Účet vs. faktúra: Hlavné rozdiely, ktoré by ste mali poznať

Čo je to faktúra?

Je to dokument, ktorý obsahuje podrobné informácie o zakúpených produktoch alebo službách. a celkovú sumu, ktorá sa za ne má zaplatiť. Všeobecne povedané, faktúra je dokument, ktorý sa používa na zaznamenanie a vyžiadanie úhrady neuhradeného dlhu.

Faktúra je digitálny dokument, v ktorom je uvedený opis služby alebo výrobku, ako aj dátum ukončenia platnosti. Ak sa vyskytnú nejaké nepríjemnosti, faktúra slúži ako právny dokument na podporu akéhokoľvek druhu nároku. Používa sa aj na zahrnutie platobných alebo prepravných pokynov, ktoré možno overiť prostredníctvom spoľahlivého systému elektronického podpisu.

Faktúra musí obsahovať tieto údaje:

• Identifikačné údaje: V tejto časti by ste mali pridať informácie o spoločnosti a informácie o zákazníkovi, ako je meno a adresa, môžete však požiadať aj o telefónne číslo a e-mail.

• Množstvá: Na konci zoznamu sa všetky ceny sčítajú a výsledkom je celková suma.

• Opis tovaru alebo služieb: Vysvetlenie všetkých ponúkaných tovarov a služieb. Mali by byť jasne opísané, aby sa predišlo prípadným nedorozumeniam.

Čo je to účet?

Účet je známy ako formálny záznam, v ktorom sú uvedené informácie o nákupe ako sú položky, štátna, vládna alebo miestna daň a ceny sú uvedené. Všetky spoločnosti vykonávajúce transakcie môžu používať účet na zaznamenanie informácií o nákupe a zákazníkovi.

Na druhej strane sa zasiela po skončení transakcie, aby bolo možné komunikovať a vyjadriť celkové ceny.

Účet musí obsahovať tieto údaje:

• Kontakt: Zákaznícke a obchodné informácie. V rámci tejto časti nie je stanovený žiadny limit, čo znamená, že v prípade potreby je možné ju rozšíriť.

• Nová faktúra: slúži ako odkaz na odlíšenie od nasledujúcich faktúr.

• Dátum: Dátum transakcie.

• Celkom: Celkový súčet služieb a tovaru.

Účet vs. faktúra Rozdiely medzi faktúrou a účtom?

Účet a faktúra sú pojmy, ktoré sa vzťahujú na dokumenty používané v obchodných a finančných transakciách. Hoci sa často používajú ako zameniteľné, existujú medzi nimi určité jemné rozdiely:

Rôzne výrazy pre jeden dokument

Účet a faktúra sú odkazy na ten istý dokument, ale používajú sa naň rôzne pojmy v závislosti od toho, na ktorej strane obchodnej transakcie sa nachádzate.

Faktúra je dokument, ktorý obsahuje informácie o tom, koľko peňazí je zákazník povinný zaplatiť. Považuje sa za faktúru od spoločnosti, ktorá zákazníkovi ponúkla tovar a služby. Zákazník, ktorý túto faktúru dostane, ju teraz berie do úvahy ako účet, ktorý má zaplatiť.

Pozrite sa na tento príklad, ako sa tieto pojmy uplatňujú v účtovníctve:

1. Súkromná jazyková škola zašle študentovi faktúru za kurz, ktorý chce absolvovať. Študent dostane túto faktúru ako účet a zaplatí príslušnú sumu. Škola potom pošle študentovi potvrdenie o zaplatení faktúry. Samotná faktúra je dokument, ktorý uvádza dlžnú sumu za tovar alebo službu, ktorá už bola dodaná.
2. Ak napríklad pôjdete do reštaurácie a objednáte si jedlo, reštaurácia vám na konci jedla vystaví účet, na ktorom budú uvedené ceny jedla, nápojov, ktoré ste skonzumovali, a celková suma platby.

Rôzne dokumenty, rôzne štáty

Faktúra je formálny doklad, ktorý sa vystavuje pred alebo po dodaní tovaru alebo služieb. Používa sa na vyžiadanie platby a poskytnutie konkrétnych údajov o dodaných výrobkoch. Musia sa uviesť tieto údaje:

1. Slovo “faktúra
2. Jedinečné číslo faktúry
3. Dátum vydania
4. Dátum splatnosti faktúry
5. Vaša adresa a kontaktné údaje (musia obsahovať cenu a krátky popis)
6. Kontaktné údaje zákazníka
7. Podrobnosti o poskytnutom tovare alebo službách
8. Platobné podmienky
9. Príslušná celková suma

Je však možné, že budú zahrnuté aj informácie o DPH (dani z pridanej hodnoty), ako aj o odpočtoch špecifických pre dané odvetvie, ako je CIS (Construction Inductry Scheme).

Účty však často obsahujú menej informácií, pretože obsahujú len obmedzené údaje o platbách a daniach. V skutočnosti je možné vynechať informácie o zákazníkovi.

