Kontoavstämningar: Vad är det, typer, steg & exempel

Kontoavstämningar utgör en grundpelare i ekonomistyrningen, eftersom de skyddar integriteten i en organisations finansiella register. I ett alltmer komplext affärssammanhang blir en grundlig förståelse av kontoavstämningar en ovärderlig resurs för att fatta beslut baserade på korrekt information och främja finansiell transparens.

I den här artikeln kommer vi att förklara allt för dig, från definition och typologi till de viktigaste stegen i processen. När du har läst den här artikeln kommer du inte bara att veta hur viktigt det är med kontoavstämningar, utan också vara bättre förberedd inför nästa avstämning.

Vad är kontoavstämning?

Kontoavstämning är en finansiell process som innebär att man jämför och justerar ett företags bokföring med den bokföring som tillhandahålls av externa källor, t.ex. banker eller leverantörer. Det primära syftet är att säkerställa att saldona är korrekta och att alla transaktioner i företagets bokföring registreras på ett korrekt sätt.

Denna process innebär en grundlig granskning av transaktioner som insättningar, uttag, betalningar och avgifter, och jämför dem med företagets interna register. Alla avvikelser eller skillnader som upptäcks blir föremål för en grundlig undersökning, följt av genomförandet av relevanta redovisningsjusteringar.

Varför är det så viktigt?

Det finns flera tvingande skäl som understryker relevansen av kontoavstämning, t.ex:

  • Säkerställer att bokföringen är korrekt och att den överensstämmer med de faktiska transaktionerna.
  • Det gör det lättare att identifiera bokföringsfel, försummelser och eventuella bedrägerier, vilket gör det möjligt att snabbt vidta korrigerande åtgärder och förebygga ekonomiska förluster.
  • Att följa redovisningsregler och finansiella regler och standarder är en rättslig skyldighet. Kontoavstämning är avgörande för att säkerställa att dessa krav uppfylls.
  • Underlättar effektiv kassaflödeshantering genom att säkerställa att alla intäkter och kostnader är korrekt bokförda.
  • Förenklar interna och externa revisioner genom att tillhandahålla robust dokumentation och stöd för finansiella transaktioner, vilket ökar transparensen och förtroendet för investerare och affärspartners.

Vilka är de tre typerna av avstämning?

Inom ekonomisk förvaltning finns det tre typer av avstämningar, dessa är

Bankavstämning

Bankavstämning är den process som säkerställer överensstämmelse mellan företagets finansiella poster och de som tillhandahålls av bankenheten. Den består av följande steg:

  • Saldojämförelse
  • Identifiering av skillnader
  • Inställningar:
  • Slutlig avstämning

Avstämning av kundfordringar

Avstämning av kundfordringar är när vi matchar företagets kundfordringar (de belopp som kunderna är skyldiga) med kundernas kundfordringsregister. Detta görs för att säkerställa att all försäljning har bokförts korrekt och att det inte finns några utestående kundfordringar. Stegen är följande:

  • Fakturakontroll
  • Identifiering av väntande konton:
  • Inställningar

Avstämning av leverantörsskulder

Avstämning av leverantörsskulder innebär att företagets saldon för leverantörsskulder (belopp som ska betalas till leverantörer) jämförs med bokföringen av leverantörsskulder. Denna process säkerställer att alla leverantörsfakturor registreras korrekt och att det inte finns några utestående betalningar. Följande steg ingår:

  • Kontroll av leverantörsfakturor
  • Identifiering av utestående betalningar
  • Inställningar

Avstämning av leverantörsskulder är avgörande för att upprätthålla starka leverantörsrelationer och säkerställa att betalningar genomförs i tid, vilket förhindrar kassaflödesproblem och potentiella förseningar i affärsverksamheten.

Vilka är de grundläggande stegen i kontoavstämning?

