Försenade betalningar: 6 professionella och effektiva strategier för att begära

Om du är trött på att jaga dina kunder för försenade betalningar har du kommit till rätt ställe! I den här artikeln kommer vi att berätta om de bästa tipsen du kan implementera för att lösa det här problemet effektivt. Utan tvekan är det en av de mest frustrerande situationerna för alla företag, så vi säger till dig, gör dig redo att få dina pengar tillbaka!

Vad är en försenad betalning?

En försenad betalning är en betalning som inte görs inom den tidsram som fastställts i ett finansiellt eller avtalsmässigt avtal. I allmänhet anses en betalning vara försenad om den inte har mottagits inom 30 dagar efter den överenskomna förfallodagen.

Försenade betalningar kan orsaka ekonomiska problem för företag, eftersom de kan påverka deras kassaflöde och deras förmåga att uppfylla sina egna finansiella åtaganden.

Att jaga sena betalningar kan dessutom vara en stressig och tidskrävande process för företagare. Därför är det viktigt att ha effektiva strategier för att begära sena betalningar och upprätthålla goda kundrelationer för att undvika situationer som denna.

När och hur ska man be om det?

Först och främst vore det bäst om kunden kan betala efter att ha fått fakturorna (vi rekommenderar att du läser Faktura vs. fakturor), men det är inte alltid fallet. Det är dock viktigt för ditt företags kassaflöde att få betalt i tid, eftersom du på så sätt undviker försenade eller förfallna räkningar.

Du kan införa en betalningspåminnelse före förfallodagen, men undvik att göra det senare. Vi rekommenderar faktiskt att du skickar påminnelsen en vecka innan.

Vi vet att det är svårt att be om betalningar, men hemligheten är att alltid ha en professionell ton i alla dina påminnelsebrev eller e-postmeddelanden.

Vi rekommenderar att du är vänlig och artig, eftersom ett ohövligt formulerat meddelande kan skada din relation med kunden. Så här gör du:

Relaterad artikel: Vad är en faktura?

Hur frågar man? Följ de här stegen

Skicka en påminnelse 5 dagar före förfallodagen
Ämne: Påminnelse om betalning av faktura

Kära [kundens namn],

Jag hoppas att du mår bra av det här meddelandet. Jag skriver för att påminna dig om att fakturan [fakturanummer] med förfallodag [förfallodag] ännu inte har betalats.

Jag skulle uppskatta om du kunde göra betalningen så snart som möjligt, så att vi kan upprätthålla en god affärsrelation. Om du har några frågor eller problem med betalningen är du välkommen att kontakta mig så att vi kan lösa det tillsammans.

Jag ser fram emot att höra från dig.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn]

Varför är det här e-postmeddelandet effektivt?

Det är en mycket kort och respektfull påminnelse. Detta gör att kunden kan fatta snabba beslut utan att ta tid från personliga åtaganden.

Om du inte har fått något svar inom fem dagar kan du påminna dem igen
Ämne: Påminnelse om betalning av den andra fakturan

Kära [kundens namn],

Jag hoppas att du mår bra. Jag ville bara följa upp frågan om fakturan [fakturanummer], som fortfarande inte har betalats.

Jag är orolig för att vissa problem eller missförstånd har uppstått när det gäller betalningen, så vänligen kontakta mig så snart som möjligt för att diskutera och söka en lösning.

Jag ser fram emot att höra av mig till dig snart.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn]

Varför är detta e-postmeddelande effektivt?

På grund av den sena betalningen har du all rätt att skärpa tonen i din påminnelse. Inkludera nödvändiga detaljer som beloppet och fakturanumret. Påminn om hur många dagar det har gått sedan förfallodagen och vilket datum den var. Sluta nu aldrig att vara artig, eftersom du inte vet vilka komplikationer din kund kan ha.

Om det inte finns något svar inom 10 dagar efter det första e-postmeddelandet, påminn dem igen
Ämne: Påminnelse om betalning av sista fakturan

Kära [kundens namn],

Jag hoppas att du mår bra av det här mejlet. Jag är ledsen att jag måste fortsätta att tjata om fakturan [fakturanummer], men jag måste påminna dig om att den fortfarande är utestående.

