tjänster som ska levereras: innan en följesedel utfärdas är det nödvändigt att identifiera de produkter eller tjänster som ska levereras.Det är viktigt att beskrivningen av de produkter eller tjänster som ska levereras är tydlig för att undvika förvirring.
• Förbereda följesedeln: När produkterna eller tjänsterna har identifierats måste följesedeln förberedas.Den bör innehålla information som nummer, datum för utfärdande, mottagarens namn och adress, beskrivning av de levererade produkterna eller tjänsterna, levererad kvantitet och underskrift av den person som ansvarar för leveransen.
• Verifiera informationen: Det är viktigt att kontrollera att informationen på följesedeln är korrekt innan du lämnar den till mottagaren. Detta inkluderar att kontrollera att beskrivningen av de levererade produkterna eller tjänsterna är korrekt och att den levererade kvantiteten är korrekt.

Det är viktigt att komma ihåg att processen för att utfärda en följesedel kan variera beroende på företagets behov och det ledningssystem som används. I vilket fall somhelst är detnödvändigt att följesedeln innehåller all nödvändig information för att bekräfta leveransen av varorna eller tjänsterna, samt att ta sig tid att kontrollera att informationen är korrekt och korrekt innan följesedeln levereras till mottagaren.

Tips för användning av följesedlar

Här följer några tips för användning av följesedlar:

• Använd ett standardiserat format: Det är tillrådligt att använda ett standardiserat format för följesedeln för att säkerställa att all nödvändig information finns med. Använd om möjligt det format som tillhandahålls av företagets ledningssystem.
• Inkludera tydlig och exakt information: Det är viktigt att beskrivningen av de levererade produkterna eller tjänsterna är tydlig och exakt för att undvika komplikationer. Det är tillrådligt att inkludera detaljerad information om produkternas eller tjänsternas egenskaper, såsom storlek, vikt eller färg.
• Lämna följesedeln till mottagaren: Det är viktigt att leverera följesedeln till mottagaren som bevis på att varorna eller tjänsterna levererats. Om möjligt är det lämpligt att låta mottagaren underteckna följesedeln som mottagningsbevis.
• Arkiveraen kopia av följesedeln: Arkiveraen kopia av följesedeln i företaget som ett bevis på leveransen av varor eller tjänster. På så sätt får du ett register över de leveranser som gjorts och underlättar hanteringen av motsvarande betalningar.

Vad är skillnaden mellan en följesedel och en faktura?

En följesedel och en faktura är två olika dokument som används i olika skeden av försäljningsprocessen (om du inte vet skillnaden mellan faktura och räkning kan du läsa artikeln). Här är de viktigaste skillnaderna mellan en följesedel och en faktura:

• En följesedel är ett dokument som används för att styrka leveransen av varor eller tjänster, medan en faktura är ett dokument som används för att begära betalning.
• I vissa länder är följesedeln inte ett obligatoriskt dokument, medan fakturan är det. Det innebär att en följesedel i vissa fall inte behöver utfärdas, men att en faktura alltid måste utfärdas.
• Följesedeln utfärdasvid tidpunkten för leverans av varorna eller tjänsterna, medan fakturan utfärdas efter leverans av varorna eller tjänsterna.
• Fakturan är en skattehandling och används för att deklarera försäljningen och motsvarande skattebetalning. Följesedeln, å andra sidan, är inte en skattehandling och har inga direkta skattekonsekvenser.

Båda dokumenten är viktiga i försäljningsprocessen, men har olika funktioner och utfärdas vid olika tidpunkter. Läs mer här: Vad används en faktura till?

Om du däremot har utestående fakturor och tycker att det är frustrerande att kontakta var och en av dina kunder rekommenderar vi att du använder Oddcoll, en internationell inkassoplattform för att spara timmar av arbete med att hantera kommersiell inkasso. Om du lider av sena betalningar rekommenderar vi att du läser: Försenade betalningar och betalningspåminnelser via e-post.

 Slutsats

En följesedelfungerar som leveransbevis och är viktig för att hålla reda på vilka produkter eller tjänster som levererats. Dessutom kan användningen av följesedlar underlätta hanteringen av motsvarande betalningar och hjälpa till vid planeringen av framtida inköp. Kort sagt är följesedeln ett viktigt dokument i försäljningsprocessen som säkerställer transparens och effektivitet i hanteringen av leveranser och betalningar.