Elektroniska fakturor: Vad är det och hur fungerar det?

Redovisningsvärlden fortsätter att utvecklas och mycket dokumentation har automatiserats och digitaliserats, inklusive fakturor, som är ett viktigt verktyg vid köp eller försäljning, oavsett om det gäller produkter eller tjänster.

Lite i taget blir detta dokument populärt elektroniskt i olika länder och marknadssektorer, detta för att underlätta redovisningsprocesserna i ett företag och för att ge kunderna korrekt information om vad de konsulterar, kunna expandera i detalj vad som betalas och alla egenskaper hos det som köps som antal avbetalningar (om så valts), tid för transaktionen, kort sagt.

Utan tvekan kommer elektroniska fakturor att växa, det vill säga fler och fler företag kommer att införliva dem i sin redovisningsdynamik, så det är viktigt att bli bekant med dem. Oavsett om du har ett företag eller är egenföretagare, eller till och med om du är en vanlig kund, kommer det säkert att vara praktiskt att utöka din kunskap om detta dokument.

Vad är en elektronisk faktura?

Du kanske redan vet vad en faktura är, men hur är det med en elektronisk faktura?

Det första du bör veta är att en elektronisk faktura ärett bokföringsdokument som har exakt samma syfte som en fysisk faktura (på papper), dvs. den har samma rättsliga verkan, med skillnaden att den utfärdas i elektroniskt format (den kommer via internet antingen till din dator eller mobiltelefon, antingen via e-post eller whats app). Tänk på att fakturan tjänar till att motivera leveransen av en produkt eller tjänst, det är därför den är viktig och bör begäras vid varje köp.

En annan aspekt att ta hänsyn till är att fakturan i alla dess format är föremål för mottagarens samtycke, eftersom det är mottagaren som slutligen bestämmer hur den ska tas emot (om den ska begäras fysiskt eller elektroniskt).

När är elektronisk fakturering obligatorisk?

Kravet på elektronisk fakturering beror på bestämmelserna i varje land; i Spanien, till exempel, är det obligatoriskt för vissa typer av företag och verksamheter. Dessutom måste alla företag som fakturerar den offentliga förvaltningen göra det från och med den 1 januari 2021.

Som information (om du vid något tillfälle vill konsultera den) regleras dessa fakturor av kungligt dekret 1619/2012 av den 30 november, som kontrollerar faktureringsskyldigheterna, till exempel:

• Skyldigheten att utfärda en faktura, som nämnts, måste alltid ges till en köpare.
• De befintliga typerna av fakturor,
• Fakturans innehåll, som måste vara klart och tydligt.
• Krav på fakturan
• Tidsfrister och lagring (hur länge det varar, dvs. hur länge det är aktivt eller i kraft för att göra anspråk)
• En annan skyldighet är att ange om fakturan är en duplikat-, sammanfattnings- eller rättelsefaktura.

Typer av elektroniska fakturor

Det finns två huvudtyper av elektroniska fakturor, en i strukturerat format och den andra i ostrukturerat format. Båda elektroniska dokumenten kan överföras digitalt via Internet. Skillnaden är att den ena kan automatiseras (strukturerad) och den andra inte.

Kom ihåg att automatiseringen av fakturor handlar om att hantera dem genom hela processen, dvs. att hålla reda på dem från det att de utfärdas till dess att betalningarna stäms av. Detta sparar tid i företagens administrativa uppgifter och ger också större klarhet när det gäller att känna till inkasso, betalningar och vad som har förvärvats.

Har du några tvivel? Med följande förklaring kommer du säkert att få det mycket tydligare:

Fakturor i strukturerat format

Denna typ av fakturor kan genereras automatiskt av ett faktureringssystem och kan behandlas med all sin data på ett automatiserat sätt av betalnings- och redovisningssystem. Genom att få tillgång till dessa fakturor kan du ta del av olika uppgifter som är av intresse för både kunden och företaget, eftersom du kan utöka informationen genom att klicka på vissa avsnitt.

Fakturor i ostrukturerat format

Dessa är i grunden en bild, dvs. de måste bearbetas för att kunna matas in i datorsystemen, med hjälp av manuellt ingripande. Detta inkluderar skannade pappersfakturor och PDF-filer. I sig själva ger de inte tillgång till mer information än vad som anges där, men detta kan inte utökas, dvs. det är inte möjligt att gå längre eftersom det är som att titta på ett foto av en fysisk faktura.

