Электронные счета-фактуры: Что такое и как это работает

Мир бухгалтерского учета продолжает развиваться, и большая часть документации была автоматизирована и оцифрована, включая счета-фактуры, которые являются ключевым инструментом при покупке или продаже, будь то товары или услуги.

Мало-помалу этот документ становится популярным в электронном виде в разных странах и секторах рынка, это делается для того, чтобы облегчить бухгалтерские процессы в компании и предоставить клиентам точную информацию о том, что они консультируют, имея возможность подробно раскрыть, что оплачивается и все характеристики того, что покупается, как количество рассрочек (если таковые выбраны), время сделки, короче говоря.

Несомненно, электронные счета-фактуры будут расти, то есть все больше и больше компаний будут включать их в свою учетную динамику, поэтому важно ознакомиться с ними. Независимо от того, есть ли у вас компания или вы индивидуальный предприниматель, или даже если вы являетесь постоянным клиентом, расширение ваших знаний об этом документе обязательно пригодится.

Что такое электронный счет-фактура?

Возможно, вы уже знаете что такое счет-фактура но что такое электронный счет-фактура?

Первое, что вы должны знать, это то, что электронный счёт-фактура это бухгалтерский документ, который служит точно такой же цели, как и физический счет-фактура (на бумаге), то есть имеет те же юридические последствия, с той разницей, что он выставляется в электронном формате (он поступает через интернет либо на ваш компьютер или мобильный телефон, либо по электронной почте, либо через приложение Whats App). Помните, что счет-фактура служит для обоснования поставки товара или услуги, поэтому он важен и должен запрашиваться при каждой покупке.

Следует также учитывать, что счет-фактура в любом ее формате подлежит согласованию с получателем, поскольку именно получатель в конечном итоге решает, как его получать (запрашивать ли его в физическом или электронном виде).

Когда электронное выставление счетов-фактур является обязательным?

Требование об электронном выставлении счетов зависит от нормативных актов каждой страны; в Испании, например, оно является обязательным для некоторых типов компаний и операций. Кроме того, с 1 января 2021 года все компании, выставляющие счета государственным органам, должны это делать.

В качестве информации (на случай, если в какой-то момент вы захотите с ней ознакомиться), эти счета-фактуры регулируются Королевским указом 1619/2012 от 30 ноября, который контролирует обязательства по выставлению счетов-фактур, такие как:

• Обязательство по выставлению счета-фактуры, как уже упоминалось, всегда должно быть возложено на покупателя.
• Существующие виды счетов-фактур,
• Содержание счета-фактуры, которое должно быть четким и ясным.
• Требования к счету-фактуре
• Сроки и хранение (как долго он действует, т.е. как долго он активен или действует, чтобы предъявить требование)
• Еще одно обязательство – указать, является ли счет-фактура дубликатом, рекапитуляционным или корректировочным счетом-фактурой.

Виды электронных счетов-фактур

Существует два основных типа электронных счетов-фактур: один в структурированном формате, а другой – в неструктурированном. Оба электронных документа могут быть переданы в цифровом виде через Интернет. Разница в том, что один из них может быть автоматизирован (структурирован), а другой – нет.

Помните, что автоматизация счетов-фактур связана с управлением ими на протяжении всего процесса, то есть с отслеживанием их с момента выставления до сверки платежей. Это экономит время на административные задачи компаний, а также обеспечивает большую ясность, когда нужно знать о сборах, платежах и о том, что было приобретено.

У вас есть сомнения? С помощью следующего объяснения вам все станет намного понятнее:

• Счета-фактуры в структурированном формате: Этот тип счетов-фактур может генерироваться автоматически системой выставления счетов-фактур и обрабатываться со всеми данными в автоматизированном режиме платежными и бухгалтерскими системами. Обращаясь к таким счетам, вы можете узнать различные данные, представляющие интерес как для клиента, так и для компании, поскольку вы можете расширить информацию, нажимая на определенные разделы.
• Счета-фактуры в неструктурированном формате: По сути, они представляют собой изображение, т.е. для ввода в компьютерные системы их необходимо обработать вручную. Сюда относятся отсканированные бумажные счета-фактуры и файлы PDF. Сами по себе они не позволяют получить доступ к большей информации, чем та, что там указана, но это нельзя расширить, т.е. нельзя пойти дальше, потому что это все равно что смотреть на фотографию физического счета-фактуры.

Связанная статья: Разница между инвойсом и счетом.