Keď dostanete faktúru z reštaurácie, neznamená to, že ide o oficiálny dokument. Keďže jeho údaje môžu byť obmedzené na počet stolov, nápoje a jedlá, DPH a celkovú sumu. Inými slovami, v tomto prípade sa neuplatňuje formálna stránka faktúry.

Prečo je účet menej formálny ako faktúra? Účty sa totiž zvyčajne používajú na jednorazové transakcie, čo znamená, že kupujúci zaplatí po zadaní objednávky a prijatí tovaru a služieb.

Kedy sa používa účet?

Účet sa používa na potvrdenie prijatia platby a funguje ako dôkaz transakcie. Používajú sa na presnú evidenciu transakcií a na účtovné a daňové účely. Vo všeobecnosti ho vystavuje dodávateľ tovaru alebo služieb a je adresovaný zákazníkovi, ktorý vykonal platbu.

Kedy sa používa faktúra?

Faktúra sa používa na stanovenie platobných podmienok a podrobností transakcie pred dodaním výrobku. Na stránke . sa používa na stanovenie nesplateného dlhu a tiež na účtovné a daňové účely. Okrem toho ho vystavuje dodávateľ tovaru alebo služieb a je adresovaný zákazníkovi. Na záver sa stanovia platobné podmienky a podrobnosti transakcie pred uskutočnením dodávky.

Ktorý z nich je lepšie používať?

To závisí od typu transakcie, ktorú chcete realizovať, pretože, ako bolo uvedené vyššie, účet sa používa vtedy, keď nie je potrebný neformálny záznam. Na druhej strane, faktúra si vyžaduje konkrétne a oveľa podrobnejšie informácie.

Nech už je váš prípad akýkoľvek, preštudujte si, aký typ registrácie vyhovuje vašim potrebám. Pripomíname vám, že ak vaši zákazníci majú
oneskorené platby
(prečítajte si článok
e-mailová upomienka o platbe
) a vy ich už niekoľko mesiacov naháňate, aby zaplatili,
Oddcoll
je
medzinárodná agentúra na vymáhanie pohľadávok
ktorá vám zabezpečí výplatu a urobí to za vás. Je to veľmi jednoduché, funguje to v troch jednoduchých krokoch. Pôsobia aj na medzinárodnej úrovni v mnohých krajinách:
vymáhanie pohľadávok v Nemecku
,
vymáhanie pohľadávok v Malajzii
,
vymáhanie pohľadávok na Filipínach
atď…

Stačí postupovať podľa týchto krokov a za pár minút vám odpadne veľa práce. Nerozmýšľajte dvakrát, zautomatizujte si splácanie dlhov a ušetrite si hodiny práce!

Odporúčate softvér na automatizáciu fakturácie?

Odpoveď je áno, pretože umožňuje automatizovať prácu a ušetriť čas a námahu v procese fakturácie. Fakturačný softvér vám pomôže rýchlo a efektívne vytvárať a odosielať faktúry, čo vám pomôže zvýšiť efektivitu a produktivitu vášho podnikania.

Okrem toho vám softvér môže pomôcť udržať sledovať vaše faktúry a neuhradené platby, čo je ideálne na presnejšiu kontrolu toku hotovosti a predchádzanie problémom s vymáhaním pohľadávok. Môže vám tiež pomôcť vytvárať dôležité správy a štatistiky o vašich financiách, ktoré vám pomôžu prijímať informovanejšie rozhodnutia o vašom podnikaní.

Avšak, je veľmi dôležité, aby ste si vybrali spoľahlivé a bezpečný softvér na fakturáciu, ktorý vyhovuje vaše špecifické obchodné potreby. Pri výbere softvéru na fakturáciu si prezrite jeho funkcie a vlastnosti, aby ste sa uistili, že spĺňa vaše požiadavky. Dôležité je tiež zvážiť cenu softvéru a uistiť sa, že sa zmestí do vášho rozpočtu.

V skutočnosti existujú nástroje, ktoré vám umožňujú:

• Prispôsobte si a vytvárajte profesionálne faktúry.
• Odosielanie faktúr z mobilného telefónu.
• Odosielanie pripomienok zákazníkom.
• Integrujte účtovný softvér a spravujte svoje financie.

Ste pripravení automatizovať svoju prácu?

Záver

Pochopenie rozdielov medzi faktúrou a účtom vám pomôže vyhnúť sa nejasnostiam a problémom pri vymáhaní pohľadávok. Zatiaľ čo faktúra sa vystavuje pred dodaním tovaru alebo služby a obsahuje podrobnosti o platobných podmienkach, faktúra sa vystavuje po prijatí platby a len potvrdzuje, že bola prijatá.

Na druhej strane, aby ste sa vyhli problémom s vymáhaním pohľadávok, je veľmi dôležité, aby ste stanovili jasné platobné podmienky a jasne ich oznámili svojim zákazníkom. Okrem toho je tiež veľmi dôležité, aby ste viedli presné záznamy o všetkých transakciách a mali zavedený systém sledovania platieb. Dodržiavaním týchto tipov sa môžete vyhnúť nejasnostiam a problémom s vymáhaním pohľadávok a zabezpečiť zdravý tok hotovosti vo vašej firme.