Relaterad artikel: Skillnad mellan faktura och räkning.

Fördelar med en elektronisk faktura

Som du kan se kan systematisering vara en av fördelarna med att använda elektronisk fakturering, men det finns andra fördelar som är värda att känna till, bland dessa är de viktigaste:

• Ger större noggrannhet: det minskar mänskliga fel, eftersom de, som nämnts, kan automatiseras med hjälp avprogramvara, vilket förhindrar att en person manipulerar dem för att lagra informationen. Detta sparar också tid.
• Kortare behandlingscykler, t.ex. inkasso.
• Genom att använda elektronisk fakturering behöver du inte betala tryck- eller fraktkostnader, eftersom allt sker online.
• Optimera lagringsutrymmet, allt görs via datorn, så du kan spara på disk eller i molnet.
• Hjälper till att ge bättre kundservice, support och uppföljning.
• Eliminerar pappersförbrukning, är miljövänligt.
• Minimerar risken för bedrägerier.
• Förbättrad hantering av bl.a. IT-system.

Nackdelar

Även om fördelarna är uppenbara finns det andra aspekter som är nackdelar och som är värda att ta hänsyn till när man går över till elektronisk fakturering:

• Bristande vana: vissa personer är fortfarande inte vana vid denna typ av faktura, så de ber om en fysisk faktura och ger inte mycket värde till den elektroniska (så det skulle vara dubbelt arbete).
• Den måste blimer populär bland små och medelstora företag, som inte är vana vid att utfärda den här typen av fakturor.
• Många verifikationeravvisas fortfarande automatiskt pågrund av system- eller programfel när fakturorna skickas (även om detta gradvis förbättras).
• Kräver initiala investeringar: Det är nödvändigt att investera i teknik för att kunna använda det, eftersom det behövs en programvaru- eller teknikleverantör, men efter den investeringen kommer besparingarna.
• Den kan inte annulleras, det är bara möjligt genom att utfärda kreditnotor för fakturans totala belopp, därav vikten av en programvaru- eller teknikleverantör med vilken det är lättare att lösa dessa problem .

Vad händer om jag inte har en elektronisk faktura?

Du måste ta hänsyn till att företag (i större utsträckning) måste implementera skyldigheten att implementera den elektroniska fakturan för att uppfylla lagkraven (beroende på land), men i fallet med Spanien kan straffavgifter på upp till 10 000 euro utdömas om dessa fakturor inte implementeras. (Kontrollera i vilket fall som helst enligt lagarna på den plats där du är verksam).

Vem är inte skyldig att fakturera elektroniskt?

Trots ovanstående bör du komma ihåg att enskilda yrkesutövare eller frilansare inte är skyldiga att skicka sina fakturor elektroniskt, bara om de vill göra det, eller åtminstone kommer detta att vara fallet under 2023, så det är det perfekta tillfället att lära sig om detta nya sätt att skicka eller få tillgång till detta dokument.

Om jag har obetalda elektroniska fakturor från kunder, vad kan jag göra?

Om du har obetalda elektroniska fakturor från dina kunder finns det några alternativ som du kanske vill överväga:

-Påminn kunderna om utestående fakturor och be dem betala dem så snart som möjligt. Du kan skicka en påminnelse via e-post eller telefon.

-Erbjud en betalningsplan till kunder med obetalda fakturor. Detta kan vara ett bra alternativ om kunden har ekonomiska problem.

-Överväg att anlita en inkassobyrå eller advokat som kan hjälpa dig att driva in utestående fakturor. Om du har förfallna betalningar från fakturor är Oddcoll en internationell inkassobyrå som garanterar framgångsrik betalning. Kontakta oss nu! Vi rekommenderar att du läser Betalningspåminnelse via e-post och Hur man inkasserar obetalda fakturor.

-Om kunden inte betalar kan du överväga att vidta rättsliga åtgärder. Detta kan inkludera att lämna in en stämningsansökan mot dig.

Slutsats

Elektronisk fakturering är ytterligare ett steg mot digitaliseringen av dokument eftersom det underlättar köpspårningsprocessen, dessutom är det bekvämare för köparen att lagra och göra eventuella anspråk online, och för företaget är det bekvämare att delta i det.

Så oavsett om du är ett stort företag, ett litet företag eller en egenföretagare är det dags att lära dig lite om denna dokumentation eftersom det förr snarare än senare kommer att bli ett krav som ett köp- och säljverktyg i alla branscher.

Anlita en inkasso för företag