Преимущества электронного счета-фактуры

Как видите, систематизация может быть одним из преимуществ использования электронного выставления счетов-фактур, однако есть и другие преимущества, о которых стоит знать, среди них наиболее важными являются:

• Обеспечивает большую точность: снижает человеческий фактор, поскольку, как уже упоминалось, они могут быть автоматизированы с помощью программного обеспечениячто не позволяет человеку манипулировать ими для хранения информации. Это также экономит время.
• Сокращение циклов обработкинапример, инкассация.
• При использовании электронного выставления счетов вам не нужно оплачивать печать или доставка расходытак как все делается в режиме онлайн.
• Оптимизация пространства для хранения, все делается с помощью компьютера, поэтому вы можете сохранять данные на диске или в облаке.
• Помогает обеспечить лучшее обслуживание клиентов, поддержку и последующие действия.
• Исключает потребление бумагиявляется экологически чистым.
• Минимизирует риск мошенничества.
• Улучшенное управление ИТ-системами, среди прочего.

Недостатки

Однако, несмотря на видимые преимущества, есть и другие аспекты, которые являются недостатками и которые стоит учитывать при переходе на электронное выставление счетов-фактур:

• Отсутствие привычки: некоторые люди все еще не привыкли к такому типу счетов-фактур, поэтому они просят физический счет-фактуру и не придают большого значения электронному (так что это будет двойная работа).
• Это необходимо сделать более популярным среди малых и средних компаний (МСП), которые не привыкли выставлять счета-фактуры такого типа.
• До сих пор существует автоматический отклонение многих ваучеров из-за системных или программных сбоев при отправке счетов-фактур (хотя ситуация постепенно улучшается).
• Требует первоначальных инвестиций: Для использования технологии необходимо инвестировать в нее, поскольку требуется поставщик программного обеспечения или технологии, однако после этих инвестиций наступает экономия денег.
• Ее нельзя аннулировать, это возможно только путем выдачи кредитных нот на общую сумму счета, отсюда важность поставщика программного обеспечения или технологий, с которым легче решить эти проблемы.

Что произойдет, если у меня нет электронного счета-фактуры?

Вы должны принять во внимание, что компании (в большей степени) должны все чаще выполнять обязательство по внедрению электронного счета-фактуры, чтобы соответствовать требованиям законодательства (в зависимости от страны), однако в случае Испании, если эти счета-фактуры не внедрены, могут быть наложены штрафы в размере до 10 000 евро. (В любом случае, проверьте в соответствии с законами того места, где вы работаете).

Кто не обязан выставлять счета-фактуры в электронном виде?

Несмотря на вышесказанное, имейте в виду, что отдельные специалисты или фрилансеры не обязаны представлять свои счета-фактуры в электронном виде, только если они этого хотят, или, по крайней мере, так будет в течение 2023 года, поэтому сейчас самое время узнать об этом новом способе представления или доступа к этому документу.

Если у меня есть неоплаченные электронные счета-фактуры от клиентов, что я могу сделать?

Если у вас есть неоплаченные электронные счета-фактуры от ваших клиентов, есть несколько вариантов, которые вы можете рассмотреть:

-Напомните клиентам о неоплаченных счетах и попросите их оплатить их как можно скорее. Вы можете отправить им напоминание по электронной почте или по телефону.

-Предложите клиентам с неоплаченными счетами план оплаты. Это может быть хорошим вариантом, если клиент испытывает финансовые трудности.

-Рассмотрите возможность найма коллекторского агентства или адвоката, чтобы помочь вам вернуть неоплаченные счета. Если у вас есть просроченные платежи по счетам, Oddcoll является международное коллекторское агентство, которое гарантирует успешную оплату. Свяжитесь сейчас! Мы рекомендуем прочитать Письмо с напоминанием об оплате и Как собрать неоплаченные счета.

Вам может быть интересно: взыскание долгов в польше

-Если клиент не платит, вы можете рассмотреть возможность принятия юридических мер. Это может включать подачу судебного иска против вас.

Заключение

Электронное выставление счетов – это еще один шаг к оцифровке документов, поскольку оно облегчает процесс отслеживания покупки, кроме того, покупателю удобнее хранить и предъявлять любые претензии в режиме онлайн, а компании удобнее их обслуживать.

Таким образом, будь вы крупной компанией, небольшой фирмой или индивидуальным предпринимателем, пришло время узнать немного об этой документации, потому что рано или поздно она станет обязательным инструментом купли-продажи в любой отрасли.