Processen för kontoavstämning är en viktig del av företagets ekonomistyrning. Nedan beskriver vi de steg som ingår:

Granskning av bokföringen

Processen inleds med en grundlig genomgång av företagets finansiella dokument, inklusive utvärdering av bokföring och transaktionsdokumentation för den aktuella perioden.

Insamling av extern information

För att utföra en effektiv avstämning är det viktigt att samla in relevant extern information, allt från kontoutdrag och kundkontoutdrag till kreditkorts- eller leverantörsuppgifter.

Jämförelse av ingående balanser

Jämför ingående balanser mellan interna och externa poster, fastställer grunden för avstämningen och kräver att balanserna ska matcha.

Identifiering av avvikelser

Eventuella avvikelser mellan balansräkningens saldon och bokföringen måste identifieras. Dessa avvikelser uppstår bland annat på grund av inmatningsfel, transaktioner som saknas eller nödvändiga justeringar.

Utredning av avvikelser

När avvikelser har upptäckts är det nödvändigt att utreda dem för att fastställa deras ursprung och på så sätt förhindra att de upprepas.

Justeringar av redovisningen

För att korrigera identifierade avvikelser måste relevanta redovisningsjusteringar göras, från att korrigera fel till att inkludera saknade transaktioner eller eliminera duplicerade transaktioner.

Granskning och godkännande

Vid vissa tillfällen måste avstämningen granskas och godkännas av den finansiella ledningen eller företagsledningen.

Dokumentation

Dokumentation är nödvändig för revision och historik.

Slutlig avstämning

När alla skillnader har åtgärdats och saldona i bokföringen stämmer överens med bokföringen är avstämningen avslutad.

Hur stämmer man av en balansräkning?

Avstämningen innebär att man säkerställer att saldona för alla konton i balansräkningen är korrekta och återspeglar företagets faktiska och aktuella finansiella situation. Nedan följer de allmänna stegen för att utföra denna avstämning:

Sammanställ den senaste balansräkningen, resultaträkningen och kassaflödesanalysen för den period som du vill stämma av.

Börja med omsättningstillgångar (t.ex. kassa, kundfordringar, varulager) och anläggningstillgångar (t.ex. materiella anläggningstillgångar, investeringar). Kontrollera att varje tillgång är korrekt värderad och kategoriserad. Kontrollera värdena mot styrkande dokumentation, t.ex. kontoutdrag, fakturor och tillgångsregister.

Gå vidare till balansräkningens skulder, som omfattar kortfristiga skulder (t.ex. leverantörsskulder, kortfristiga skulder) och långfristiga skulder (t.ex. långfristiga skulder, uppskjuten skatteskuld). Säkerställ att varje skuldpost är korrekt bokförd och klassificerad. Verifiera saldon genom att granska kontrakt, låneavtal och andra relevanta dokument.

Eget kapital representerar ägarintresset i företaget och beräknas som tillgångar minus skulder. Kontrollera att balansräkningens avsnitt om eget kapital korrekt återspeglar förändringar i ägandet, t.ex. ytterligare investeringar, utdelningar och balanserade vinstmedel.

Om du upptäcker avvikelser mellan balansräkningen och verifikationer eller andra finansiella rapporter ska du undersöka orsakerna.

Bekräfta att balansräkningen överensstämmer med god redovisningssed (GAAP) eller de redovisningsstandarder som gäller i din jurisdiktion.

Stäm av kassabehållning och bankkonton genom att jämföra balansräkningens belopp med faktiska kontoutdrag. Verifiera att utestående checkar, inlåning i transit och andra avstämningsposter är korrekt bokförda.

Granska eventualförpliktelser och poster utanför balansräkningen, såsom garantier, borgensförbindelser eller pågående rättstvister, och se till att de redovisas på lämpligt sätt i de finansiella rapporterna eller noterna till de finansiella rapporterna.

Dokumentera förlikningsprocessen, inklusive gjorda justeringar, styrkande handlingar och personer som varit inblandade i förlikningen.