Jag förstår att oväntade problem kan ha uppstått, men jag skulle vilja kommunicera med dig så snart som möjligt för att diskutera dem och hitta en lösning som fungerar för båda parter.

Låt mig veta om jag kan vara till ytterligare hjälp.

Med vänliga hälsningar,

[Ditt namn]

Varför är detta e-postmeddelande effektivt?

Vid den här tidpunkten bör din påminnelse ha en direkt ton. Efter så många dagar bör du kräva betalning med absolut tryck. Å andra sidan är det viktigt att vara kortfattad för att inte distrahera kunden, och be honom bekräfta om han har fått dina tidigare skickade påminnelser eller om han har förlagt fakturan.

Hur hanterar man sena betalningar?

Avräkna fakturorna omedelbart

Vi rekommenderar inte att du väntar tills fakturorna ska behandlas. Det bästa alternativet är att reglera fakturor vid mottagandet, eftersom det ger dig en bättre organisation och hantering av utgifter, samt att du kan tilldela medel till specifika mottagare för att påbörja processen omedelbart.

Om det å andra sidan är ett hinder för dig att reglera fakturor omedelbart bör du överväga att schemalägga betalningar. Och för att detta ska fungera ska du ta hänsyn till hur många dagar det tar innan betalningen debiteras från mottagarens konto för att säkerställa att betalningen tas emot.

Automatisera processen för leverantörsreskontra

Genom att automatisera dina processer för leverantörsreskontra kan du öka hastigheten, kvaliteten och noggrannheten. Genom att eliminera alla manuella processer undviker du förlorade fakturor, negativt kassaflöde och dubbla eller sena betalningar.

Därför rekommenderar vi att du investerar i en programvara för leverantörsreskontra som integreras med ditt redovisningssystem och helt eliminerar manuell datainmatning och eventuella fel. Samt ett internationellt inkassobolag som Oddcoll, där du kan spara mycket tid på att hantera utestående betalningar. Om du ser att din kund inte betalar skulden, garanterar Oddcoll att du får betalt. Tveka inte att kontakta dem.

Tips att tänka på

• Kommunicera med kunden: Det är viktigt att kommunicera med kunden så snart en försenad betalning upptäcks. Det kan finnas en giltig anledning till förseningen och ett enkelt samtal eller mejl kan räcka för att lösa problemet.
• Var artig och professionell: Även om det kan vara frustrerande att jaga sena betalningar är det viktigt att alltid ha en professionell och artig attityd. Att vara aggressiv eller oförskämd gör bara situationen värre.
• Upprätta ett skriftligt avtal: Det är alltid tillrådligt att fastställa villkoren för ett avtal skriftligen. Detta inkluderar betalningsvillkor och andra villkor som rör transaktionen. På så sätt har båda parter en tydlig förståelse för vad som förväntas.
• Begär ett betalningsvillkor: Om kunden inte kan betala omedelbart kan du överväga att begära en betalningstid. Detta kan bidra till att minska det ekonomiska trycket på kunden och ge honom eller henne tid att uppfylla sina skyldigheter.
• Ta initiativ till medling: Om det blir svårt kan du överväga att anlita en medlare. En medlare kan hjälpa er att nå en uppgörelse i godo utan att ta till rättsliga åtgärder.

Hota inte med rättsliga åtgärder direkt: Att hota med rättsliga åtgärder direkt kan sätta den andra parten på defensiven och göra det svårt att lösa problemet. Försök i stället att lösa problemet i godo och överväg vid behov rättsliga åtgärder som en sista utväg.

Slutsats

Sena betalningar kan vara en källa till stress och ekonomiska problem för alla företag. Det är dock viktigt att komma ihåg att det finns effektiva strategier för att begära sena betalningar och upprätthålla goda kundrelationer.

Att kommunicera med kunden, upprätta skriftliga avtal, begära betalningsvillkor och undersöka medlingsmöjligheter är några av de åtgärder som kan vidtas för att lösa problem med sena betalningar.

Dessutom är det viktigt att alltid ta itu med sena betalningar på ett professionellt och artigt sätt, undvika hot och ha en öppen inställning till problemlösning. Genom att följa dessa strategier kommer du att kunna återfå dina pengar och upprätthålla sunda relationer med dina kunder.