Om du stöter på många problem, avvikelser eller inte har verktygen för att göra denna avstämning kan du alltid anlita en auktoriserad revisor.

Vilka är de fem stegen i avstämningen?

Denna process består av 5 grundläggande steg, nedan förklarar vi vart och ett av dem:

Inledande jämförelse

I det första steget görs en inledande jämförelse mellan två uppsättningar data eller finansiella poster. Detta innebär att interna register jämförs med externa dokument, t.ex. kontoutdrag eller leverantörsfakturor. Huvudsyftet är att identifiera eventuella avvikelser eller skillnader mellan datakällorna.

Utredning av avvikelser

När avvikelser har identifierats i det inledande jämförelsestadiet är det viktigt att grundligt undersöka de bakomliggande orsakerna. Detta innebär att man noggrant granskar finansiella poster och relaterade transaktioner för att förstå varför det finns en skillnad mellan datakällorna. Undersökningen är avgörande för att fastställa vilka åtgärder som ska vidtas för att korrigera avvikelserna.

Justeringar och korrigeringar

Baserat på utredningen av avvikelser görs justeringar och korrigeringar av de finansiella posterna. Justeringar omfattar en rad olika åtgärder, som att korrigera registreringsfel, inkludera tidigare missade transaktioner eller ta bort duplicerade transaktioner. Målet är att anpassa uppgifterna och se till att båda uppsättningarna av register matchar korrekt.

Avstämning och verifiering

När justeringarna och korrigeringarna har gjorts går vi vidare till en andra fas med avstämning och verifiering. I detta skede kontrolleras noggrant att alla justeringar har tillämpats korrekt och att saldona nu matchar mellan de två datakällorna.

Dokumentation och registrering

Det sista steget i avstämningsprocessen innebär fullständig dokumentation av hela förfarandet, detaljerad dokumentation av de avvikelser som identifierats, de justeringar som gjorts och de slutliga resultaten. Dokumentationen är viktig både för att uppfylla revisionskraven och för att upprätthålla en korrekt historik över organisationens finansiella aktiviteter.

Vad är exempel på kontoavstämning?

Avstämning av bank

Bankavstämning är ett klassiskt exempel på denna process. Det innebär att företagets bankkontosaldon jämförs med interna bokföringsuppgifter. Detta säkerställer att alla transaktioner, såsom insättningar, uttag och checkar, är korrekt registrerade. Eventuella avvikelser, som t.ex. utställda checkar eller ej bokförda bankavgifter, identifieras och åtgärdas.

Avstämning av kundfordringar

Vid hantering av kundfordringar utförs avstämning av kundkonton. Detta innebär att företagets kundfordringsbalanser jämförs med kundernas kundfordringsregister. Man kontrollerar att alla utställda fakturor är registrerade och att betalningarna överensstämmer med motsvarande konton.

Avstämning av leverantörsskulder

Avstämning av leverantörsskulder fokuserar på finansiella åtaganden gentemot leverantörer. Företagets saldon för leverantörsskulder jämförs med leverantörsskulder. Säkerställer att alla leverantörsfakturor registreras och att betalningarna matchar lämpliga konton. Avvaktande konton hanteras och betalningar samordnas.

Avstämning av kreditkort

Företagets kreditkortsregister jämförs med utfärdade fakturor och kvitton för att säkerställa att alla avgifter och betalningar har registrerats korrekt och matchar faktiska transaktioner.

Vanliga utmaningar

Precis som med alla andra processer är det omöjligt att inte stöta på utmaningar. Här är några av dem, så att du är bättre förberedd:

Felaktig registrering

Felaktig datainmatning eller mänskliga misstag vid registrering av transaktioner leder till avvikelser mellan interna register och externa källor.

Transaktionsvolym

I företag med en hög transaktionsvolym är avstämningen ofta komplex och tidskrävande.

Brist på dokumentation

Avsaknad av adekvat dokumentation, t.ex. fakturor eller kvitton, gör det svårt att stämma av och lösa avvikelser.

Systemförändringar

Uppdateringar eller ändringar av redovisningssystem skapar ofta avstämningsutmaningar genom att påverka datakompatibiliteten.

Bristande samordning

I stora organisationer kan bristande samordning mellan avdelningar leda till avvikelser i avstämningar mellan avdelningar.

Begränsad tid och begränsade resurser

Otillräcklig tilldelning av tid eller resurser till avstämningar gör det svårt att genomföra dem på ett adekvat sätt och i rätt tid.

Komplexa regelverk

Att följa föränderliga finansiella regler och skatteregler ökar komplexiteten i avstämningarna.

Brist på utbildning

Bristande utbildning av personalen i avstämningsprocesser kan leda till fel och förseningar när det gäller att identifiera och åtgärda avvikelser.

Vanliga misstag

Precis som det är omöjligt att inte möta en utmaning, är det omöjligt att inte göra misstag. De vanligaste är vanligtvis

  • Att inte utföra avstämningar regelbundet, vilket gör det svårt att identifiera problem tidigt.
  • Bristande kommunikation mellan team eller avdelningar som hanterar olika aspekter av avstämningar.
  • Underlåtenhet att korrigera fel som identifierats under avstämningsprocessen.
  • Underlåtenhet att följa fastställda förfaranden och policyer för avstämningar.
  • Förlitar sig i alltför hög grad på manuella processer.
  • Underlåtenhet att upprätthålla ett historiskt register över tidigare avstämningar.

Oddcoll

På Oddcoll erbjuder vi inkassolösningar som hjälper företag att hantera osäkra fordringar som påverkar deras kassaflöde och minska antalet avvikelser mellan antalet gäldenärer och internationell inkasso.

Genom att integrera våra inkassotjänster för osäkra fordringar kan du lösa avvikelser relaterade till kunder som inte har uppfyllt sina ekonomiska skyldigheter. På så sätt förbättrar du kassaflödet och stärker företagets finansiella hälsa genom att optimera återvinningen av osäkra fordringar. Läs mer genom att läsa artikeln: Vad är inkasso för Oddcoll

Vi har ett etiskt, humant och empatiskt förhållningssätt till personer som inte betalar sina skulder, utan att göra avkall på effektivitet eller ändamålsenlighet i inkasseringen. På vår webbplats hittar du dessutom en enkel steg-för-steg-guide om hur du anlitar våra tjänster. Glöm den tråkiga inkassoprocessen, kontakta oss och börja inkassera.

Slutsats

Sammanfattningsvis är kontoavstämningar en grundpelare i företags ekonomiska förvaltning. Med ett rigoröst tillvägagångssätt i varje steg och identifiering och korrigering av avvikelser kommer du som organisation att kunna upprätthålla korrekta register, fatta välgrundade beslut och säkerställa finansiell transparens. Genom att förstå vanliga utmaningar, undvika vanliga misstag och utnyttja lösningar som de som Oddcoll erbjuder kan du stärka din finansiella ställning och blomstra i en ständigt föränderlig miljö.

4 minuters läsning.

Vilka regler gäller.
Den internationella inkassoprocessen.
Hur man uppnår effektiv inkasso.

Oddcoll är en plattform med inkassobolag över hela världen som gör det möjligt för internationellt orienterade företag att enkelt driva in sina förfallna fakturor.

Gäller för alla våra partners

– Juridiskt tillstånd att driva in fordringar i deras länder
– Inkassospecialister för B2B
– Kommunicerar på engelska
– Experter på den nationella lagstiftningen för indrivning av fordringar

RELATED ARTICLE  Pretty Kontantavstämning: Vad det är, hur man gör det & formulär 2024
WordPress Image Lightbox Plugin